Ako vytvoriť zdieľaný kalendár v programe Outlook

Ak chcete vytvoriť zdieľaný kalendár v Outlooku, vytvorte nový prázdny kalendár, potom ho zdieľajte s ľuďmi, ktorých si vyberiete, a nastavte ich úroveň povolení. V novom Outlooku pre Windows a na Outlook.com to urobíte na karte Domov v Kalendári pomocou Pridať kalendár na vytvorenie kalendára a Zdieľať kalendár na odoslanie prístupu. Táto príručka obsahuje všetky varianty: vytvorenie nového kalendára, zdieľanie existujúceho, otvorenie zdieľaného kalendára, ktorý vám niekto poslal, a používanie automatického skupinového kalendára, ktorý je súčasťou každej skupiny v Microsoft 365.

Presné tlačidlá sa medzi novým Outlookom pre Windows, klasickým Outlookom a webovou aplikáciou Outlook.com mierne líšia, takže každá sekcia nižšie uvádza menovky pre verziu, v ktorej sa nachádzate.

Krok 1: Vytvorte nový prázdny kalendár v programe Outlook

„Zdieľaný kalendár“ sa zvyčajne začína ako samostatný kalendár, ktorý vytvoríte pre tím, projekt alebo rodinu, ktorý je oddelený od vášho osobného. Tu je postup, ako ho vytvoriť v každej verzii.

Nový Outlook pre Windows / Outlook.com (web):

1. Otvorte Kalendár z ľavého navigačného panela.
2. Na karte Domov pod mriežkou kalendára vyberte položku Pridať kalendár.
3. Vyberte Vytvoriť prázdny kalendár.
4. Zadajte názov pre váš nový kalendár. V časti Pridať do vyberte, do ktorého účtu alebo kategórie kalendár patrí.
5. Vyberte Uložiť.

Klasický Outlook pre Windows:

1. V Kalendár vyberte kartu Priečinok.
2. V skupine Nový vyberte položku Nový kalendár.
3. Do poľa Názov zadajte názov kalendára.
4. V zozname Vyberte, kam umiestniť priečinok, vyberte Kalendár a potom vyberte OK.
5. Nový kalendár sa zobrazí na navigačnej table. Začiarknutím políčka ho zobrazíte.

Kalendár už existuje, ale je súkromný. Zdieľanie je ďalším krokom.

Ako zdieľať kalendár v Outlooku

Keď už kalendár existuje (alebo ak chcete jednoducho zdieľať svoj predvolený kalendár), pozvete ľudí a vyberiete, koľko môžu vidieť alebo robiť.

Nový Outlook pre Windows / Outlook.com:

1. V Kalendár na karte Domov vyberte Zdieľať kalendár.
2. Ak máte viac ako jeden kalendár, vyberte, ktorý kalendár chcete zdieľať.
3. Do poľa Zadajte e-mailovú adresu alebo meno kontaktu zadajte osobu, s ktorou chcete zdieľať. Keď sa zobrazí, vyberte ich meno alebo stlačte Enter.
4. Vyberte rozbaľovaciu ponuku vedľa ich mena a vyberte úroveň povolenia.
5. Vyberte Zdieľať.

Úrovne povolení, ktoré môžete udeliť:

• Môžem zobraziť, keď som zaneprázdnený - zobrazuje iba bloky voľného času, žiadne podrobnosti o udalosti.
• Môže zobraziť názvy a miesta - zobrazuje, keď ste zaneprázdnení, plus názvy a miesta udalostí.
• Môže zobraziť všetky podrobnosti - zobrazuje úplné informácie o udalosti.
• Môže upravovať - umožňuje osobe pridávať, meniť a odstraňovať udalosti.
• Delegát - môže upravovať a tiež odosielať alebo odpovedať na pozvánky na schôdzu vo vašom mene.

