Как отправить приглашение в календарь в Outlook

Чтобы отправить приглашение календаря в Outlook, откройте календарь, создайте Новое мероприятие (или Новое собрание), добавьте нужных людей в поле участника, установите дату и время и выберите Отправить. Outlook отправляет всем электронное письмо с приглашением, которое они могут принять, отклонить или пометить как предварительное, и событие появится в вашем и их календарях. Конкретные кнопки немного различаются в новом Outlook для Windows, Outlook в Интернете, классическом Outlook и мобильном приложении, поэтому в этом руководстве рассматриваются все четыре, а также то, как разделить обязательных и необязательных участников и как позже отредактировать или повторно отправить приглашение.

Отправьте приглашение в календарь в новом Outlook для Windows

Новый Outlook для Windows — это обновленный клиент Microsoft, который теперь поставляется по умолчанию. Поток отражает Outlook в Интернете.

1. Выберите значок Календарь на левой панели навигации.
2. На вкладке Главная выберите Новое событие.
3. Введите название в поле названия события.
4. В строке участника (с надписью Пригласить участников) начните вводить имя или адрес электронной почты и выберите человека из предложенных.
5. Установите дату и время Начала и Окончания. Установите переключатель Весь день, чтобы мероприятие длилось целый день.
6. Добавьте Местоположение или включите Собрание Teams для онлайн-собрания.
7. Выберите Отправить.

Все, кого вы добавили, получат приглашение по электронной почте. Их ответы («Да», «Нет», «Может быть») возвращаются к событию, чтобы вы могли отслеживать, кто придет.

Как отправить приглашение в календарь в Outlook в Интернете

Интерфейс Outlook.com и Outlook в Интернете практически идентичен новому Outlook для Windows.

1. Откройте календарь, выбрав значок Календарь.
2. Выберите Новое событие.
3. Добавьте заголовок, затем введите имена или адреса электронной почты участников в поле Пригласить участников.
4. Выберите дату и время и добавьте местоположение или ссылку на Teams.
5. Выберите Отправить.

Если вы хотите заблокировать только свое время и никого не уведомлять, оставьте поле участника пустым, а кнопка Отправить изменится на Сохранить.

Или пропустите действия, выполняемые вручную: выделите текст мероприятия в любом месте браузера, щелкните правой кнопкой мыши, и расширение Text to Outlook Calendar создаст для вас событие — даты, время и места заполнятся автоматически. Это удобно, когда кто-то отправляет вам электронное письмо с датой, и вы не хотите повторно вводить ее в новое событие.

Отправьте приглашение в календарь в классическом Outlook для Windows

Классический Outlook (более старый ленточный интерфейс рабочего стола) использует слово «Собрание», а не «Событие» для приглашений.

1. Откройте Календарь, выбрав его в нижней части панели навигации.
2. На вкладке Главная выберите Новое собрание (или нажмите Ctrl+Shift+Q). Вы также можете выбрать Новые элементы > Встреча.
3. В строке Кому введите имена или адреса электронной почты участников.
4. Добавьте Тема, Местоположение, а также время начала и окончания.
5. Выберите Отправить.

Если вы уже создали обычную встречу, вы можете преобразовать ее: откройте ее и выберите Пригласить участников на ленте, при этом будет добавлена ​​строка Кому и преобразована встреча в приглашение на собрание.

Отправьте приглашение в календарь из мобильного приложения Outlook

Приложение Outlook для iPhone и Android обрабатывает приглашения в несколько нажатий.

1. Откройте приложение Outlook и коснитесь значка Календарь внизу.
2. Нажмите кнопку +* (плюс), чтобы создать новое событие.
3. Введите название, затем нажмите Люди (или Приглашенные) и добавьте участников.
4. Установите дату, время и место.
5. Нажмите галочку или Отправить в правом верхнем углу.

Приложение отправляет приглашения так же, как и настольные приложения, а ответы синхронизируются на всех ваших устройствах.

Приглашение обязательных и необязательных участников

По умолчанию все, кого вы добавляете, являются обязательными участниками. Если вы отметите кого-то как необязательного, это покажет им, что их присутствие приятно, и это не позволит встрече показаться серьезным конфликтом в их календаре.

