Como Compartilhar o Calendário do Outlook com Outras Pessoas
Para compartilhar seu calendário do Outlook, abra o Calendário, selecione Compartilhar (ou Compartilhar Calendário), insira o endereço de e-mail da pessoa, escolha um nível de permissão como Pode ver todos os detalhes ou Pode editar e selecione Compartilhar. O destinatário recebe um convite por e-mail; depois de aceitar, seu calendário aparece ao lado do dele. As etapas são ligeiramente diferentes no novo Outlook para Windows, no Outlook na Web e no Outlook clássico, e o compartilhamento com pessoas de fora da sua organização tem suas próprias regras. Este guia percorre todas as versões, explica cada nível de permissão e abrange a publicação de um calendário como link público.
Como compartilhar seu calendário do Outlook no novo Outlook e na Web
O novo Outlook para Windows e o Outlook na Web (outlook.com) usam a mesma interface, portanto as etapas são idênticas.
- Selecione o ícone Calendário no painel de navegação.
- Na guia Início, selecione Compartilhar calendário (em alguns layouts, é simplesmente Compartilhar na barra de ferramentas).
- Se você tiver mais de um calendário, escolha o que deseja compartilhar.
- Na caixa, digite o nome ou o endereço de e-mail da pessoa com quem deseja compartilhar.
- Selecione o nível de permissão no menu suspenso ao lado do nome dela.
- Selecione Compartilhar.
A pessoa recebe um convite por e-mail. Quando ela aceita, seu calendário aparece na lista de calendários dela com o nível de permissão escolhido. Você pode alterar ou revogar o acesso a qualquer momento voltando a Compartilhar calendário e editando a entrada, ou selecionando o ícone de lixeira para removê-la.
Como compartilhar meu calendário do Outlook no Outlook clássico para Windows
O Outlook clássico (o aplicativo desktop tradicional com faixa de opções) usa uma caixa de diálogo Propriedades do Calendário em vez do painel integrado.
- Selecione Calendário na parte inferior do painel de navegação.
- Na guia Início, selecione Compartilhar Calendário e escolha o calendário no menu suspenso.
- Na caixa de diálogo Propriedades do Calendário, selecione Adicionar.
- Pesquise ou digite os endereços de e-mail das pessoas com quem deseja compartilhar e selecione OK.
- Selecione cada nome, escolha um nível de permissão e selecione OK.
O Outlook clássico também pode enviar um instantâneo estático por e-mail: selecione Enviar por E-mail na guia Início para enviar uma exibição somente leitura de um intervalo de datas como mensagem, o que é útil para solicitações pontuais em que o acesso contínuo seria excessivo.
Antes de configurar isso manualmente, lembre-se de que a parte mais lenta do trabalho com calendários geralmente é inserir eventos, não compartilhá-los. Destaque o texto do evento em qualquer lugar no navegador, clique com o botão direito e a extensão Text to Outlook Calendar cria o evento para você — datas, horários e locais preenchidos automaticamente — para que o calendário que você está compartilhando fique sempre atualizado.
Níveis de permissão do calendário do Outlook explicados
Ao compartilhar, você decide exatamente quanto cada pessoa pode ver ou fazer. O Outlook oferece os seguintes níveis de acesso:
- Pode ver quando estou ocupado — exibe apenas sua disponibilidade livre/ocupada, sem títulos ou detalhes dos eventos. É a melhor opção para coordenar horários de reuniões sem revelar o que você está fazendo.
- Pode ver títulos e locais — exibe disponibilidade mais o assunto e o local de cada evento, mas não o corpo ou os participantes.
- Pode ver todos os detalhes — exibe o conteúdo completo de cada evento, somente leitura. Ideal para um assistente ou colega que precisa de contexto, mas não deve fazer alterações.
- Pode editar — a pessoa pode ver tudo e adicionar, alterar ou excluir eventos em seu nome.
- Delegado — a pessoa pode editar seu calendário e também enviar e responder a convites de reunião em seu nome, além de, opcionalmente, receber solicitações de reunião. Este é o nível mais alto e deve ser reservado para um assistente executivo ou alguém de plena confiança.
Escolha o nível mais baixo que atenda à necessidade. Você sempre pode elevar o acesso de alguém mais tarde. Para uma análise mais detalhada sobre quem pode fazer o quê, consulte nosso guia sobre permissões do calendário do Outlook.
Compartilhar seu calendário do Outlook com pessoas de fora da sua organização
O compartilhamento externo (por exemplo, com um endereço do Gmail ou um cliente em outra empresa) funciona, mas com limitações.
- Use o Outlook na Web para o compartilhamento externo mais confiável se você tiver uma caixa de correio do Microsoft 365 ou Exchange Online.