Na Outlook.com je zoznam kratší, pričom hlavné možnosti sú Môže zobraziť všetky podrobnosti a Môže upravovať. Položky, ktoré označíte ako súkromné, vždy skryjú svoje názvy a umiestnenia bez ohľadu na úroveň povolenia. Podrobnejšie informácie o tom, kto čo môže robiť, nájdete v našej príručke Povolenia kalendára Outlook a ak potrebujete odoslať iba jednorazové stretnutie, pozrite si ako odoslať pozvánku do kalendára v programe Outlook.

Alebo úplne preskočte manuálne nastavenie, keď potrebujete udalosť preniesť do zdieľaného kalendára: zvýraznite text udalosti kdekoľvek v prehliadači, kliknite pravým tlačidlom myši a [Rozšírenie Text to Outlook Calendar] (https://chromewebstore.google.com/detail/text-to-outlook-calendar/lhoblddbaaknfmmbdnddmlnhlandcain) automaticky vytvorí udalosť, časy a miesta – dátumy.

Ako pridať zdieľaný kalendár, ktorý vám niekto poslal

Ak s vami kolega zdieľal svoj kalendár, musíte si ho pridať do svojho vlastného Outlooku, aby ste ho videli. Existujú dve cesty, v závislosti od toho, ako podiel dorazil.

Prijmite e-mailovú pozvánku na zdieľanie:

1. Otvorte e-mail s pozvánkou na zdieľanie v programe Outlook.
2. V správe vyberte Prijať (alebo Pridať tento kalendár).
3. Zdieľaný kalendár sa zobrazí v časti Iné kalendáre (alebo Kalendáre ľudí) vo vašom zozname kalendárov. Začiarknutím políčka ho zobrazíte.

Pridajte zdieľaný kalendár manuálne (v rámci vašej organizácie):

1. V Kalendár na karte Domov vyberte Pridať kalendár.
2. Vyberte Pridať z adresára.
3. Vyberte účet, v ktorom chcete hľadať, a potom zadajte meno alebo e-mail osoby.
4. Vyberte osobu a potom vyberte Pridať.

Kalendár sa zobrazuje vedľa vášho kalendára a to, koľko vidíte, závisí od úrovne povolenia, ktorú vlastník udelil. Ak sa pridaný kalendár prestane aktualizovať, náš sprievodca Kalendár Outlooku sa nesynchronizuje obsahuje bežné opravy.

Skupinové kalendáre v Microsoft 365

Ak váš tím už používa skupinu v Microsoft 365 (rovnaké skupiny, ktoré poháňajú Teams a zdieľané poštové schránky), nemusíte vytvárať zdieľaný kalendár od začiatku. Každá skupina v Microsoft 365 má automaticky zdieľaný kalendár a každý člen v ňom môže plánovať a upravovať udalosti.

Ak chcete použiť skupinový kalendár:

1. V Kalendár vyhľadajte na navigačnom paneli sekciu Skupiny.
2. Rozbaľte Skupiny a vyberte skupinu, ktorej kalendár chcete otvoriť.
3. Otvorí sa kalendár skupiny. Ak chcete pridať udalosť, vyberte Nová udalosť (alebo Nová schôdza).

Keď vytvoríte udalosť v skupinovom kalendári, usporiada ju skupina, pridáte sa ako účastník a kópia sa zobrazí vo vašom osobnom kalendári. Každý člen skupiny môže vytvárať, upravovať alebo odstraňovať udalosti bez ďalších povolení nad rámec členstva v skupine. Vďaka tomu sú skupinové kalendáre najjednoduchšou možnosťou pre oddelenia, ktoré už žijú v Microsoft 365, pretože nie je potrebné nič zdieľať manuálne.

Kompromis: skupinové kalendáre sú viazané na členstvo v skupine, takže sú menej flexibilné ako samostatný zdieľaný kalendár, keď chcete jednej externej osobe poskytnúť prístup iba na zobrazenie. Na tento účel je vhodnejší prístup typu Create-and-Share z prvých dvoch sekcií.

Ktorú metódu by ste mali použiť?

