Como Criar um Calendário Compartilhado no Outlook

Para criar um calendário compartilhado no Outlook, você cria um novo calendário em branco e depois o compartilha com as pessoas que escolher, definindo o nível de permissão de cada uma. No novo Outlook para Windows e no Outlook.com, você faz isso pela guia Início do Calendário, usando Adicionar Calendário para criar o calendário e Compartilhar calendário para enviar o acesso. Este guia percorre todas as variantes: criar um calendário do zero, compartilhar um existente, abrir um calendário compartilhado que alguém enviou a você e usar o calendário de grupo automático que acompanha cada grupo do Microsoft 365.

Os botões variam um pouco entre o novo Outlook para Windows, o Outlook clássico e o aplicativo Web Outlook.com, portanto cada seção abaixo identifica os rótulos da versão que você está usando.

Etapa 1: Criar um novo calendário em branco no Outlook

Um "calendário compartilhado" geralmente começa como um calendário separado que você cria para uma equipe, projeto ou família, mantido à parte do seu calendário pessoal. Veja como criá-lo em cada versão.

Novo Outlook para Windows / Outlook.com (Web):

1. Abra o Calendário no painel de navegação esquerdo.
2. Na guia Início, abaixo da grade do calendário, selecione Adicionar Calendário.
3. Selecione Criar calendário em branco.
4. Insira um nome para o novo calendário. Em Adicionar a, escolha a conta ou categoria à qual o calendário pertence.
5. Selecione Salvar.

Outlook clássico para Windows:

1. Em Calendário, selecione a guia Pasta.
2. No grupo Novo, selecione Novo Calendário.
3. Na caixa Nome, digite um nome para o calendário.
4. Na lista Selecionar onde colocar a pasta, selecione Calendário e depois OK.
5. O novo calendário aparece no Painel de Navegação. Marque a caixa de seleção para visualizá-lo.

O calendário agora existe, mas é privado. Compartilhá-lo é o próximo passo.

Como compartilhar um calendário no Outlook

Assim que o calendário existir (ou se você simplesmente quiser compartilhar seu calendário padrão), convide pessoas e escolha quanto elas podem ver ou fazer.

Novo Outlook para Windows / Outlook.com:

1. Em Calendário, na guia Início, selecione Compartilhar calendário.
2. Se você tiver mais de um calendário, escolha qual deseja compartilhar.
3. Na caixa Inserir um endereço de e-mail ou nome de contato, digite a pessoa com quem deseja compartilhar. Selecione o nome quando aparecer ou pressione Enter.
4. Selecione o menu suspenso ao lado do nome e escolha um nível de permissão.
5. Selecione Compartilhar.

Níveis de permissão que você pode conceder:

• Pode ver quando estou ocupado — exibe apenas blocos livre/ocupado, sem detalhes dos eventos.
• Pode ver títulos e locais — exibe quando você está ocupado mais os títulos e locais dos eventos.
• Pode ver todos os detalhes — exibe as informações completas do evento.
• Pode editar — permite que a pessoa adicione, altere e exclua eventos.
• Delegado — pode editar e também enviar ou responder a convites de reunião em seu nome.

No Outlook.com a lista é menor, com Pode ver todos os detalhes e Pode editar como opções principais. Itens marcados como privados sempre ocultam seus títulos e locais, independentemente do nível de permissão. Para uma análise mais detalhada sobre quem pode fazer o quê, consulte nosso guia sobre permissões do calendário do Outlook e, se você só precisar enviar uma reunião pontual, veja como enviar um convite de calendário no Outlook.

Ou pule toda a configuração manual quando só precisar adicionar um evento a um calendário compartilhado: destaque o texto do evento em qualquer lugar no navegador, clique com o botão direito e a extensão Text to Outlook Calendar cria o evento para você — datas, horários e locais preenchidos automaticamente.

Como adicionar um calendário compartilhado que alguém enviou a você

Se um colega compartilhou o calendário dele com você, você precisa adicioná-lo ao seu próprio Outlook para visualizá-lo. Há dois caminhos, dependendo de como o compartilhamento chegou.

Aceitar um convite de compartilhamento por e-mail:

1. Abra o e-mail de convite de compartilhamento no Outlook.
2. Selecione Aceitar (ou Adicionar este calendário) na mensagem.
3. O calendário compartilhado aparece em Outros calendários (ou Calendários de pessoas) na sua lista de calendários. Marque a caixa de seleção para exibi-lo.

Adicionar um calendário compartilhado manualmente (dentro da sua organização):

1. Em Calendário, na guia Início, selecione Adicionar Calendário.
2. Selecione Adicionar do diretório.
3. Escolha a conta para pesquisar e digite o nome ou e-mail da pessoa.
4. Selecione a pessoa e depois Adicionar.

O calendário aparece ao lado do seu, e o quanto você pode ver depende do nível de permissão concedido pelo proprietário. Se um calendário que você adicionou parar de ser atualizado, nosso guia Calendário do Outlook não está sincronizando cobre as soluções mais comuns.