- Siga as mesmas etapas de Compartilhar calendário acima e insira o endereço de e-mail externo.
- Escolha um dos níveis somente de exibição: Pode ver quando estou ocupado, Pode ver títulos e locais ou Pode ver todos os detalhes.
Você não pode conceder acesso de Pode editar ou Delegado a pessoas de fora da sua organização — esses níveis são somente internos. Os destinatários externos também têm a melhor experiência quando abrem o calendário compartilhado com uma conta do Microsoft 365 ou Outlook.com; alguns outros provedores de e-mail exibirão apenas informações de disponibilidade. Se você vir a mensagem "Este calendário não pode ser compartilhado", o administrador da sua organização restringiu o compartilhamento externo e você precisará publicar o calendário (veja abaixo) ou solicitar que a TI habilite o recurso.
Se a pessoa com quem você está compartilhando usa o Google Calendar, pode ser mais simples sincronizar seu calendário do Outlook com o Google Calendar para que os dois lados fiquem sempre atualizados automaticamente.
Como publicar um calendário do Outlook como link público
Publicar cria um link que qualquer pessoa pode abrir sem ter uma conta do Outlook — ideal para uma agenda de equipe, um calendário público de eventos ou um embed em site.
- No Outlook na Web, selecione Configurações (o ícone de engrenagem).
- Vá para Calendário > Calendários compartilhados.
- Em Publicar um calendário, escolha o calendário e o nível de detalhe a expor.
- Selecione Publicar.
- Copie os links gerados pelo Outlook:
- O link HTML abre uma exibição somente leitura do seu calendário em qualquer navegador da Web.
- O link ICS permite que as pessoas se inscrevam no seu calendário no próprio aplicativo (Outlook, Google Calendar, Apple Calendar) para que as atualizações fluam automaticamente.
Os calendários publicados são somente leitura e acessíveis a qualquer pessoa que tenha o link; portanto, publique apenas as informações com as quais você está confortável em tornar públicas. Para parar de compartilhar, volte à mesma tela e selecione Cancelar publicação.
Manter um calendário compartilhado ou publicado útil significa mantê-lo preenchido. Em vez de redigitar cada data de um e-mail ou página da Web, destaque os detalhes, clique com o botão direito e deixe a extensão Text to Outlook Calendar transformá-los em um evento adequado em segundos. Os primeiros cinco eventos são gratuitos. Se você está configurando um calendário de equipe do zero, nosso guia sobre como criar um calendário compartilhado no Outlook é o próximo passo.
Perguntas Frequentes
Como compartilho meu calendário do Outlook com alguém?
Abra o Calendário, selecione Compartilhar ou Compartilhar Calendário, digite o endereço de e-mail da pessoa, escolha um nível de permissão como Pode ver todos os detalhes ou Pode editar e selecione Compartilhar. Ela receberá um convite por e-mail e, após aceitar, seu calendário aparecerá na lista de calendários dela no nível de acesso selecionado.
Quais são os níveis de permissão do calendário do Outlook?
O Outlook oferece cinco níveis: Pode ver quando estou ocupado (somente disponibilidade), Pode ver títulos e locais, Pode ver todos os detalhes (somente leitura completo), Pode editar (pode adicionar e alterar eventos) e Delegado (pode editar e também enviar e responder a convites de reunião em seu nome). Escolha o nível mais baixo que atenda à necessidade da pessoa.
Posso compartilhar meu calendário do Outlook com alguém de fora da minha organização?
Sim, mas o compartilhamento externo está limitado a níveis somente de exibição: Pode ver quando estou ocupado, Pode ver títulos e locais ou Pode ver todos os detalhes. Você não pode conceder acesso de Pode editar ou Delegado externamente. Se o compartilhamento estiver totalmente bloqueado, o administrador o restringiu, e você pode publicar o calendário como link.
Qual é a diferença entre compartilhar e publicar um calendário do Outlook?
Compartilhar convida pessoas específicas e exige que elas aceitem, concedendo acesso vinculado à conta delas. Publicar gera um link HTML ou ICS público que qualquer pessoa com o link pode abrir ou se inscrever sem uma conta do Outlook. Use o compartilhamento para indivíduos e a publicação para um calendário somente leitura público ou de equipe.
Por que não consigo compartilhar meu calendário do Outlook?
Se você vir a mensagem "Este calendário não pode ser compartilhado", o administrador da sua organização provavelmente desabilitou o compartilhamento externo de calendários, ou você está tentando conceder acesso de edição/delegado a alguém de fora da sua organização, o que não é permitido. Tente um nível de permissão somente de exibição, use o Outlook na Web ou publique o calendário como link.