Comment envoyer une invitation de calendrier dans Outlook
Pour envoyer une invitation de calendrier dans Outlook, ouvrez votre calendrier, créez un Nouvel événement (ou une Nouvelle réunion), ajoutez les personnes souhaitées dans le champ des participants, définissez la date et l'heure, puis sélectionnez Envoyer. Outlook envoie à chacun une invitation par e-mail qu'il peut accepter, refuser ou marquer comme provisoire, et l'événement apparaît dans votre calendrier ainsi que dans le leur. Les boutons exacts diffèrent légèrement entre le nouvel Outlook pour Windows, Outlook sur le Web, l'Outlook classique et l'application mobile. Ce guide couvre les quatre versions, ainsi que la façon de distinguer les participants obligatoires des participants facultatifs et de modifier ou renvoyer une invitation ultérieurement.
Envoyer une invitation de calendrier dans le nouvel Outlook pour Windows
Le nouvel Outlook pour Windows est le client repensé que Microsoft livre désormais par défaut. Son fonctionnement est identique à celui d'Outlook sur le Web.
- Sélectionnez l'icône Calendrier dans le volet de navigation gauche.
- Dans l'onglet Accueil, sélectionnez Nouvel événement.
- Saisissez un titre dans le champ du nom de l'événement.
- Dans la ligne des participants (intitulée Inviter des participants), commencez à saisir un nom ou une adresse e-mail, puis sélectionnez la personne parmi les suggestions.
- Définissez les dates et heures de Début et de Fin. Activez Toute la journée pour un événement d'une journée entière.
- Ajoutez un Lieu ou activez Réunion Teams pour une réunion en ligne.
- Sélectionnez Envoyer.
Toutes les personnes que vous avez ajoutées reçoivent une invitation par e-mail. Leurs réponses (Oui, Non, Peut-être) sont renvoyées vers l'événement afin que vous puissiez suivre qui sera présent.
Comment envoyer une invitation de calendrier dans Outlook sur le Web
L'expérience outlook.com et Outlook sur le Web est quasiment identique au nouvel Outlook pour Windows.
- Accédez à votre calendrier en sélectionnant l'icône Calendrier.
- Sélectionnez Nouvel événement.
- Ajoutez un titre, puis saisissez les noms ou adresses e-mail des participants dans le champ Inviter des participants.
- Choisissez la date et l'heure, et ajoutez un lieu ou un lien Teams.
- Sélectionnez Envoyer.
Si vous souhaitez uniquement bloquer votre propre créneau sans notifier qui que ce soit, laissez le champ des participants vide : le bouton Envoyer se transforme alors en Enregistrer.
Ou ignorez les étapes manuelles : sélectionnez le texte de l'événement n'importe où dans votre navigateur, faites un clic droit, et l'extension Text to Outlook Calendar crée l'événement pour vous — dates, heures et lieux renseignés automatiquement. C'est très pratique lorsque quelqu'un vous envoie une date par e-mail et que vous préférez ne pas la ressaisir manuellement dans un nouvel événement.
Envoyer une invitation de calendrier dans l'Outlook classique pour Windows
L'Outlook classique (l'ancienne interface de bureau avec ruban) utilise le terme « Réunion » plutôt qu'« Événement » pour les invitations.
- Ouvrez le Calendrier en le sélectionnant en bas du volet de navigation.
- Dans l'onglet Accueil, sélectionnez Nouvelle réunion (ou appuyez sur Ctrl+Maj+Q). Vous pouvez également choisir Nouveaux éléments > Réunion.
- Dans la ligne À, saisissez les noms ou adresses e-mail de vos participants.
- Ajoutez un Objet, un Lieu ainsi que les heures de début et de fin.
- Sélectionnez Envoyer.
Si vous avez déjà créé un rendez-vous ordinaire, vous pouvez le convertir : ouvrez-le et sélectionnez Inviter des participants dans le ruban, ce qui ajoute une ligne À et transforme le rendez-vous en invitation à une réunion.
Envoyer une invitation de calendrier depuis l'application mobile Outlook
L'application Outlook pour iPhone et Android permet d'envoyer des invitations en quelques appuis.
- Ouvrez l'application Outlook et appuyez sur l'icône Calendrier en bas.
