Autorizzazioni del calendario Outlook spiegate

Le autorizzazioni del calendario Outlook controllano esattamente quanta parte del tuo programma un'altra persona può vedere e se può modificarlo. Ci sono cinque livelli: Può visualizzare quando sono occupato, Può visualizzare titoli e posizioni, Può visualizzare tutti i dettagli, Può modificare e Delegato — che vanno dal semplice mostrare i blocchi liberi/occupati fino a permettere a qualcuno di gestire le riunioni a tuo nome. Questa guida spiega cosa rivela ogni livello, come impostarli e rimuoverli, come visualizzare il calendario di un collega e come esportare il proprio.

I passaggi seguenti sono stati verificati sulla documentazione di supporto Microsoft aggiornata a giugno 2026 e coprono il nuovo Outlook per Windows, Outlook sul web e Outlook classico dove differiscono.

Livelli di autorizzazione del calendario Outlook spiegati

Quando condividi un calendario, Outlook ti chiede quale livello di accesso concedere. Ogni livello superiore include tutto ciò che mostrano i livelli inferiori, più altro ancora. Ecco cosa espone concretamente ciascuno:

• Può visualizzare quando sono occupato — L'utente vede solo blocchi di tempo contrassegnati come Libero, Occupato, Provvisorio o Assente. Nessun oggetto, nessuna posizione, nessun dettaglio. Questo è il livello giusto per pianificare riunioni senza rivelare cosa stai facendo.
• Può visualizzare titoli e posizioni — Aggiunge l'oggetto dell'evento e la posizione alla visualizzazione libero/occupato. Utile per i colleghi che devono sapere approssimativamente a cosa serve un blocco.
• Può visualizzare tutti i dettagli — Mostra l'evento completo: oggetto, posizione, partecipanti e la descrizione/note. Usa questo livello solo con persone di cui ti fidi per il contenuto del tuo calendario.
• Può modificare — Tutto ciò che mostra Visualizza tutti i dettagli, più la possibilità di creare, spostare ed eliminare eventi nel tuo calendario. Questo è un vero accesso in scrittura.
• Delegato — Lo stesso potere di un editor, ma il delegato riceve anche le richieste di riunione e le risposte inviate a te e può rispondere a tuo nome. I delegati possono essere assegnati solo al tuo calendario principale.

Due limiti importanti: non puoi concedere Può modificare o Delegato a persone esterne alla tua organizzazione, e l'accesso di livello delegato è riservato al tuo calendario principale, non a quelli secondari. Per gli eventi privati, un delegato li vede solo se selezioni Consenti al delegato di visualizzare gli eventi privati al momento dell'assegnazione del ruolo.

Come impostare le autorizzazioni del calendario Outlook

L'impostazione delle autorizzazioni inizia dal calendario che vuoi condividere. Il flusso è quasi identico nel nuovo Outlook e sul web.

Nuovo Outlook per Windows e Outlook sul web

1. Vai a Calendario nella barra laterale sinistra.
2. Nella scheda Home, fai clic su Condividi calendario (sul web, passa il cursore sul nome del calendario, fai clic sul menu ... e scegli Condivisione e autorizzazioni).
3. Digita il nome o l'indirizzo email della persona.
4. Usa il menu a discesa accanto al suo nome per scegliere un livello di autorizzazione — Può visualizzare quando sono occupato, Può visualizzare titoli e posizioni, Può visualizzare tutti i dettagli, Può modificare o Delegato.
5. Per un delegato, seleziona facoltativamente Consenti al delegato di visualizzare gli eventi privati e scegli come instradare gli inviti alle riunioni.
6. Fai clic su Condividi.

Outlook classico per Windows

1. Apri Calendario e seleziona il calendario.
2. Nella scheda Home, fai clic su Autorizzazioni calendario (o Condividi calendario).
3. Fai clic su Aggiungi, scegli la persona, poi seleziona un Livello di autorizzazione dall'elenco.
4. Fai clic su OK.

Se il tuo obiettivo è semplicemente inviare un invito per una singola riunione anziché concedere un accesso permanente, si tratta di un'operazione diversa — consulta come inviare un invito al calendario in Outlook.

Come modificare o rimuovere le autorizzazioni del calendario

Le autorizzazioni non sono permanenti. Puoi aumentare il livello di accesso di qualcuno o revocarlo completamente in qualsiasi momento.

