Comment créer un calendrier partagé dans Outlook

Pour créer un calendrier partagé dans Outlook, vous créez un nouveau calendrier vierge, puis vous le partagez avec les personnes de votre choix en définissant leur niveau d'autorisation. Dans le nouvel Outlook pour Windows et sur Outlook.com, vous effectuez cette opération depuis l'onglet Accueil du Calendrier en utilisant Ajouter un calendrier pour créer le calendrier et Partager le calendrier pour envoyer l'accès. Ce guide décrit chaque variante : créer un nouveau calendrier, partager un calendrier existant, ouvrir un calendrier partagé que quelqu'un vous a envoyé, et utiliser le calendrier de groupe automatique fourni avec chaque groupe Microsoft 365.

Les boutons exacts diffèrent légèrement entre le nouvel Outlook pour Windows, l'Outlook classique et l'application Web Outlook.com, de sorte que chaque section ci-dessous indique les libellés pour la version que vous utilisez.

Étape 1 : Créer un nouveau calendrier vierge dans Outlook

Un « calendrier partagé » commence généralement comme un calendrier distinct que vous créez pour une équipe, un projet ou une famille, tenu séparé de votre calendrier personnel. Voici comment le créer dans chaque version.

Nouvel Outlook pour Windows / Outlook.com (Web) :

1. Ouvrez Calendrier depuis le volet de navigation gauche.
2. Dans l'onglet Accueil, sous la grille du calendrier, sélectionnez Ajouter un calendrier.
3. Sélectionnez Créer un calendrier vierge.
4. Saisissez un nom pour votre nouveau calendrier. Sous Ajouter à, choisissez le compte ou la catégorie auxquels le calendrier appartient.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Outlook classique pour Windows :

1. Dans Calendrier, sélectionnez l'onglet Dossier.
2. Dans le groupe Nouveau, sélectionnez Nouveau calendrier.
3. Dans le champ Nom, saisissez un nom pour le calendrier.
4. Dans la liste Sélectionner l'emplacement du dossier, sélectionnez Calendrier, puis sélectionnez OK.
5. Le nouveau calendrier apparaît dans le volet de navigation. Cochez sa case pour l'afficher.

Le calendrier existe maintenant, mais il est privé. Le partage est l'étape suivante.

Comment partager un calendrier dans Outlook

Une fois le calendrier créé (ou si vous souhaitez simplement partager votre calendrier par défaut), invitez des personnes et choisissez dans quelle mesure elles peuvent voir ou agir.

Nouvel Outlook pour Windows / Outlook.com :

1. Dans Calendrier, dans l'onglet Accueil, sélectionnez Partager le calendrier.
2. Si vous avez plusieurs calendriers, choisissez lequel partager.
3. Dans le champ Entrez une adresse e-mail ou un nom de contact, saisissez la personne avec qui vous souhaitez partager. Sélectionnez son nom lorsqu'il apparaît, ou appuyez sur Entrée.
4. Sélectionnez le niveau d'autorisation dans la liste déroulante à côté de son nom.
5. Sélectionnez Partager.

Niveaux d'autorisation que vous pouvez accorder :

• Peut afficher quand je suis occupé(e) — affiche uniquement les plages libre/occupé, sans détail des événements.
• Peut afficher les titres et les lieux — affiche votre disponibilité ainsi que les titres et les lieux des événements.
• Peut afficher tous les détails — affiche les informations complètes des événements.
• Peut modifier — permet à la personne d'ajouter, de modifier et de supprimer des événements.
• Délégué — peut modifier et également envoyer ou répondre à des invitations de réunion en votre nom.

Sur Outlook.com, la liste est plus courte, avec Peut afficher tous les détails et Peut modifier comme options principales. Les éléments marqués comme privés masquent toujours leurs titres et lieux quel que soit le niveau d'autorisation. Pour une présentation détaillée de qui peut faire quoi, consultez notre guide sur les autorisations du calendrier Outlook, et si vous n'avez besoin d'envoyer qu'une seule réunion ponctuelle, consultez comment envoyer une invitation de calendrier dans Outlook.

Ou ignorez entièrement la configuration manuelle lorsque vous avez simplement besoin d'ajouter un événement dans un calendrier partagé : sélectionnez le texte de l'événement n'importe où dans votre navigateur, faites un clic droit, et l'extension Text to Outlook Calendar crée l'événement pour vous — dates, heures et lieux renseignés automatiquement.

Comment ajouter un calendrier partagé que quelqu'un vous a envoyé

Si un collègue a partagé son calendrier avec vous, vous devez l'ajouter à votre propre Outlook pour le voir. Il existe deux méthodes, selon la façon dont le partage vous a été envoyé.

Accepter une invitation de partage par e-mail :

1. Ouvrez l'e-mail d'invitation de partage dans Outlook.
2. Sélectionnez Accepter (ou Ajouter ce calendrier) dans le message.
3. Le calendrier partagé apparaît sous Autres calendriers (ou Calendriers des personnes) dans votre liste de calendriers. Cochez sa case pour l'afficher.

Ajouter un calendrier partagé manuellement (au sein de votre organisation) :

1. Dans Calendrier, dans l'onglet Accueil, sélectionnez Ajouter un calendrier.
2. Sélectionnez Ajouter depuis l'annuaire.
3. Choisissez le compte à utiliser pour la recherche, puis saisissez le nom ou l'adresse e-mail de la personne.
4. Sélectionnez la personne, puis sélectionnez Ajouter.

Le calendrier s'affiche à côté du vôtre, et ce que vous pouvez voir dépend du niveau d'autorisation accordé par le propriétaire. Si un calendrier que vous avez ajouté cesse de se synchroniser, notre guide sur le calendrier Outlook qui ne se synchronise pas décrit les solutions courantes.

