Come inviare un invito del calendario in Outlook

Per inviare un invito del calendario in Outlook, apri il tuo calendario, crea un Nuovo evento (o Nuova riunione), aggiungi le persone che desideri nel campo dei partecipanti, imposta data e orario e seleziona Invia. Outlook invia a tutti un'e-mail di invito che possono accettare, rifiutare o contrassegnare come provvisoria, e l'evento viene aggiunto al tuo calendario e a quello degli altri. I pulsanti esatti differiscono leggermente tra il nuovo Outlook per Windows, Outlook sul Web, il classico Outlook e l'app mobile; questa guida copre tutte e quattro le versioni, oltre a come distinguere i partecipanti obbligatori da quelli facoltativi e come modificare o inviare nuovamente un invito in seguito.

Inviare un invito del calendario nel nuovo Outlook per Windows

Il nuovo Outlook per Windows è il client rinnovato che Microsoft distribuisce ora per impostazione predefinita. Il flusso rispecchia quello di Outlook sul Web.

1. Seleziona l'icona Calendario nel riquadro di spostamento a sinistra.
2. Nella scheda Home, seleziona Nuovo evento.
3. Digita un titolo nel campo del nome dell'evento.
4. Nella riga dei partecipanti (etichettata come Invita partecipanti), inizia a digitare un nome o un indirizzo e-mail e seleziona la persona dai suggerimenti.
5. Imposta la data e l'orario di Inizio e Fine. Attiva Tutto il giorno per un evento che dura l'intera giornata.
6. Aggiungi una Posizione oppure attiva Riunione Teams per una riunione online.
7. Seleziona Invia.

Tutte le persone che hai aggiunto ricevono un invito via e-mail. Le loro risposte (Sì, No, Forse) confluiscono nell'evento in modo che tu possa tenere traccia di chi verrà.

Come inviare un invito del calendario in Outlook sul Web

L'esperienza di outlook.com e di Outlook sul Web è quasi identica a quella del nuovo Outlook per Windows.

1. Vai al calendario selezionando l'icona Calendario.
2. Seleziona Nuovo evento.
3. Aggiungi un titolo, quindi inserisci i nomi o gli indirizzi e-mail dei partecipanti nel campo Invita partecipanti.
4. Scegli data e orario e aggiungi una posizione o un link a Teams.
5. Seleziona Invia.

Se vuoi bloccare soltanto il tuo tempo senza notificare nessuno, lascia il campo dei partecipanti vuoto: il pulsante Invia si trasformerà in Salva.

Oppure salta i passaggi manuali: seleziona il testo dell'evento in qualsiasi punto del browser, fai clic con il pulsante destro del mouse e l'estensione Text to Outlook Calendar crea l'evento al posto tuo, con date, orari e luoghi già compilati automaticamente. È comodo quando qualcuno ti invia una data via e-mail e preferisci non riscriverla in un nuovo evento.

Inviare un invito del calendario nel classico Outlook per Windows

Il classico Outlook (la vecchia interfaccia desktop con la barra multifunzione) usa il termine "Riunione" invece di "Evento" per gli inviti.

1. Apri il Calendario selezionandolo nella parte inferiore del riquadro di spostamento.
2. Nella scheda Home, seleziona Nuova riunione (oppure premi Ctrl+Maiusc+Q). Puoi anche scegliere Nuovi elementi > Riunione.
3. Nella riga A, digita i nomi o gli indirizzi e-mail dei partecipanti.
4. Aggiungi un Oggetto, una Posizione e gli orari di inizio e fine.
5. Seleziona Invia.

Se hai già creato un appuntamento normale, puoi convertirlo: aprilo e seleziona Invita partecipanti nella barra multifunzione, che aggiunge la riga A e trasforma l'appuntamento in un invito a una riunione.

Inviare un invito del calendario dall'app mobile di Outlook

L'app di Outlook per iPhone e Android gestisce gli inviti con pochi tocchi.

1. Apri l'app di Outlook e tocca l'icona Calendario in basso.
2. Tocca il pulsante + (più) per creare un nuovo evento.
3. Inserisci un titolo, quindi tocca Persone (o Invitati) e aggiungi i partecipanti.
4. Imposta data, orario e posizione.
5. Tocca il segno di spunta o Invia nell'angolo in alto a destra.

L'app invia gli inviti esattamente come fanno le app desktop, e le risposte si sincronizzano su tutti i tuoi dispositivi.

Invitare partecipanti obbligatori e facoltativi

Per impostazione predefinita, tutti i partecipanti che aggiungi sono obbligatori. Contrassegnare qualcuno come facoltativo indica che la sua presenza è gradita ma non essenziale, evitando che la riunione appaia come un impegno vincolante nel suo calendario.

