Come creare un calendario condiviso in Outlook

Per creare un calendario condiviso in Outlook, crei un nuovo calendario vuoto, poi lo condividi con le persone che scegli e imposti il loro livello di autorizzazione. Nel nuovo Outlook per Windows e su Outlook.com, puoi farlo dalla scheda Home nel Calendario usando Aggiungi calendario per creare il calendario e Condividi calendario per inviare l'accesso. Questa guida illustra tutte le varianti: creare un calendario nuovo, condividerne uno esistente, aprire un calendario condiviso che qualcuno ti ha inviato e usare il calendario di gruppo automatico fornito con ogni gruppo Microsoft 365.

I pulsanti esatti differiscono leggermente tra il nuovo Outlook per Windows, il classico Outlook e l'app Web Outlook.com, quindi ogni sezione riporta le etichette per la versione in uso.

Passaggio 1: creare un nuovo calendario vuoto in Outlook

Un "calendario condiviso" di solito inizia come un calendario separato che crei per un team, un progetto o la famiglia, tenuto distinto da quello personale. Ecco come crearlo in ogni versione.

Nuovo Outlook per Windows / Outlook.com (Web):

1. Apri Calendario dal riquadro di spostamento a sinistra.
2. Nella scheda Home, sotto la griglia del calendario, seleziona Aggiungi calendario.
3. Seleziona Crea calendario vuoto.
4. Inserisci un nome per il nuovo calendario. In Aggiungi a, scegli a quale account o categoria appartiene il calendario.
5. Seleziona Salva.

Classico Outlook per Windows:

1. Nel Calendario, seleziona la scheda Cartella.
2. Nel gruppo Nuovo, seleziona Nuovo calendario.
3. Nella casella Nome, digita un nome per il calendario.
4. Nell'elenco Selezionare il percorso per la cartella, seleziona Calendario, quindi OK.
5. Il nuovo calendario appare nel riquadro di spostamento. Seleziona la sua casella di controllo per visualizzarlo.

Il calendario ora esiste ma è privato. La condivisione è il passaggio successivo.

Come condividere un calendario in Outlook

Una volta creato il calendario (o se vuoi semplicemente condividere il calendario predefinito), inviti le persone e scegli quanto possono vedere o fare.

Nuovo Outlook per Windows / Outlook.com:

1. Nel Calendario, nella scheda Home, seleziona Condividi calendario.
2. Se hai più di un calendario, scegli quale condividere.
3. Nella casella Inserisci un indirizzo e-mail o il nome di un contatto, digita la persona con cui vuoi condividere. Seleziona il nome quando appare o premi Invio.
4. Seleziona il menu a discesa accanto al nome e scegli un livello di autorizzazione.
5. Seleziona Condividi.

Livelli di autorizzazione che puoi concedere:

• Può vedere quando sono occupato/a - mostra solo i blocchi di disponibilità, senza dettagli degli eventi.
• Può visualizzare titoli e posizioni - mostra la disponibilità più i titoli e le posizioni degli eventi.
• Può visualizzare tutti i dettagli - mostra le informazioni complete sull'evento.
• Può modificare - consente alla persona di aggiungere, modificare ed eliminare eventi.
• Delegato - può modificare e inviare o rispondere agli inviti di riunione per tuo conto.

Su Outlook.com l'elenco è più breve, con Può visualizzare tutti i dettagli e Può modificare come opzioni principali. Gli elementi contrassegnati come privati nascondono sempre i loro titoli e posizioni indipendentemente dal livello di autorizzazione. Per un'analisi più dettagliata di chi può fare cosa, consulta la nostra guida alle autorizzazioni del calendario di Outlook e, se hai solo bisogno di inviare una riunione una tantum, guarda come inviare un invito del calendario in Outlook.

Oppure salta completamente la configurazione manuale quando devi solo aggiungere un evento a un calendario condiviso: seleziona il testo dell'evento in qualsiasi punto del browser, fai clic con il pulsante destro del mouse e l'estensione Text to Outlook Calendar crea l'evento al posto tuo, con date, orari e luoghi compilati automaticamente.

Come aggiungere un calendario condiviso che qualcuno ti ha inviato

Se un collega ha condiviso il proprio calendario con te, devi aggiungerlo al tuo Outlook per visualizzarlo. Esistono due percorsi, a seconda di come è arrivata la condivisione.

Accettare un invito di condivisione via e-mail:

1. Apri l'e-mail di invito alla condivisione in Outlook.
2. Seleziona Accetta (o Aggiungi questo calendario) nel messaggio.
3. Il calendario condiviso appare in Altri calendari (o Calendari delle persone) nel tuo elenco di calendari. Seleziona la sua casella di controllo per visualizzarlo.

Aggiungere manualmente un calendario condiviso (all'interno della tua organizzazione):

1. Nel Calendario, nella scheda Home, seleziona Aggiungi calendario.
2. Seleziona Aggiungi dalla rubrica.
3. Scegli l'account da cui cercare, quindi digita il nome o l'indirizzo e-mail della persona.
4. Seleziona la persona, quindi seleziona Aggiungi.

Il calendario appare accanto al tuo e quanto puoi vedere dipende dal livello di autorizzazione concesso dal proprietario. Se un calendario aggiunto smette di aggiornarsi, la nostra guida su Calendario di Outlook non sincronizzato copre le correzioni più comuni.