1. Apri Calendario e torna a Condividi calendario / Condivisione e autorizzazioni per quel calendario.
2. Trova la persona nell'elenco di chi ha già accesso.
3. Per modificare il suo livello, fai clic sul menu a discesa accanto al nome e scegli un nuovo livello.
4. Per rimuovere l'accesso, fai clic su Rimuovi (l'icona del cestino o la X) accanto al suo nome.

Le modifiche hanno effetto rapidamente ma non sempre immediatamente — se l'altra persona ha già aggiunto il tuo calendario, potrebbe volerci un ciclo di sincronizzazione affinché la sua visualizzazione rifletta il nuovo livello. Se l'accesso sembra errato dopo una modifica, aspetta prima di concludere che qualcosa non funziona; le nostre note su Outlook calendario non sincronizzato illustrano i ritardi abituali.

Oppure salta tutta la procedura delle autorizzazioni per gli eventi occasionali: seleziona il testo dell'evento in qualsiasi punto del browser, fai clic destro e l'estensione Text to Outlook Calendar crea l'evento per te — date, orari e luoghi compilati automaticamente. Quando hai solo bisogno di aggiungere rapidamente un evento al tuo calendario, è più veloce che configurare la condivisione.

Come visualizzare il calendario di qualcuno in Outlook

Per visualizzare il calendario di un collega è necessario che questi (o un amministratore) ti abbia concesso almeno Può visualizzare quando sono occupato. Una volta fatto, ci sono due modi per aprirlo.

Accettare un invito di condivisione

Il percorso più semplice: quando qualcuno condivide il proprio calendario con te, ricevi un'email. Aprila e fai clic su Accetta. Il calendario appare sotto Calendari degli utenti (o Calendari condivisi) e rispetta il livello di autorizzazione che ti è stato concesso.

Aggiungere il calendario dalla directory

Se non è arrivato un invito ma hai le autorizzazioni, aggiungilo tu stesso:

1. In Calendario, fai clic su Aggiungi calendario nel riquadro sinistro.
2. Scegli Aggiungi dalla directory (Outlook classico: Apri calendario condiviso).
3. Seleziona il tuo account, poi digita il nome o l'indirizzo email della persona.
4. Selezionala dai risultati e fai clic su Aggiungi.

Il calendario della persona si apre accanto al tuo. La quantità di informazioni visibili dipende interamente dal livello assegnato: con Può visualizzare quando sono occupato vedrai solo blocchi colorati; con Può visualizzare tutti i dettagli vedrai oggetti, posizioni e note. Se stai vedendo meno del previsto, chiedi alla persona di aumentare le tue autorizzazioni seguendo i passaggi della sezione precedente. Per richiedere l'accesso in modo chiaro, puoi anche invitarla a seguire come condividere il tuo calendario Outlook.

Per la visibilità a livello di team anziché la condivisione uno a uno, un calendario condiviso in Outlook è solitamente la struttura più adatta.

Come esportare il calendario Outlook

L'esportazione scrive il tuo calendario — o un intervallo di date — in un file .ics che puoi salvare come backup, spostare su un altro account o consegnare a qualcuno al di fuori di Outlook. Il metodo dipende molto dalla versione in uso.

Outlook classico per Windows (esportazione completa in .ics)

Outlook classico offre l'esportazione più completa:

1. Apri Calendario e seleziona il calendario da esportare.
2. Fai clic su File > Salva calendario.
3. Nella finestra di dialogo, imposta Salva come su Formato iCalendar (.ics).
4. Fai clic su Altre opzioni per scegliere un intervallo di date (ad esempio, Intero calendario) e il livello di dettaglio (Solo disponibilità, Dettagli limitati o Dettagli completi).
5. Fai clic su OK, poi su Salva.

Nuovo Outlook e Outlook sul web (pubblica per ottenere un link ICS)

Il nuovo Outlook e il web non offrono un download diretto del tuo intero calendario in formato file. Devi invece pubblicarlo e copiare un link:

1. Apri Impostazioni (ingranaggio) > Calendario > Calendari condivisi (nel nuovo Outlook, questa opzione si trova in Visualizza > Impostazioni calendario).
2. In Pubblica un calendario, scegli il calendario e l'autorizzazione — di solito Può visualizzare tutti i dettagli.
3. Fai clic su Pubblica.
4. Copia il link ICS (o il link HTML).

