Ako poslať pozvánku do kalendára v programe Outlook

Ak chcete poslať pozvánku kalendára v Outlooku, otvorte svoj kalendár, vytvorte Novú udalosť (alebo Novú schôdzu), pridajte požadovaných ľudí do poľa účastníka, nastavte dátum a čas a vyberte Odoslať. Outlook každému pošle e-mailom pozvánku, ktorú môže prijať, odmietnuť alebo označiť ako nezáväznú a udalosť sa zobrazí vo vašom aj ich kalendári. Presné tlačidlá sa mierne líšia medzi novým Outlookom pre Windows, Outlookom na webe, klasickým Outlookom a mobilnou aplikáciou, takže táto príručka pokrýva všetky štyri, plus ako oddeliť povinných a voliteľných účastníkov a ako neskôr upraviť alebo znova odoslať pozvánku.

Odošlite pozvánku do kalendára v novom Outlooku pre Windows

Nový Outlook pre Windows je prepracovaný klient, ktorý spoločnosť Microsoft teraz dodáva štandardne. Tok odzrkadľuje Outlook na webe.

1. Vyberte ikonu Kalendár na ľavom navigačnom paneli.
2. Na karte Domov vyberte položku Nová udalosť.
3. Zadajte názov do poľa názvu udalosti.
4. V riadku s účastníkmi (s označením Pozvať účastníkov) začnite písať meno alebo e-mailovú adresu a vyberte osobu z návrhov.
5. Nastavte dátum a čas Začiatok a Koniec. Prepnite Celý deň na celodennú udalosť.
6. Pridajte Miesto alebo zapnite Schôdza v tímoch pre online stretnutie.
7. Vyberte Odoslať.

Každý, koho ste pridali, dostane e-mailovú pozvánku. Ich odpovede (Áno, Nie, Možno) sa vrátia k udalosti, takže môžete sledovať, kto príde.

Ako odoslať pozvánku kalendára v Outlooku na webe

Prostredie outlook.com a Outlook na webe je takmer totožné s novým Outlookom pre Windows.

1. Prejdite do svojho kalendára výberom ikony Kalendár.
2. Vyberte Nová udalosť.
3. Pridajte názov a potom zadajte mená účastníkov alebo e-mailové adresy do poľa Pozvať účastníkov.
4. Vyberte dátum a čas a pridajte umiestnenie alebo prepojenie na Teams.
5. Vyberte Odoslať.

Ak si chcete zablokovať iba svoj vlastný čas a nikoho neupozorniť, nechajte pole účastníka prázdne a tlačidlo Odoslať sa namiesto toho zmení na Uložiť.

Alebo preskočte manuálne kroky: zvýraznite text udalosti kdekoľvek v prehliadači, kliknite pravým tlačidlom myši a [Rozšírenie Text to Outlook Calendar] (https://chromewebstore.google.com/detail/text-to-outlook-calendar/lhoblddbaaknfmmbdnddmlnhlandcain) vytvorí udalosť za vás – dátumy, časy a miesta sa vyplnia automaticky. Je to praktické, keď vám niekto pošle e-mail s dátumom a vy ho radšej nebudete prepisovať do novej udalosti.

Odošlite pozvánku do kalendára v klasickom Outlooku pre Windows

Klasický Outlook (staršie rozhranie s páskou na pracovnej ploche) používa pre pozvánky slovo „Stretnutie“ namiesto „Udalosť“.

1. Otvorte Kalendár jeho výberom v spodnej časti navigačnej tably.
2. Na karte Domov vyberte položku Nová schôdza (alebo stlačte Ctrl+Shift+Q). Môžete si tiež vybrať Nové položky > Stretnutie.
3. Do riadku Komu zadajte mená alebo e-mailové adresy vašich účastníkov.
4. Pridajte Predmet, Miesto a čas začiatku a konca.
5. Vyberte Odoslať.

Ak ste už vytvorili bežnú schôdzku, môžete ju previesť: otvorte ju a na páse s nástrojmi vyberte Pozvať účastníkov, čím sa pridá riadok Komu a schôdzka sa zmení na pozvánku na schôdzu.

Odošlite pozvánku do kalendára z mobilnej aplikácie Outlook

Aplikácia Outlook pre iPhone a Android spracováva pozvánky niekoľkými klepnutiami.

1. Otvorte aplikáciu Outlook a klepnite na ikonu Kalendár v spodnej časti.
2. Klepnutím na tlačidlo + (plus) vytvorte novú udalosť.
3. Zadajte názov, potom klepnite na Ľudia (alebo Pozvaní) a pridajte účastníkov.
4. Nastavte dátum, čas a miesto.
5. Klepnite na začiarknutie alebo Odoslať v pravom hornom rohu.

Aplikácia posiela pozvánky rovnakým spôsobom ako desktopové aplikácie a odpovede sa spätne synchronizujú na všetkých vašich zariadeniach.

Pozvanie povinných vs. nepovinných účastníkov

V predvolenom nastavení je každý, koho pridáte, povinný účastník. Ak niekoho označíte ako voliteľného, ​​poviete mu, že jeho prítomnosť je príjemná, a zabráni tomu, aby sa schôdza v kalendári zobrazovala ako ťažký konflikt.