В новом Outlook и Outlook в Интернете:

1. При создании мероприятия выберите Ассистент по планированию (или область Пригласить участников).
2. Выберите Добавить дополнительного участника и введите его имя. Обязательные участники идут в основную очередь; необязательные идут в дополнительной строке.

В классической версии Outlook для Windows:

1. Откройте собрание и выберите Ассистент по планированию на ленте.
2. Выберите Добавить участников или щелкните значок рядом с каждым именем, чтобы переключить его между Обязательный участник, Необязательный участник и Ресурс.

Помощник по планированию также показывает свободное/занятое время каждого человека, поэтому вы можете выбрать подходящий интервал перед отправкой.

Как отредактировать или повторно отправить приглашение в календарь

Планы меняются. Когда они это сделают, обновите приглашение, а не создавайте новое, чтобы участники сохранили одно событие в своем календаре.

1. Дважды щелкните (или коснитесь) собрание в календаре, чтобы открыть его. Для редактирования вы должны быть организатором.
2. Измените время, место, список участников или детали.
3. Выберите Отправить обновление (классический Outlook) или Отправить (новый Outlook и веб-версия).
4. Если вы добавили или удалили только людей, Outlook спросит, отправлять ли обновление только добавленным или удаленным участникам или всем участникам. Выберите более узкий вариант, чтобы не рассылать всем ненужные уведомления.

Чтобы повторно отправить неизмененное приглашение тому, кто его потерял, откройте мероприятие, добавьте его снова и отправьте обновление только новому участнику. Если вы являетесь участником, а не организатором, и хотите кого-то подключить, откройте собрание и вместо этого выберите Переслать.

Ручной ввод дат и участников из ветки электронной почты — медленная часть всего этого. Вместо этого выделите детали собрания в любом электронном письме или на веб-странице, щелкните правой кнопкой мыши и позвольте расширению календаря Text to Outlook проанализировать дату, время и место в готовом к отправке событии Outlook. Первые пять мероприятий бесплатны. Если вы также пользуетесь Gmail, узнайте, как создать событие календаря из электронного письма в Outlook, а если вам нужно, чтобы другие видели ваше расписание, наше руководство по как поделиться своим календарем Outlook проверяет разрешения.

Часто задаваемые вопросы

Как отправить приглашение в календарь в Outlook?

Откройте календарь Outlook и выберите «Новое событие» или «Новое собрание». Добавьте заголовок, введите адреса электронной почты участников в поле «Пригласить участников» или «Кому», установите дату и время, затем нажмите «Отправить». Каждый участник получает приглашение по электронной почте, которое он может принять, отклонить или пометить как предварительное.

В чем разница между обязательными и необязательными участниками в Outlook?

Обязательными участниками являются люди, чье присутствие необходимо, и встреча записывается как твердое обязательство в их календаре. Необязательные участники приглашаются для ознакомления или на случай, если они смогут присоединиться, и мероприятие с меньшей вероятностью будет отмечено для них как серьезный конфликт. Вы можете установить это при добавлении людей через Помощника по планированию или дополнительную линию участника.

Могу ли я отправить приглашение в календарь Outlook кому-либо за пределами моей организации?

Да. Вы можете пригласить на собрание внешних получателей, таких как Gmail или другие адреса электронной почты, и они получат приглашение по электронной почте. Они могут принять его из большинства приложений календаря, хотя расширенное отслеживание ответов работает лучше всего, когда они используют учетную запись Microsoft 365 или Outlook.com.

Как повторно отправить приглашение из календаря в Outlook?

Откройте существующее собрание (вы должны быть организатором), внесите необходимые изменения или просто повторно добавьте участника, затем выберите «Отправить обновление в классическом Outlook» или «Отправить в новом Outlook и в Интернете». При появлении запроса выберите отправку обновления только добавленным участникам, чтобы не уведомлять всех без необходимости.

Почему в Outlook кнопка «Отправить» отображается как «Сохранить»?

Outlook отображает «Сохранить» вместо «Отправить», когда на мероприятии нет участников, поскольку некого пригласить. Как только вы добавите хотя бы одного человека в поле «Пригласить участников», кнопка переключится на «Отправить», и приглашение исчезнет.