Come condividere il calendario di Outlook con altri
Per condividere il tuo calendario di Outlook, apri il Calendario, seleziona Condividi (o Condividi calendario), inserisci l'indirizzo e-mail della persona, scegli un livello di autorizzazione come Può visualizzare tutti i dettagli o Può modificare e seleziona Condividi. Il destinatario riceve un invito via e-mail; una volta accettato, il tuo calendario appare accanto al suo. I passaggi sono leggermente diversi nel nuovo Outlook per Windows, in Outlook sul Web e nel classico Outlook, e la condivisione con persone esterne alla tua organizzazione ha regole proprie. Questa guida illustra ogni versione, spiega ogni livello di autorizzazione e tratta la pubblicazione di un calendario come link pubblico.
Come condividere il calendario di Outlook nel nuovo Outlook e sul Web
Il nuovo Outlook per Windows e Outlook sul Web (outlook.com) usano la stessa interfaccia, quindi i passaggi sono identici.
- Seleziona l'icona Calendario nel riquadro di spostamento.
- Nella scheda Home, seleziona Condividi calendario (in alcuni layout è semplicemente Condividi nella barra degli strumenti).
- Se hai più di un calendario, scegli quello che desideri condividere.
- Nella casella, digita il nome o l'indirizzo e-mail della persona con cui vuoi condividere.
- Seleziona il livello di autorizzazione dal menu a discesa accanto al nome.
- Seleziona Condividi.
La persona riceve un invito via e-mail. Quando accetta, il tuo calendario appare nel suo elenco di calendari con il livello di accesso che hai scelto. Puoi modificare o revocare l'accesso in qualsiasi momento tornando a Condividi calendario e modificando la voce, oppure selezionando l'icona del cestino per rimuoverla.
Come condividere il calendario di Outlook nel classico Outlook per Windows
Il classico Outlook (la tradizionale app desktop con la barra multifunzione) usa una finestra di dialogo Proprietà calendario invece del pannello integrato.
- Seleziona Calendario nella parte inferiore del riquadro di spostamento.
- Nella scheda Home, seleziona Condividi calendario e scegli il calendario dal menu a discesa.
- Nella finestra di dialogo Proprietà calendario, seleziona Aggiungi.
- Cerca o digita gli indirizzi e-mail delle persone con cui vuoi condividere, quindi seleziona OK.
- Seleziona ogni nome, scegli un livello di autorizzazione e seleziona OK.
Il classico Outlook può anche inviare un'istantanea statica via e-mail: seleziona Invia calendario tramite posta elettronica nella scheda Home per inviare una visualizzazione in sola lettura di un intervallo di date come messaggio, utile per richieste occasionali in cui un accesso continuativo sarebbe eccessivo.
Prima di configurare tutto manualmente, tieni presente che la parte lenta del lavoro con il calendario è di solito l'inserimento degli eventi, non la condivisione. Seleziona il testo dell'evento in qualsiasi punto del browser, fai clic con il pulsante destro del mouse e l'estensione Text to Outlook Calendar crea l'evento al posto tuo, con date, orari e luoghi compilati automaticamente, così il calendario che stai condividendo resta sempre aggiornato.
Livelli di autorizzazione del calendario di Outlook spiegati
Quando condividi, decidi esattamente quanto ogni persona può vedere o fare. Outlook offre questi livelli di accesso:
- Può vedere quando sono occupato/a - mostra solo la disponibilità libera/occupata, senza titoli o dettagli degli eventi. Ideale per coordinare gli orari delle riunioni senza rivelare cosa stai facendo.
- Può visualizzare titoli e posizioni - mostra la disponibilità più l'oggetto e la posizione di ogni evento, ma non il corpo o i partecipanti.
- Può visualizzare tutti i dettagli - mostra il contenuto completo di ogni evento, in sola lettura. Adatto per un assistente o un collega che ha bisogno di contesto ma non dovrebbe apportare modifiche.
- Può modificare - la persona può visualizzare tutto e aggiungere, modificare o eliminare eventi per tuo conto.
- Delegato - la persona può modificare il tuo calendario e anche inviare e rispondere agli inviti di riunione per tuo conto, oltre a ricevere facoltativamente le richieste di riunione. È il livello più alto e va riservato a un assistente esecutivo o a qualcuno di cui ti fidi completamente.
Scegli il livello più basso che soddisfa le esigenze. Puoi sempre aggiornare qualcuno in seguito. Per un'analisi più dettagliata di chi può fare cosa, consulta la nostra guida alle autorizzazioni del calendario di Outlook.
Condividere il calendario di Outlook con persone esterne alla tua organizzazione
La condivisione esterna (ad esempio con un indirizzo Gmail o un cliente di un'altra azienda) funziona, ma con limitazioni.
- Usa Outlook sul Web per la condivisione esterna più affidabile se hai una casella di posta Microsoft 365 o Exchange Online.
