Как создать общий календарь в Outlook

Чтобы создать общий календарь в Outlook, вы создаете новый пустой календарь, затем делитесь им с выбранными вами людьми и устанавливаете их уровень разрешений. В новом Outlook для Windows и на сайте Outlook.com это можно сделать на вкладке Главная в Календаре, используя команду Добавить календарь для создания календаря и Поделиться календарем для отправки доступа. В этом руководстве рассматриваются все варианты: создание нового календаря, предоставление общего доступа к существующему, открытие общего календаря, который вам прислали, и использование автоматического группового календаря, который поставляется с каждой группой Microsoft 365.

Конкретные кнопки немного отличаются в новом Outlook для Windows, классическом Outlook и веб-приложении Outlook.com, поэтому в каждом разделе ниже указаны метки для версии, в которой вы находитесь.

Шаг 1. Создайте новый пустой календарь в Outlook

«Общий календарь» обычно начинается с отдельного календаря, который вы создаете для команды, проекта или семьи и храните отдельно от вашего личного. Вот как его создать в каждой версии.

Новый Outlook для Windows/Outlook.com (в Интернете):

1. Откройте Календарь на левой панели навигации.
2. На вкладке Главная под сеткой календаря выберите Добавить календарь.
3. Выберите Создать пустой календарь.
4. Введите имя нового календаря. В разделе Добавить в выберите, к какой учетной записи или категории принадлежит календарь.
5. Выберите Сохранить.

Классический Outlook для Windows:

1. В Календаре выберите вкладку Папка.
2. В группе Новый выберите Новый календарь.
3. В поле Имя введите имя календаря.
4. В списке Выберите место размещения папки выберите Календарь, затем нажмите ОК.
5. Новый календарь появится в области навигации. Установите флажок, чтобы просмотреть его.

Календарь теперь существует, но доступен только вам. Поделиться этим — следующий шаг.

Как поделиться календарем в Outlook

Как только календарь существует (или если вы просто хотите поделиться своим календарем по умолчанию), вы приглашаете людей и выбираете, что они могут видеть или делать.

Новый Outlook для Windows / Outlook.com:

1. В разделе Календарь на вкладке Главная выберите Поделиться календарем.
2. Если у вас несколько календарей, выберите, к какому календарю хотите предоставить общий доступ.
3. В поле Введите адрес электронной почты или имя контакта введите человека, которому вы хотите поделиться. Выберите его имя, когда оно появится, или нажмите Ввод.
4. Выберите раскрывающийся список рядом с их именем и выберите уровень разрешений.
5. Выберите Поделиться.

Уровни разрешений, которые вы можете предоставить:

• Могу видеть, когда я занят — показывает только блоки «свободно/занято», без подробностей о событиях.
• Можно просматривать названия и места — показывает, когда вы заняты, а также названия событий и места.
• Можно просмотреть все детали — показывает полную информацию о событии.
• Может редактировать — позволяет пользователю добавлять, изменять и удалять события.
• Делегировать – может редактировать приглашения на собрания, а также отправлять их или отвечать на них от вашего имени.

На Outlook.com список короче: основными параметрами являются Может просматривать все сведения и Может редактировать. Элементы, которые вы помечаете как личные, всегда скрывают свои названия и расположение независимо от уровня разрешений. Более подробную информацию о том, кто и что может делать, см. в нашем руководстве по разрешениям календаря Outlook, а если вам нужно отправить только одноразовое собрание, см. как отправить приглашение в календарь в Outlook.

Или полностью пропустите ручную настройку, если вам просто нужно переместить событие в общий календарь: выделите текст события в любом месте браузера, щелкните правой кнопкой мыши, и расширение Text to Outlook Calendar создаст событие для вас — даты, время и места заполнятся автоматически.

Как добавить общий календарь, который вам прислали

Если коллега поделился с вами своим календарем, вам нужно добавить его в свой Outlook, чтобы увидеть его. Есть два пути, в зависимости от того, как поступила доля.

Примите приглашение к совместному использованию, отправленное по электронной почте:

1. Откройте электронное письмо с приглашением к совместному использованию в Outlook.
2. Выберите Принять (или Добавить этот календарь) в сообщении.
3. Общий календарь появится в разделе Другие календари (или Народные календари) вашего списка календарей. Установите флажок, чтобы отобразить его.

Добавьте общий календарь вручную (внутри вашей организации):

1. В разделе Календарь на вкладке Главная выберите Добавить календарь.
2. Выберите Добавить из каталога.
3. Выберите учетную запись для поиска, затем введите имя или адрес электронной почты человека.
4. Выберите человека, затем выберите Добавить.

Календарь отображается рядом с вашим собственным, и то, сколько вы можете видеть, зависит от уровня разрешений, предоставленных владельцем. Если добавленный вами календарь перестает обновляться, в нашем руководстве Календарь Outlook не синхронизируется описаны распространенные исправления.