Calendários de grupo no Microsoft 365

Se sua equipe já usa um grupo do Microsoft 365 (os mesmos grupos que alimentam o Teams e caixas de correio compartilhadas), você não precisa criar um calendário compartilhado do zero. Cada grupo do Microsoft 365 tem um calendário compartilhado automaticamente, e todos os membros podem agendar e editar eventos nele.

Para usar um calendário de grupo:

1. Em Calendário, procure no painel de navegação a seção Grupos.
2. Expanda Grupos e selecione o grupo cujo calendário você deseja abrir.
3. O calendário do grupo é aberto. Selecione Novo evento (ou Nova reunião) para adicionar um evento.

Quando você cria um evento em um calendário de grupo, ele é organizado pelo grupo, você é adicionado como participante e uma cópia fica no seu calendário pessoal. Qualquer membro do grupo pode criar, editar ou excluir eventos sem permissões extras além da participação no grupo. Isso torna os calendários de grupo a opção mais simples para departamentos que já estão dentro do Microsoft 365, pois não há nada para compartilhar manualmente.

A contrapartida: os calendários de grupo estão vinculados à participação no grupo, portanto são menos flexíveis do que um calendário compartilhado independente quando você deseja dar a uma única pessoa de fora acesso somente de exibição. Para isso, a abordagem de criar e compartilhar das duas primeiras seções é mais adequada.

Qual método você deve usar?

• Crie um calendário em branco e compartilhe-o quando quiser um calendário dedicado (projeto, plantão, agenda familiar) e controle rígido sobre quem vê o quê.
• Compartilhe seu calendário existente quando os colegas precisarem apenas de visibilidade sobre sua agenda.
• Use um calendário de grupo do Microsoft 365 quando uma equipe já tiver um grupo e todos precisarem de acesso de edição igual.

Independentemente do caminho escolhido, adicionar eventos individuais é a parte que você repetirá com mais frequência. Em vez de redigitar datas e horários à mão, você pode criar um evento de calendário a partir de um e-mail no Outlook diretamente, ou usar a extensão Text to Outlook Calendar para transformar qualquer texto destacado — um e-mail, uma página da Web, uma mensagem — em um evento no seu calendário compartilhado ou de grupo com um clique com o botão direito. Datas, horários, locais e descrições são analisados automaticamente, para que o calendário compartilhado que você acabou de criar fique sempre atualizado sem entrada manual de dados.

Perguntas Frequentes

Qual é a diferença entre um calendário compartilhado e um calendário de grupo no Outlook?

Um calendário compartilhado é aquele que você cria e concede acesso a pessoas específicas, com um nível de permissão que você controla (de somente exibição a edição completa). Um calendário de grupo do Microsoft 365 é criado automaticamente com cada grupo, e todos os membros obtêm acesso de edição igual sem compartilhamento manual. Use um calendário compartilhado para controle granular e um calendário de grupo quando toda uma equipe precisar do mesmo acesso.

Posso compartilhar um calendário do Outlook com alguém que usa o Gmail?

Você pode enviar o convite de compartilhamento, mas no Outlook.com usuários não-Microsoft, como destinatários do Gmail, só podem aceitá-lo usando uma conta do Outlook.com ou Microsoft 365. Para compartilhamento somente de exibição com qualquer e-mail, publique o calendário e envie ao destinatário o link ICS ou HTML. Para manter dois calendários sincronizados, consulte nosso guia sobre sincronização do Outlook com o Google Calendar.

Como concedo a alguém acesso de edição ao meu calendário do Outlook?

Abra o Calendário, selecione Compartilhar calendário na guia Início, insira o e-mail da pessoa, escolha Pode editar (ou Delegado, se ela também precisar gerenciar convites de reunião) no menu suspenso de permissões e selecione Compartilhar. O acesso de edição permite que ela adicione, altere e exclua eventos nesse calendário.

Por que não consigo ver o calendário compartilhado que alguém me enviou?

Primeiro, verifique se você aceitou o convite de compartilhamento; o calendário então aparece em Outros calendários ou Calendários de pessoas, e você precisa marcar a caixa de seleção para exibi-lo. Se você aceitou, mas ele está em branco ou desatualizado, o proprietário pode ter concedido apenas permissão de disponibilidade, ou o calendário pode precisar de uma atualização de sincronização. Reinicie o Outlook ou remova e adicione novamente o calendário para forçar uma atualização.

Posso criar um calendário compartilhado no aplicativo Web gratuito Outlook.com?

Sim. No Outlook.com, abra o Calendário, use Adicionar calendário para criar um calendário em branco e selecione Compartilhar calendário para convidar pessoas. O aplicativo Web oferece Pode ver todos os detalhes e Pode editar como opções principais de permissão, o que é suficiente para a maioria dos compartilhamentos pessoais e de pequenas equipes.