Como Enviar um Convite de Calendário no Outlook

Para enviar um convite de calendário no Outlook, abra seu calendário, crie um Novo Evento (ou Nova Reunião), adicione as pessoas que deseja no campo de participantes, defina a data e o horário e selecione Enviar. O Outlook envia um convite por e-mail para todos, que poderão aceitar, recusar ou marcar como Talvez, e o evento é adicionado ao seu calendário e ao deles. Os botões variam um pouco entre o novo Outlook para Windows, o Outlook na Web, o Outlook clássico e o aplicativo móvel, por isso este guia cobre os quatro, além de como separar participantes obrigatórios e opcionais e como editar ou reenviar um convite posteriormente.

Enviar um convite de calendário no novo Outlook para Windows

O novo Outlook para Windows é o cliente redesenhado que a Microsoft agora envia por padrão. O fluxo é espelhado no Outlook na Web.

1. Selecione o ícone Calendário no painel de navegação esquerdo.
2. Na guia Início, selecione Novo Evento.
3. Digite um título no campo do nome do evento.
4. Na linha de participantes (identificada como Convidar participantes), comece a digitar um nome ou endereço de e-mail e selecione a pessoa nas sugestões.
5. Defina a data e o horário de Início e Fim. Ative Dia inteiro para um evento de dia todo.
6. Adicione um Local ou ative Reunião do Teams para uma reunião online.
7. Selecione Enviar.

Todos que você adicionou recebem um convite por e-mail. As respostas deles (Sim, Não, Talvez) aparecem no evento para que você possa acompanhar quem vai comparecer.

Como enviar um convite de calendário no Outlook na Web

A experiência do outlook.com e do Outlook na Web é praticamente idêntica à do novo Outlook para Windows.

1. Acesse seu calendário selecionando o ícone Calendário.
2. Selecione Novo Evento.
3. Adicione um título e insira nomes de participantes ou endereços de e-mail no campo Convidar participantes.
4. Escolha a data e o horário e adicione um local ou link do Teams.
5. Selecione Enviar.

Se você quiser apenas reservar o seu próprio horário sem notificar ninguém, deixe o campo de participantes vazio e o botão Enviar se transforma em Salvar.

Ou pule as etapas manuais: destaque o texto do evento em qualquer lugar no navegador, clique com o botão direito e a extensão Text to Outlook Calendar cria o evento para você — datas, horários e locais preenchidos automaticamente. É muito útil quando alguém lhe envia uma data por e-mail e você prefere não redigitá-la em um novo evento.

Enviar um convite de calendário no Outlook clássico para Windows

O Outlook clássico (a interface de faixa de opções mais antiga para desktop) usa a palavra "Reunião" em vez de "Evento" para convites.

1. Abra o Calendário selecionando-o na parte inferior do painel de navegação.
2. Na guia Início, selecione Nova Reunião (ou pressione Ctrl+Shift+Q). Você também pode escolher Novos Itens > Reunião.
3. Na linha Para, digite os nomes ou endereços de e-mail dos seus participantes.
4. Adicione um Assunto, um Local e os horários de início e término.
5. Selecione Enviar.

Se você já criou um compromisso regular, pode convertê-lo: abra-o e selecione Convidar Participantes na faixa de opções, o que adiciona uma linha Para e transforma o compromisso em um convite de reunião.

Enviar um convite de calendário pelo aplicativo móvel do Outlook

O aplicativo Outlook para iPhone e Android lida com convites em alguns toques.

1. Abra o aplicativo Outlook e toque no ícone Calendário na parte inferior.
2. Toque no botão + (mais) para criar um novo evento.
3. Insira um título e depois toque em Pessoas (ou Convidados) para adicionar participantes.
4. Defina a data, o horário e o local.
5. Toque na marca de seleção ou em Enviar no canto superior direito.

O aplicativo envia os convites da mesma forma que os aplicativos para desktop, e as respostas são sincronizadas em todos os seus dispositivos.

Convidar participantes obrigatórios e opcionais

Por padrão, todos que você adiciona são participantes obrigatórios. Marcar alguém como opcional indica que a presença dele seria bem-vinda, mas não é essencial, e evita que a reunião apareça como um conflito definitivo no calendário deles.