Calendriers de groupe dans Microsoft 365

Si votre équipe utilise déjà un groupe Microsoft 365 (les mêmes groupes qui alimentent Teams et les boîtes aux lettres partagées), vous n'avez pas à créer un calendrier partagé de toutes pièces. Chaque groupe Microsoft 365 dispose automatiquement d'un calendrier partagé, et chaque membre peut planifier et modifier des événements dessus.

Pour utiliser un calendrier de groupe :

1. Dans Calendrier, cherchez dans le volet de navigation la section Groupes.
2. Développez Groupes et sélectionnez le groupe dont vous souhaitez ouvrir le calendrier.
3. Le calendrier de groupe s'ouvre. Sélectionnez Nouvel événement (ou Nouvelle réunion) pour ajouter un événement.

Lorsque vous créez un événement dans un calendrier de groupe, il est organisé par le groupe, vous êtes ajouté en tant que participant, et une copie apparaît dans votre calendrier personnel. Tout membre du groupe peut créer, modifier ou supprimer des événements sans autorisations supplémentaires au-delà de l'appartenance au groupe. Les calendriers de groupe constituent donc l'option la plus simple pour les services qui travaillent déjà dans Microsoft 365, puisqu'aucun partage manuel n'est nécessaire.

L'inconvénient : les calendriers de groupe sont liés à l'appartenance au groupe, ce qui les rend moins flexibles qu'un calendrier partagé autonome lorsque vous souhaitez accorder un accès en lecture seule à une seule personne extérieure. Dans ce cas, l'approche consistant à créer puis partager un calendrier, décrite dans les deux premières sections, est plus adaptée.

Quelle méthode choisir ?

• Créer un calendrier vierge et le partager lorsque vous souhaitez un calendrier dédié (projet, planning d'astreinte, agenda familial) et un contrôle précis sur qui voit quoi.
• Partager votre calendrier existant lorsque des collègues ont simplement besoin de visibilité sur votre emploi du temps.
• Utiliser un calendrier de groupe Microsoft 365 lorsqu'une équipe dispose déjà d'un groupe et que tout le monde a besoin du même accès en modification.

Quelle que soit la méthode choisie, l'ajout d'événements individuels est la tâche que vous répéterez le plus souvent. Plutôt que de ressaisir manuellement les dates et les heures, vous pouvez créer un événement de calendrier directement depuis un e-mail dans Outlook, ou utiliser l'extension Text to Outlook Calendar pour transformer n'importe quel texte sélectionné — un e-mail, une page Web, un message — en événement dans votre calendrier partagé ou de groupe en un seul clic droit. Les dates, heures, lieux et descriptions sont analysés automatiquement, de sorte que le calendrier partagé que vous venez de créer reste à jour sans saisie manuelle.

Foire aux questions

Quelle est la différence entre un calendrier partagé et un calendrier de groupe dans Outlook ?

Un calendrier partagé est un calendrier que vous créez et pour lequel vous accordez à des personnes spécifiques un accès avec un niveau d'autorisation que vous contrôlez (de la lecture seule à la modification complète). Un calendrier de groupe Microsoft 365 est créé automatiquement avec chaque groupe, et chaque membre du groupe bénéficie du même accès en modification sans partage manuel. Utilisez un calendrier partagé pour un contrôle précis, et un calendrier de groupe lorsque toute une équipe a besoin du même niveau d'accès.

Puis-je partager un calendrier Outlook avec quelqu'un qui utilise Gmail ?

Vous pouvez envoyer l'invitation de partage, mais sur Outlook.com, les utilisateurs non-Microsoft tels que les destinataires Gmail ne peuvent l'accepter qu'avec un compte Outlook.com ou Microsoft 365. Pour un partage en lecture seule vers n'importe quelle adresse e-mail, publiez le calendrier et envoyez au destinataire le lien ICS ou HTML à la place. Pour maintenir deux calendriers synchronisés, consultez notre guide sur la synchronisation d'Outlook avec Google Calendar.

Comment donner à quelqu'un l'accès en modification à mon calendrier Outlook ?

Ouvrez le Calendrier, sélectionnez Partager le calendrier dans l'onglet Accueil, saisissez l'adresse e-mail de la personne, puis choisissez Peut modifier (ou Délégué, si elle doit également gérer les invitations de réunion) dans la liste déroulante des autorisations, et sélectionnez Partager. L'accès en modification lui permet d'ajouter, de modifier et de supprimer des événements dans ce calendrier.

Pourquoi ne puis-je pas voir le calendrier partagé que quelqu'un m'a envoyé ?

Assurez-vous d'abord d'avoir accepté l'invitation de partage ; le calendrier apparaît ensuite sous Autres calendriers ou Calendriers des personnes, et vous devez cocher sa case pour l'afficher. Si vous l'avez accepté mais qu'il est vide ou obsolète, le propriétaire n'a peut-être accordé que l'autorisation libre/occupé, ou le calendrier peut nécessiter une actualisation de synchronisation. Redémarrez Outlook ou supprimez puis rajoutez le calendrier pour forcer une mise à jour.

Puis-je créer un calendrier partagé dans l'application Web gratuite Outlook.com ?

Oui. Dans Outlook.com, ouvrez le Calendrier, utilisez Ajouter un calendrier pour créer un calendrier vierge, puis sélectionnez Partager le calendrier pour inviter des personnes. L'application Web propose Peut afficher tous les détails et Peut modifier comme principales options d'autorisation, ce qui est suffisant pour la plupart des partages personnels et en petite équipe.