Групповые календари в Microsoft 365

Если ваша команда уже использует группу Microsoft 365 (те же группы, которые используются в Teams и общих почтовых ящиках), вам не нужно создавать общий календарь с нуля. В каждой группе Microsoft 365 автоматически создается общий календарь, и каждый участник может планировать и редактировать в нем события.

Чтобы использовать групповой календарь:

1. В Календаре найдите в панели навигации раздел Группы.
2. Разверните Группы и выберите группу, календарь которой вы хотите открыть.
3. Откроется календарь группы. Чтобы добавить мероприятие, выберите Новое мероприятие (или Новая встреча).

Когда вы создаете событие в групповом календаре, оно организуется группой, вы добавляетесь в качестве участника, а копия попадает в ваш личный календарь. Любой участник группы может создавать, редактировать или удалять мероприятия без каких-либо дополнительных разрешений, кроме членства в группе. Это делает групповые календари самым простым вариантом для отделов, которые уже работают в Microsoft 365, поскольку вручную делиться нечем.

Компромисс: групповые календари привязаны к членству в группе, поэтому они менее гибки, чем автономный общий календарь, когда вы хотите предоставить одному внешнему человеку доступ только для просмотра. Для этого лучше подходит подход «создавай и делись», описанный в первых двух разделах.

Какой метод следует использовать?

• Создайте пустой календарь и поделитесь им, если вам нужен специальный календарь (проект, дежурство, семейное расписание) и жесткий контроль над тем, кто что видит.
• Поделитесь своим существующим календарем, когда коллегам просто нужно просмотреть ваше расписание.
• Используйте групповой календарь Microsoft 365, если в команде уже есть группа и всем нужен равный доступ к редактированию.

Какой бы путь вы ни выбрали, добавление отдельных событий — это та часть, которую вы будете повторять чаще всего. Вместо того, чтобы перепечатывать дату и время вручную, вы можете создать событие календаря из электронного письма в Outlook напрямую или использовать расширение Text to Outlook Calendar, чтобы превратить любой выделенный текст — электронное письмо, веб-страницу, сообщение — в событие в вашем общем или групповом календаре одним щелчком правой кнопкой мыши. Даты, время, места и описания анализируются автоматически, поэтому только что созданный общий календарь остается актуальным без ввода данных вручную.

Часто задаваемые вопросы

В чем разница между общим календарем и групповым календарем в Outlook?

Общий календарь — это календарь, который вы создаете, а затем предоставляете доступ определенным людям с уровнем разрешений, который вы контролируете (от только просмотра до полного редактирования). Групповой календарь Microsoft 365 создается автоматически для каждой группы, и каждый участник группы получает равный доступ к редактированию без необходимости совместного использования вручную. Используйте общий календарь для детального контроля и групповой календарь, когда всей команде нужен одинаковый доступ.

Могу ли я поделиться календарем Outlook с кем-то, кто использует Gmail?

Вы можете отправить приглашение на общий доступ, но в Outlook.com пользователи, не являющиеся пользователями Microsoft, например получатели Gmail, могут принять его только с помощью учетной записи Outlook.com или Microsoft 365. Для общего доступа к любому электронному письму только для просмотра опубликуйте календарь и вместо этого отправьте получателю ссылку ICS или HTML. Чтобы синхронизировать два календаря, ознакомьтесь с нашим руководством по синхронизации Outlook с Календарем Google.

Как предоставить кому-либо доступ к редактированию моего календаря Outlook?

Откройте Календарь, выберите «Поделиться календарем» на вкладке «Главная», введите адрес электронной почты человека, затем выберите «Может редактировать» (или «Делегировать», если ему также необходимо управлять приглашениями на собрания) в раскрывающемся списке разрешений и выберите «Поделиться». Доступ на редактирование позволяет им добавлять, изменять и удалять события в этом календаре.

Почему я не вижу общий календарь, который мне прислали?

Сначала убедитесь, что вы приняли приглашение к совместному использованию; затем календарь появится в разделе «Другие календари» или «Люди»; для его отображения необходимо установить флажок. Если вы приняли его, но он пуст или устарел, возможно, владелец предоставил только разрешение на занятость или календарь может нуждаться в обновлении синхронизации. Перезапустите Outlook или удалите и снова добавьте календарь, чтобы принудительно выполнить обновление.

Могу ли я создать общий календарь в бесплатном веб-приложении Outlook.com?

Да. В Outlook.com откройте «Календарь», используйте «Добавить календарь», чтобы создать пустой календарь, затем выберите «Поделиться календарем», чтобы пригласить людей. Веб-приложение предлагает «Может просматривать все детали» и «Может редактировать» в качестве основных параметров разрешений, чего достаточно для большинства личных и небольших командных обменов.