• Vytvorte si prázdny kalendár a zdieľajte ho, keď chcete špeciálny kalendár (projekt, porada, rodinný rozvrh) a prísnu kontrolu nad tým, kto čo vidí.
• Zdieľajte svoj existujúci kalendár, keď kolegovia potrebujú vidieť váš rozvrh.
• Použite skupinový kalendár v Microsoft 365, keď tím už má skupinu a každý potrebuje rovnaký prístup na úpravy.

Bez ohľadu na to, akú trasu si vyberiete, pridávanie jednotlivých udalostí je časť, ktorú budete opakovať najčastejšie. Namiesto prepisovania dátumov a časov ručne, môžete vytvoriť udalosť kalendára z e-mailu v programe Outlook priamo alebo použiť rozšírenie Text to Outlook Calendar na premenu akéhokoľvek zvýrazneného textu – e-mailu, webovej stránky, správy – na udalosť vo vašom zdieľanom alebo skupinovom kalendári. Dátumy, časy, miesta a popisy sa analyzujú automaticky, takže zdieľaný kalendár, ktorý ste práve vytvorili, zostáva aktuálny bez manuálneho zadávania údajov.

Často kladené otázky

Aký je rozdiel medzi zdieľaným kalendárom a skupinovým kalendárom v Outlooku?

Zdieľaný kalendár je kalendár, ktorý vytvoríte a potom udelíte prístup konkrétnym ľuďom s úrovňou povolení, ktorú ovládate (od iba zobrazenia po úplné úpravy). Skupinový kalendár v Microsoft 365 sa vytvorí automaticky s každou skupinou a každý člen skupiny získa rovnaký prístup na úpravy bez manuálneho zdieľania. Použite zdieľaný kalendár na podrobné ovládanie a skupinový kalendár, keď celý tím potrebuje rovnaký prístup.

Môžem zdieľať kalendár Outlooku s niekým, kto používa Gmail?

Môžete poslať pozvánku na zdieľanie, ale na Outlook.com môžu používatelia, ktorí nie sú od Microsoftu, ako napríklad príjemcovia Gmailu, prijať pozvánku iba pomocou konta Outlook.com alebo Microsoft 365. Ak chcete zdieľať na ľubovoľný e-mail iba na zobrazenie, zverejnite kalendár a namiesto toho pošlite príjemcovi odkaz ICS alebo HTML. Ak chcete mať dva kalendáre v kroku, pozrite si našu príručku o synchronizácii programu Outlook s Kalendárom Google.

Ako niekomu poskytnem prístup na úpravy k môjmu kalendáru Outlook?

Otvorte Kalendár, vyberte Zdieľať kalendár na karte Domov, zadajte e-mail osoby, potom v rozbaľovacej ponuke povolení vyberte položku Môže upravovať (alebo Delegovať, ak potrebuje spravovať aj pozvánky na schôdzu) a vyberte možnosť Zdieľať. Prístup na úpravy im umožňuje pridávať, meniť a odstraňovať udalosti v kalendári.

Prečo nevidím zdieľaný kalendár, ktorý mi niekto poslal?

Najprv sa uistite, že ste prijali pozvanie na zdieľanie; kalendár sa potom zobrazí v časti Iné kalendáre alebo Kalendáre ľudí a na zobrazenie musíte začiarknuť jeho políčko. Ak ste ho prijali, ale je prázdny alebo neaktuálny, vlastník možno udelil iba povolenie na zaneprázdnenosť alebo kalendár môže potrebovať obnovenie synchronizácie. Ak chcete vynútiť aktualizáciu, reštartujte program Outlook alebo odstráňte a znova pridajte kalendár.

Môžem vytvoriť zdieľaný kalendár v bezplatnej webovej aplikácii Outlook.com?

áno. V Outlook.com otvorte Kalendár, pomocou Pridať kalendár vytvorte prázdny kalendár a potom vyberte Zdieľať kalendár a pozvite ľudí. Webová aplikácia ponúka možnosť zobraziť všetky podrobnosti a môže upraviť ako hlavné možnosti povolenia, čo stačí na väčšinu osobných zdieľaní a zdieľaní v malých tímoch.