No novo Outlook e no Outlook na Web:

1. Ao criar o evento, selecione o Assistente de Agendamento (ou a área Convidar participantes).
2. Escolha Adicionar participante opcional e digite o nome. Os participantes obrigatórios ficam na linha principal; os opcionais ficam na linha opcional.

No Outlook clássico para Windows:

1. Abra a reunião e selecione Assistente de Agendamento na faixa de opções.
2. Selecione Adicionar Participantes ou clique no ícone ao lado de cada nome para alternar entre Participante Obrigatório, Participante Opcional e Recurso.

O Assistente de Agendamento também exibe os horários livres/ocupados de cada pessoa para que você possa escolher um horário conveniente antes de enviar.

Como editar ou reenviar um convite de calendário

Os planos mudam. Quando isso acontece, atualize o convite em vez de criar um novo, para que os participantes mantenham um único evento no calendário.

1. Clique duas vezes (ou toque) na reunião no seu calendário para abri-la. Você precisa ser o organizador para editar.
2. Altere o horário, o local, a lista de participantes ou os detalhes.
3. Selecione Enviar Atualização (Outlook clássico) ou Enviar (novo Outlook e Web).
4. Se você apenas adicionou ou removeu pessoas, o Outlook pergunta se deseja enviar a atualização somente para os participantes adicionados ou removidos ou para todos os participantes. Escolha a opção mais restrita para não incomodar todos com uma notificação desnecessária.

Para reenviar um convite inalterado a alguém que o perdeu, abra o evento, adicione-o novamente e envie a atualização apenas para o novo participante. Se você é um participante e não o organizador e quiser incluir alguém, abra a reunião e selecione Encaminhar.

Redigitar datas e participantes de um encadeamento de e-mails é a parte mais lenta de tudo isso. Em vez disso, destaque os detalhes da reunião em qualquer e-mail ou página da Web, clique com o botão direito e deixe a extensão Text to Outlook Calendar analisar a data, o horário e o local para criar um evento do Outlook pronto para enviar. Os primeiros cinco eventos são gratuitos. Se você também usa o Gmail, veja como criar um evento de calendário a partir de um e-mail no Outlook e, se precisar que outras pessoas vejam sua agenda, nosso guia sobre como compartilhar seu calendário do Outlook explica as permissões.

Perguntas Frequentes

Como envio um convite de calendário no Outlook?

Abra seu calendário do Outlook e selecione Novo Evento ou Nova Reunião. Adicione um título, digite os endereços de e-mail dos participantes no campo Convidar participantes ou Para, defina a data e o horário e selecione Enviar. Cada participante recebe um convite por e-mail que pode aceitar, recusar ou marcar como Talvez.

Qual é a diferença entre participantes obrigatórios e opcionais no Outlook?

Os participantes obrigatórios são pessoas cuja presença é essencial, e a reunião aparece como um compromisso firme no calendário deles. Os participantes opcionais são convidados por informação ou caso possam comparecer, e o evento tem menos probabilidade de ser marcado como um conflito definitivo para eles. Você pode definir isso ao adicionar pessoas pelo Assistente de Agendamento ou pela linha de participante opcional.

Posso enviar um convite de calendário do Outlook para alguém de fora da minha organização?

Sim. Você pode convidar destinatários externos, como endereços do Gmail ou outros e-mails, para uma reunião, e eles receberão o convite por e-mail. Eles podem aceitá-lo na maioria dos aplicativos de calendário, embora alguns recursos avançados de rastreamento de respostas funcionem melhor quando usam uma conta do Microsoft 365 ou Outlook.com.

Como reenvio um convite de calendário no Outlook?

Abra a reunião existente (você precisa ser o organizador), faça as alterações necessárias ou simplesmente adicione o participante novamente e selecione Enviar Atualização no Outlook clássico ou Enviar no novo Outlook e na Web. Quando solicitado, escolha enviar a atualização apenas para os participantes adicionados para não notificar todos desnecessariamente.

Por que o botão Enviar aparece como Salvar no Outlook?

O Outlook exibe Salvar em vez de Enviar quando não há participantes no evento, pois não há ninguém para convidar. Assim que você adicionar pelo menos uma pessoa ao campo Convidar participantes, o botão muda para Enviar e o convite é disparado.