Как поделиться календарем Outlook с другими

Чтобы поделиться своим календарем Outlook, откройте Календарь, выберите Поделиться (или Поделиться календарем), введите адрес электронной почты человека, выберите уровень разрешений, например Может просматривать все сведения или Может редактировать, и выберите Поделиться. Получатель получает приглашение по электронной почте; как только они согласятся, ваш календарь появится рядом с их календарем. Действия немного отличаются в новом Outlook для Windows, Outlook в Интернете и классическом Outlook, а совместное использование с людьми за пределами вашей организации имеет свои собственные правила. В этом руководстве рассматриваются все версии, объясняются все уровни разрешений и рассматривается публикация календаря в виде общедоступной ссылки.

Как поделиться своим календарем Outlook в новом Outlook и в Интернете

Новый Outlook для Windows и Outlook в Интернете (outlook.com) используют один и тот же интерфейс, поэтому действия идентичны.

1. Выберите значок Календарь на панели навигации.
2. На вкладке Главная выберите Поделиться календарем (в некоторых макетах это просто Поделиться на панели инструментов).
3. Если у вас несколько календарей, выберите тот, которым хотите поделиться.
4. В поле введите имя или адрес электронной почты человека, которому вы хотите поделиться.
5. Выберите уровень разрешений из раскрывающегося списка рядом с их именем.
6. Выберите Поделиться.

Человек получает приглашение по электронной почте. Когда они согласятся, ваш календарь появится в их списке календарей с выбранным вами уровнем разрешений. Вы можете изменить или отозвать доступ в любое время, вернувшись в Поделиться календарем и отредактировав запись или щелкнув значок корзины, чтобы удалить ее.

Как поделиться своим календарем Outlook в классической версии Outlook для Windows

Классический Outlook (традиционное ленточное настольное приложение) использует диалоговое окно «Свойства календаря» вместо встроенной панели.

1. Выберите Календарь в нижней части панели навигации.
2. На вкладке Главная выберите Поделиться календарем и выберите календарь из раскрывающегося списка.
3. В диалоговом окне Свойства календаря выберите Добавить.
4. Найдите или введите адреса электронной почты людей, которым вы хотите поделиться, затем выберите ОК.
5. Выберите каждое имя, выберите уровень разрешений и нажмите ОК.

Классический Outlook также может отправить статический снимок по электронной почте: выберите Отправить календарь по электронной почте на вкладке Главная, чтобы отправить представление диапазона дат только для чтения в виде сообщения, что полезно для разовых запросов, когда постоянный доступ является излишним.

Прежде чем настраивать это вручную, обратите внимание, что медленная часть работы с календарем обычно заключается в вводе событий, а не в их совместном использовании. Выделите текст мероприятия в любом месте браузера, щелкните правой кнопкой мыши, и расширение Text to Outlook Calendar создаст для вас событие — даты, время и места заполнятся автоматически, поэтому календарь, которым вы делитесь, фактически остается актуальным.

Объяснение уровней разрешений календаря Outlook

Когда вы делитесь информацией, вы сами решаете, сколько именно каждый человек сможет увидеть или сделать. Outlook предлагает следующие уровни доступа:

• Могут видеть, когда я занят – показывает только информацию о доступности, без названий событий и подробностей. Лучше всего координировать время встреч, не раскрывая, что вы делаете.
• Можно просматривать названия и местоположения – показывает доступность, а также тему и место каждого мероприятия, но не информацию о теле или участниках.
• Можно просмотреть все детали — показывает полное содержание каждого события, только для чтения. Подходит для помощника или товарища по команде, которому нужен контекст, но который не должен вносить изменения.
• Может редактировать — человек может просматривать все, а также добавлять, изменять или удалять события от вашего имени.
• Делегировать – этот человек может редактировать ваш календарь, а также отправлять приглашения на собрания и отвечать на них от вашего имени, а также (при необходимости) получать приглашения на собрания. Это самый высокий уровень, и его следует зарезервировать для исполнительного помощника или человека, которому вы полностью доверяете.

Выберите самый низкий уровень, на котором будет выполнена работа. Вы всегда можете обновить кого-то позже. Более подробную информацию о том, кто и что может делать, см. в нашем руководстве по разрешениям календаря Outlook.

Делитесь своим календарем Outlook с людьми за пределами вашей организации

Общий доступ извне (например, с адресом Gmail или клиентом в другой компании) работает, но с ограничениями.

1. Используйте Outlook в Интернете для наиболее надежного внешнего общего доступа, если у вас есть почтовый ящик Microsoft 365 или Exchange Online.
2. Выполните те же действия, что и в разделе Поделиться календарем, описанном выше, и введите внешний адрес электронной почты.
3. Выберите один из уровней только для просмотра: Может просматривать, когда занят, Может просматривать заголовки и местоположения или Может просматривать все подробности.