Quello ICS è un URL di sola lettura a cui è possibile abbonarsi. Chiunque tu lo condivida potrà sottoscriverlo nella propria app di calendario, e rimane sincronizzato. Se invece hai bisogno di un file statico, apri il link ICS nel browser per scaricare un'istantanea, oppure usa il metodo Salva calendario di Outlook classico descritto sopra.

Alcune considerazioni pratiche sull'esportazione: il metodo desktop classico esporta un calendario alla volta, e il link ICS pubblicato è di sola lettura — modificare il file o il link non cambierà il tuo calendario live. Se hai bisogno solo di un singolo evento o di un piccolo gruppo come file .ics, di solito è più rapido crearlo con un generatore di file ICS gratuito piuttosto che pubblicare l'intero calendario.

Per importare eventi in Outlook invece che esportarli, consulta come aggiungere un calendario a Outlook, che spiega come abbonarsi agli URL ICS e importare file.

Riferimento rapido: quale livello di autorizzazione scegliere

Concedi Può visualizzare quando sono occupato a chi ha solo bisogno di trovare spazi liberi per prenotarti. Passa a Può visualizzare titoli e posizioni per i colleghi che coordinano strettamente il lavoro. Riserva Può visualizzare tutti i dettagli ai colleghi fidati che hanno bisogno del contesto completo dei tuoi eventi. Usa Può modificare per un assistente o un partner che gestisce il tuo calendario, e Delegato quando quella persona deve anche gestire gli inviti alle riunioni a tuo nome.

E ogni volta che il vero obiettivo è semplicemente aggiungere un evento a un calendario da del testo che stai leggendo, non devi toccare le autorizzazioni. Seleziona il testo, fai clic destro e l'estensione Text to Outlook Calendar analizza data, ora e posizione e crea l'evento con un solo clic. È valutata 4 stelle ed è gratuita per i tuoi primi cinque eventi — scaricala dalla pagina dell'estensione Outlook.

Domande frequenti

Quali sono i livelli di autorizzazione del calendario Outlook?

Sono cinque: Può visualizzare quando sono occupato (solo blocchi liberi/occupati), Può visualizzare titoli e posizioni, Può visualizzare tutti i dettagli (oggetto, posizione, partecipanti e note), Può modificare (creare, spostare ed eliminare eventi) e Delegato (diritti da editor più ricezione e risposta agli inviti alle riunioni a tuo nome). Ogni livello include tutto ciò che mostrano i livelli inferiori.

Come visualizzo il calendario di qualcuno in Outlook?

Innanzitutto, devono concederti almeno Può visualizzare quando sono occupato. Poi accetta l'invito di condivisione che ti hanno inviato via email facendo clic su Accetta, oppure aggiungilo tu stesso: in Calendario, fai clic su Aggiungi calendario > Aggiungi dalla directory (Apri calendario condiviso in Outlook classico), cerca il nome o l'email e fai clic su Aggiungi. I dettagli visibili dipendono dal livello di autorizzazione assegnato.

Come esporto il mio calendario Outlook in un file .ics?

In Outlook classico, apri Calendario, fai clic su File > Salva calendario, imposta il tipo su Formato iCalendar (.ics), usa Altre opzioni per scegliere l'intervallo di date e il livello di dettaglio, poi salva. Nel nuovo Outlook e sul web, pubblichi invece il calendario: vai a Impostazioni calendario > Calendari condivisi, scegli il calendario e Può visualizzare tutti i dettagli, fai clic su Pubblica e copia il link ICS.

Posso concedere a qualcuno esterno all'azienda l'accesso in modifica al mio calendario Outlook?

No. Le autorizzazioni Può modificare e Delegato possono essere concesse solo a persone all'interno della tua organizzazione. Gli utenti esterni possono ricevere solo accesso in sola lettura — al massimo Può visualizzare tutti i dettagli — tipicamente tramite un link ICS pubblicato anziché una concessione diretta di modifica.

Come rimuovo l'accesso di qualcuno al mio calendario Outlook?

Apri Calendario, vai a Condividi calendario o Condivisione e autorizzazioni per quel calendario, trova la persona nell'elenco degli utenti con accesso e fai clic su Rimuovi (l'icona del cestino o la X) accanto al suo nome. La modifica viene applicata al prossimo ciclo di sincronizzazione, quindi potrebbe volerci un momento prima che la sua visualizzazione venga aggiornata.