Calendari di gruppo in Microsoft 365

Se il tuo team usa già un gruppo Microsoft 365 (gli stessi gruppi che supportano Teams e le caselle di posta condivise), non devi creare un calendario condiviso da zero. Ogni gruppo Microsoft 365 ha automaticamente un calendario condiviso, e ogni membro può pianificare e modificare eventi su di esso.

Per usare un calendario di gruppo:

1. Nel Calendario, cerca la sezione Gruppi nel riquadro di spostamento.
2. Espandi Gruppi e seleziona il gruppo di cui vuoi aprire il calendario.
3. Il calendario di gruppo si apre. Seleziona Nuovo evento (o Nuova riunione) per aggiungere un evento.

Quando crei un evento su un calendario di gruppo, è organizzato dal gruppo, sei aggiunto come partecipante e una copia arriva nel tuo calendario personale. Qualsiasi membro del gruppo può creare, modificare o eliminare eventi senza ulteriori autorizzazioni oltre all'appartenenza al gruppo. Questo rende i calendari di gruppo l'opzione più semplice per i reparti che vivono già all'interno di Microsoft 365, perché non c'è nulla da condividere manualmente.

Il compromesso: i calendari di gruppo sono legati all'appartenenza al gruppo, quindi sono meno flessibili rispetto a un calendario condiviso autonomo quando vuoi concedere a una singola persona esterna l'accesso in sola visualizzazione. Per questo, l'approccio crea-e-condividi delle prime due sezioni è la soluzione migliore.

Quale metodo dovresti usare?

• Crea un calendario vuoto e condividilo quando vuoi un calendario dedicato (per un progetto, una rotazione di turni di guardia, un programma familiare) e un controllo preciso su chi vede cosa.
• Condividi il tuo calendario esistente quando i colleghi hanno solo bisogno di visibilità sulla tua agenda.
• Usa un calendario di gruppo Microsoft 365 quando un team ha già un gruppo e tutti hanno bisogno di un accesso di modifica paritario.

Qualunque percorso tu scelga, aggiungere i singoli eventi è la parte che ripeterai più spesso. Invece di riscrivere manualmente date e orari, puoi creare un evento del calendario da un'e-mail in Outlook direttamente, oppure usare l'estensione Text to Outlook Calendar per trasformare qualsiasi testo selezionato, da un'e-mail, una pagina Web o un messaggio, in un evento sul tuo calendario condiviso o di gruppo con un clic con il pulsante destro del mouse. Date, orari, posizioni e descrizioni vengono analizzati automaticamente, così il calendario condiviso che hai appena creato resta aggiornato senza inserimento manuale dei dati.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra un calendario condiviso e un calendario di gruppo in Outlook?

Un calendario condiviso è uno che crei e poi condividi con persone specifiche, con un livello di autorizzazione che controlli (dalla sola visualizzazione alla modifica completa). Un calendario di gruppo Microsoft 365 viene creato automaticamente con ogni gruppo, e ogni membro del gruppo ottiene un accesso di modifica paritario senza condivisione manuale. Usa un calendario condiviso per un controllo granulare e un calendario di gruppo quando l'intero team ha bisogno dello stesso accesso.

Posso condividere un calendario di Outlook con qualcuno che usa Gmail?

Puoi inviare l'invito di condivisione, ma su Outlook.com gli utenti non Microsoft come i destinatari Gmail possono accettarlo solo con un account Outlook.com o Microsoft 365. Per la condivisione in sola visualizzazione a qualsiasi indirizzo e-mail, pubblica il calendario e invia al destinatario il link ICS o HTML. Per mantenere i due calendari sincronizzati, consulta la nostra guida sulla sincronizzazione di Outlook con Google Calendar.

Come concedo a qualcuno l'accesso di modifica al mio calendario di Outlook?

Apri il Calendario, seleziona Condividi calendario nella scheda Home, inserisci l'indirizzo e-mail della persona, quindi scegli Può modificare (o Delegato, se deve anche gestire gli inviti di riunione) dal menu a discesa delle autorizzazioni, e seleziona Condividi. L'accesso di modifica consente alla persona di aggiungere, modificare ed eliminare eventi su quel calendario.

Perché non riesco a vedere il calendario condiviso che qualcuno mi ha inviato?

Prima assicurati di aver accettato l'invito di condivisione; il calendario appare quindi in Altri calendari o Calendari delle persone, e devi selezionare la sua casella di controllo per visualizzarlo. Se l'hai accettato ma è vuoto o non aggiornato, il proprietario potrebbe aver concesso solo l'autorizzazione di disponibilità, oppure il calendario potrebbe aver bisogno di un aggiornamento della sincronizzazione. Riavvia Outlook o rimuovi e aggiungi di nuovo il calendario per forzare un aggiornamento.

Posso creare un calendario condiviso nell'app Web gratuita Outlook.com?

Sì. In Outlook.com, apri Calendario, usa Aggiungi calendario per creare un calendario vuoto, quindi seleziona Condividi calendario per invitare le persone. L'app Web offre Può visualizzare tutti i dettagli e Può modificare come opzioni di autorizzazione principali, sufficienti per la maggior parte della condivisione personale e per piccoli team.