V novom Outlooku a Outlooku na webe:

1. Pri vytváraní udalosti vyberte Asistent plánovania (alebo oblasť Pozvať účastníkov).
2. Zvoľte Pridať voliteľného účastníka a zadajte jeho meno. Požadovaní účastníci idú v hlavnej línii; voliteľné idú do voliteľného riadku.

V klasickom Outlooku pre Windows:

1. Otvorte schôdzu a na páse s nástrojmi vyberte Asistent plánovania.
2. Vyberte Pridať účastníkov alebo kliknutím na ikonu vedľa každého mena prepnite medzi Povinný účastník, Voliteľný účastník a Zdroj.

Asistent plánovania tiež zobrazuje voľné/zaneprázdnené časy každej osoby, takže si pred odoslaním môžete vybrať slot, ktorý funguje.

Ako upraviť alebo znova odoslať pozvánku do kalendára

Plány sa menia. Keď tak urobia, aktualizujte pozvánku namiesto vytvárania novej, aby si účastníci nechali vo svojom kalendári jednu udalosť.

1. Dvakrát kliknite (alebo klepnite) na schôdzu v kalendári, aby ste ju otvorili. Ak chcete upraviť, musíte byť organizátor.
2. Zmeňte čas, miesto, zoznam účastníkov alebo podrobnosti.
3. Vyberte Odoslať aktualizáciu (klasický Outlook) alebo Odoslať (nový Outlook a web).
4. Ak ste pridali alebo odstránili iba ľudí, Outlook sa opýta, či chcete aktualizáciu odoslať len pridaným alebo odstráneným účastníkom alebo všetkým účastníkom. Vyberte si užšiu možnosť, aby ste sa vyhli spamovaniu všetkých upozornení, ktoré nepotrebujú.

Ak chcete znova odoslať nezmenenú pozvánku niekomu, kto ju stratil, otvorte udalosť, znova ich pridajte a odošlite aktualizáciu iba novému účastníkovi. Ak ste účastník a nie organizátor a chcete niekoho pripojiť, otvorte schôdzu a vyberte Preposlať.

Ručné prepisovanie dátumov a účastníkov z e-mailového vlákna je pomalá časť toho všetkého. Namiesto toho zvýraznite podrobnosti schôdzky v ľubovoľnom e-maile alebo webovej stránke, kliknite pravým tlačidlom myši a nechajte [rozšírenie Text to Outlook Calendar] (https://chromewebstore.google.com/detail/text-to-outlook-calendar/lhoblddbaaknfmmbdnddmlnhlandcain) analyzovať dátum, čas a miesto do udalosti Outlooku pripravenej na odoslanie. Prvých päť podujatí je zadarmo. Ak žijete aj v Gmaile, prečítajte si, ako vytvoriť udalosť kalendára z e-mailu v programe Outlook, a ak potrebujete, aby ostatní videli váš plán, náš sprievodca ako zdieľať kalendár Outlook vás prevedie povoleniami.

Často kladené otázky

Ako odošlem pozvánku do kalendára v programe Outlook?

Otvorte kalendár programu Outlook a vyberte položku Nová udalosť alebo Nová schôdza. Pridajte názov, zadajte e-mailové adresy účastníkov do poľa Pozvať účastníkov alebo Komu, nastavte dátum a čas a potom vyberte Odoslať. Každý účastník dostane e-mailovú pozvánku, ktorú môže prijať, odmietnuť alebo označiť ako nezáväznú.

Aký je rozdiel medzi povinnými a voliteľnými účastníkmi v programe Outlook?

Povinnými účastníkmi sú ľudia, ktorých prítomnosť je nevyhnutná a stretnutie sa zapíše ako pevný záväzok do ich kalendára. Voliteľní účastníci sú pozvaní na informovanie alebo v prípade, že sa môžu pripojiť, a je menej pravdepodobné, že udalosť pre nich bude označená za vážny konflikt. Môžete to nastaviť pri pridávaní ľudí cez Asistenta plánovania alebo voliteľný riadok pre účastníkov.

Môžem poslať pozvánku kalendára Outlook niekomu mimo mojej organizácie?

áno. Na stretnutie môžete pozvať externých príjemcov, ako je Gmail alebo iné e-mailové adresy, ktorí dostanú pozvánku e-mailom. Môžu to prijať z väčšiny aplikácií kalendára, hoci niektoré pokročilé sledovanie odozvy funguje najlepšie, keď používajú konto Microsoft 365 alebo Outlook.com.

Ako znova odošlem pozvánku kalendára v Outlooku?

Otvorte existujúcu schôdzu (musíte byť organizátor), vykonajte potrebné zmeny alebo jednoducho znova pridajte účastníka a potom vyberte Odoslať aktualizáciu v klasickom Outlooku alebo Odoslať v novom Outlooku a na webe. Keď sa zobrazí výzva, vyberte možnosť odoslať aktualizáciu iba pridaným účastníkom, aby ste zbytočne neupozorňovali všetkých.

Prečo sa tlačidlo Odoslať v Outlooku zobrazuje ako Uložiť?

Outlook zobrazuje Uložiť namiesto Odoslať, keď na udalosti nie sú žiadni účastníci, pretože nie je koho pozvať. Hneď ako pridáte aspoň jednu osobu do poľa Pozvať účastníkov, tlačidlo sa prepne na Odoslať, takže pozvánka zhasne.