Вы не можете предоставить доступ Может редактировать или Делегировать людям за пределами вашей организации — эти уровни являются только внутренними. Внешние получатели также получают наилучшие впечатления, когда открывают общий календарь с помощью учетной записи Microsoft 365 или Outlook.com; некоторые другие провайдеры электронной почты будут показывать только информацию о занятости. Если вы видите сообщение «Невозможно предоставить общий доступ к этому календарю», администратор вашей организации ограничил внешний общий доступ, и вам нужно будет вместо этого опубликовать календарь (см. ниже) или попросить ИТ-специалиста включить его.

Если человек, с которым вы делитесь информацией, живет в Календаре Google, возможно, вам будет проще синхронизировать календарь Outlook с Календарем Google, чтобы обе стороны автоматически оставались актуальными.

Как опубликовать календарь Outlook как общедоступную ссылку

Публикация создает ссылку, которую каждый может открыть вообще без учетной записи Outlook — идеально подходит для расписания группы, календаря общедоступных мероприятий или вставки на веб-сайт.

1. В Outlook в Интернете выберите Настройки (значок шестеренки).
2. Откройте Календарь > Общие календари.
3. В разделе Опубликовать календарь выберите календарь и уровень детализации, который необходимо предоставить.
4. Выберите Опубликовать.
5. Скопируйте ссылки, которые генерирует Outlook: – Ссылка HTML открывает доступ к вашему календарю только для чтения в любом веб-браузере. – Ссылка ICS позволяет людям подписаться на ваш календарь в своих приложениях (Outlook, Календарь Google, Календарь Apple), поэтому обновления будут поступать автоматически.

Опубликованные календари доступны только для просмотра и доступны всем, у кого есть ссылка, поэтому публикуйте только ту информацию, которую вы готовы опубликовать. Чтобы прекратить публикацию, вернитесь на тот же экран и выберите Отменить публикацию.

Сохранение полезности общего или опубликованного календаря означает его постоянное заполнение. Вместо того, чтобы перепечатывать каждую дату из электронного письма или веб-страницы, выделите детали, щелкните правой кнопкой мыши и позвольте расширению Text to Outlook Calendar превратить их в подходящее событие за считанные секунды. Первые пять мероприятий бесплатны. Если вы настраиваете календарь группы с нуля, следующим шагом будет наше пошаговое руководство о том, как создать общий календарь в Outlook.

Часто задаваемые вопросы

Как поделиться с кем-нибудь своим календарем Outlook?

Откройте Календарь, выберите «Поделиться» или «Поделиться календарем», введите адрес электронной почты человека, выберите уровень разрешений, например «Может просматривать все сведения» или «Может редактировать», и выберите «Поделиться». Они получат приглашение по электронной почте, и как только они его примут, ваш календарь появится в их списке календарей на выбранном вами уровне доступа.

Каковы уровни разрешений календаря Outlook?

Outlook предлагает пять уровней: «Может просматривать, когда я занят» (только доступность), «Может просматривать заголовки и местоположения», «Может просматривать все сведения» (полный доступ только для чтения), «Может редактировать» (может добавлять и изменять события) и «Делегировать» (может редактировать, а также отправлять приглашения на собрания и отвечать на них от вашего имени). Выберите самый низкий уровень, который соответствует потребностям человека.

Могу ли я поделиться своим календарем Outlook с кем-то за пределами моей организации?

Да, но внешний общий доступ ограничен уровнями только для просмотра: «Могу просматривать, когда я занят», «Могу просматривать заголовки и местоположения» или «Могу просматривать все подробности». Вы не можете предоставить права редактирования или делегирования доступа извне. Если общий доступ полностью заблокирован, ваш администратор ограничил его, и вместо этого вы можете опубликовать календарь в виде ссылки.

В чем разница между общим доступом и публикацией календаря Outlook?

Совместное использование приглашает конкретных людей и требует от них согласия, предоставляя им доступ, привязанный к их учетной записи. При публикации создается общедоступная ссылка HTML или ICS, которую любой, у кого есть ссылка, может открыть или подписаться на нее без учетной записи Outlook. Используйте общий доступ для отдельных лиц и публикацию для общедоступного или общедоступного календаря, доступного только для чтения.

Почему я не могу поделиться своим календарем Outlook?

Если вы видите сообщение «Невозможно предоставить общий доступ к этому календарю», администратор вашей организации, скорее всего, отключил общий доступ к внешнему календарю или вы пытаетесь предоставить доступ к редактированию/делегированию кому-либо за пределами вашей организации, что запрещено. Попробуйте уровень разрешений только для просмотра, используйте Outlook в Интернете или вместо этого опубликуйте календарь в виде ссылки.