Nel nuovo Outlook e in Outlook sul Web:

1. Mentre crei l'evento, seleziona Assistente pianificazione (o l'area Invita partecipanti).
2. Scegli Aggiungi partecipante facoltativo e digita il nome della persona. I partecipanti obbligatori vanno nella riga principale; quelli facoltativi vanno nella riga facoltativa.

Nel classico Outlook per Windows:

1. Apri la riunione e seleziona Assistente pianificazione nella barra multifunzione.
2. Seleziona Aggiungi partecipanti oppure fai clic sull'icona accanto a ogni nome per passare tra Partecipante obbligatorio, Partecipante facoltativo e Risorsa.

L'Assistente pianificazione mostra anche le disponibilità di ciascuna persona, così puoi scegliere un orario adatto prima di inviare.

Come modificare o inviare nuovamente un invito del calendario

I piani cambiano. Quando succede, aggiorna l'invito invece di crearne uno nuovo, così i partecipanti conservano un unico evento nel proprio calendario.

1. Fai doppio clic (o tocca) sulla riunione nel calendario per aprirla. Devi essere l'organizzatore per poter modificare.
2. Cambia l'orario, la posizione, l'elenco dei partecipanti o i dettagli.
3. Seleziona Invia aggiornamento (classico Outlook) oppure Invia (nuovo Outlook e Web).
4. Se hai solo aggiunto o rimosso persone, Outlook ti chiede se inviare l'aggiornamento solo ai partecipanti aggiunti o rimossi oppure a tutti i partecipanti. Scegli l'opzione più ristretta per evitare di notificare inutilmente tutti.

Per inviare nuovamente un invito invariato a qualcuno che lo ha perso, apri l'evento, aggiungilo di nuovo e invia l'aggiornamento solo al nuovo partecipante. Se sei un partecipante e non l'organizzatore e vuoi coinvolgere qualcun altro, apri la riunione e seleziona Inoltra.

Riscrivere manualmente date e partecipanti da un thread di e-mail è la parte più lenta di tutto questo. In alternativa, seleziona i dettagli della riunione in qualsiasi e-mail o pagina Web, fai clic con il pulsante destro del mouse e lascia che l'estensione Text to Outlook Calendar analizzi data, orario e posizione in un evento Outlook pronto per l'invio. I primi cinque eventi sono gratuiti. Se utilizzi anche Gmail, scopri come creare un evento del calendario da un'e-mail in Outlook e, se hai bisogno che altri vedano la tua agenda, la nostra guida su come condividere il calendario di Outlook illustra le autorizzazioni nel dettaglio.

Domande frequenti

Come si invia un invito del calendario in Outlook?

Apri il calendario di Outlook e seleziona Nuovo evento o Nuova riunione. Aggiungi un titolo, digita gli indirizzi e-mail dei partecipanti nel campo Invita partecipanti o A, imposta data e orario, quindi seleziona Invia. Ogni partecipante riceve un invito via e-mail che può accettare, rifiutare o contrassegnare come provvisorio.

Qual è la differenza tra partecipanti obbligatori e facoltativi in Outlook?

I partecipanti obbligatori sono persone la cui presenza è essenziale, e la riunione viene registrata come un impegno vincolante nel loro calendario. I partecipanti facoltativi vengono invitati per informazione o nel caso possano partecipare, e l'evento ha meno probabilità di essere segnalato come conflitto per loro. Puoi impostarlo quando aggiungi le persone tramite l'Assistente pianificazione o la riga dei partecipanti facoltativi.

Posso inviare un invito del calendario di Outlook a qualcuno fuori dalla mia organizzazione?

Sì. Puoi invitare destinatari esterni, come indirizzi Gmail o altri indirizzi e-mail, a una riunione: riceveranno l'invito via e-mail. Possono accettarlo dalla maggior parte delle app di calendario, anche se alcune funzionalità avanzate di tracciamento delle risposte funzionano meglio quando usano un account Microsoft 365 o Outlook.com.

Come si invia nuovamente un invito del calendario in Outlook?

Apri la riunione esistente (devi essere l'organizzatore), apporta le modifiche necessarie o aggiungi semplicemente di nuovo il partecipante, quindi seleziona Invia aggiornamento nel classico Outlook oppure Invia nel nuovo Outlook e sul Web. Quando richiesto, scegli di inviare l'aggiornamento solo ai partecipanti aggiunti per non notificare tutti inutilmente.

Perché il pulsante Invia mostra Salva in Outlook?

Outlook mostra Salva invece di Invia quando nell'evento non ci sono partecipanti, perché non c'è nessuno da invitare. Non appena aggiungi almeno una persona nel campo Invita partecipanti, il pulsante passa a Invia per far partire l'invito.