- Segui gli stessi passaggi di Condividi calendario sopra e inserisci l'indirizzo e-mail esterno.
- Scegli uno dei livelli di sola visualizzazione: Può vedere quando sono occupato/a, Può visualizzare titoli e posizioni o Può visualizzare tutti i dettagli.
Non puoi concedere l'accesso Può modificare o Delegato a persone esterne alla tua organizzazione: questi livelli sono solo per uso interno. I destinatari esterni ottengono la migliore esperienza quando aprono il calendario condiviso con un account Microsoft 365 o Outlook.com; alcuni altri provider di posta elettronica mostrano solo le informazioni di disponibilità. Se visualizzi un messaggio "Impossibile condividere questo calendario", l'amministratore della tua organizzazione ha limitato la condivisione esterna, e dovrai pubblicare il calendario (vedi sotto) oppure chiedere all'IT di abilitarla.
Se la persona con cui stai condividendo usa Google Calendar, potresti trovare più semplice sincronizzare il tuo calendario di Outlook con Google Calendar in modo che entrambe le parti restino aggiornate automaticamente.
Come pubblicare un calendario di Outlook come link pubblico
La pubblicazione crea un link che chiunque può aprire senza un account Outlook, ideale per un programma di team, un calendario di eventi pubblici o un embed su un sito Web.
- In Outlook sul Web, seleziona Impostazioni (l'icona dell'ingranaggio).
- Vai su Calendario > Calendari condivisi.
- In Pubblica un calendario, scegli il calendario e il livello di dettaglio da esporre.
- Seleziona Pubblica.
- Copia i link generati da Outlook:
- Il link HTML apre una visualizzazione in sola lettura del tuo calendario in qualsiasi browser Web.
- Il link ICS consente alle persone di iscriversi al tuo calendario nella propria app (Outlook, Google Calendar, Apple Calendar) in modo che gli aggiornamenti vengano trasmessi automaticamente.
I calendari pubblicati sono in sola lettura e accessibili a chiunque disponga del link, quindi pubblica solo le informazioni che sei a tuo agio nel rendere pubbliche. Per interrompere la condivisione, torna alla stessa schermata e seleziona Annulla pubblicazione.
Mantenere utile un calendario condiviso o pubblicato significa tenerlo aggiornato. Invece di riscrivere ogni data da un'e-mail o una pagina Web, seleziona i dettagli, fai clic con il pulsante destro del mouse e lascia che l'estensione Text to Outlook Calendar li trasformi in un evento in pochi secondi. I primi cinque eventi sono gratuiti. Se stai configurando un calendario di team da zero, la nostra guida su come creare un calendario condiviso in Outlook è il passo successivo.
Domande frequenti
Come condivido il mio calendario di Outlook con qualcuno?
Apri il Calendario, seleziona Condividi o Condividi calendario, digita l'indirizzo e-mail della persona, scegli un livello di autorizzazione come Può visualizzare tutti i dettagli o Può modificare, e seleziona Condividi. La persona riceve un invito via e-mail e, una volta accettato, il tuo calendario appare nel suo elenco di calendari con il livello di accesso selezionato.
Quali sono i livelli di autorizzazione del calendario di Outlook?
Outlook offre cinque livelli: Può vedere quando sono occupato/a (solo disponibilità), Può visualizzare titoli e posizioni, Può visualizzare tutti i dettagli (sola lettura completa), Può modificare (può aggiungere e modificare eventi) e Delegato (può modificare e inviare e rispondere agli inviti di riunione per tuo conto). Scegli il livello più basso che soddisfa le esigenze della persona.
Posso condividere il mio calendario di Outlook con qualcuno esterno alla mia organizzazione?
Sì, ma la condivisione esterna è limitata ai livelli di sola visualizzazione: Può vedere quando sono occupato/a, Può visualizzare titoli e posizioni o Può visualizzare tutti i dettagli. Non puoi concedere l'accesso Può modificare o Delegato esternamente. Se la condivisione è completamente bloccata, l'amministratore l'ha limitata, e puoi pubblicare il calendario come link.
Qual è la differenza tra condividere e pubblicare un calendario di Outlook?
La condivisione invita persone specifiche e richiede che accettino, concedendo loro un accesso legato al loro account. La pubblicazione genera un link HTML o ICS pubblico che chiunque disponga del link può aprire o a cui può iscriversi senza un account Outlook. Usa la condivisione per i singoli individui e la pubblicazione per un calendario in sola lettura pubblico o accessibile all'intero team.
Perché non riesco a condividere il mio calendario di Outlook?
Se visualizzi il messaggio "Impossibile condividere questo calendario", è probabile che l'amministratore della tua organizzazione abbia disabilitato la condivisione esterna del calendario, oppure stai cercando di concedere l'accesso di modifica o delega a qualcuno esterno alla tua organizzazione, il che non è consentito. Prova un livello di autorizzazione di sola visualizzazione, usa Outlook sul Web oppure pubblica il calendario come link.