- Appuyez sur le bouton + (plus) pour créer un nouvel événement.
- Saisissez un titre, puis appuyez sur Personnes (ou Invités) et ajoutez les participants.
- Définissez la date, l'heure et le lieu.
- Appuyez sur la coche ou sur Envoyer dans le coin supérieur droit.
L'application envoie les invitations de la même façon que les applications de bureau, et les réponses se synchronisent sur tous vos appareils.
Inviter des participants obligatoires et facultatifs
Par défaut, toutes les personnes que vous ajoutez sont des participants obligatoires. Marquer quelqu'un comme facultatif lui indique que sa présence est souhaitable sans être indispensable, et cela évite que la réunion apparaisse comme un conflit bloquant dans son calendrier.
Dans le nouvel Outlook et Outlook sur le Web :
- Lors de la création de l'événement, sélectionnez l'Assistant Planification (ou la zone Inviter des participants).
- Choisissez Ajouter un participant facultatif et saisissez son nom. Les participants obligatoires figurent dans la ligne principale ; les facultatifs dans la ligne des participants facultatifs.
Dans l'Outlook classique pour Windows :
- Ouvrez la réunion et sélectionnez Assistant Planification dans le ruban.
- Sélectionnez Ajouter des participants, ou cliquez sur l'icône à côté de chaque nom pour basculer entre Participant obligatoire, Participant facultatif et Ressource.
L'Assistant Planification affiche également les disponibilités de chaque personne afin que vous puissiez choisir un créneau qui convient à tous avant d'envoyer.
Comment modifier ou renvoyer une invitation de calendrier
Les plans changent. Le cas échéant, mettez à jour l'invitation plutôt que d'en créer une nouvelle, afin que les participants conservent un seul événement dans leur calendrier.
- Double-cliquez (ou appuyez) sur la réunion dans votre calendrier pour l'ouvrir. Vous devez être l'organisateur pour pouvoir la modifier.
- Modifiez l'heure, le lieu, la liste des participants ou les autres détails.
- Sélectionnez Envoyer la mise à jour (Outlook classique) ou Envoyer (nouvel Outlook et Web).
- Si vous avez uniquement ajouté ou supprimé des personnes, Outlook vous demande si vous souhaitez envoyer la mise à jour uniquement aux participants ajoutés ou supprimés ou à tous les participants. Choisissez l'option la plus restrictive pour éviter de notifier inutilement tout le monde.
Pour renvoyer une invitation inchangée à quelqu'un qui l'a perdue, ouvrez l'événement, ajoutez-le de nouveau et envoyez la mise à jour uniquement au nouveau participant. Si vous êtes participant et non organisateur et que vous souhaitez inclure quelqu'un, ouvrez la réunion et sélectionnez Transférer à la place.
Ressaisir manuellement les dates et les participants depuis un fil de messagerie est la partie la plus fastidieuse de tout cela. À la place, sélectionnez les détails de la réunion dans n'importe quel e-mail ou page Web, faites un clic droit, et laissez l'extension Text to Outlook Calendar analyser la date, l'heure et le lieu pour créer un événement Outlook prêt à envoyer. Les cinq premiers événements sont gratuits. Si vous utilisez également Gmail, découvrez comment créer un événement de calendrier à partir d'un e-mail dans Outlook, et si vous souhaitez que d'autres voient votre agenda, notre guide sur comment partager votre calendrier Outlook explique les autorisations en détail.
Foire aux questions
Comment envoyer une invitation de calendrier dans Outlook ?
Ouvrez votre calendrier Outlook et sélectionnez Nouvel événement ou Nouvelle réunion. Ajoutez un titre, saisissez les adresses e-mail des participants dans le champ Inviter des participants ou À, définissez la date et l'heure, puis sélectionnez Envoyer. Chaque participant reçoit une invitation par e-mail qu'il peut accepter, refuser ou marquer comme provisoire.
Quelle est la différence entre les participants obligatoires et facultatifs dans Outlook ?
Les participants obligatoires sont des personnes dont la présence est indispensable, et la réunion s'inscrit comme un engagement ferme dans leur calendrier. Les participants facultatifs sont invités pour information ou au cas où ils pourraient se joindre, et l'événement est moins susceptible d'apparaître comme un conflit bloquant pour eux. Vous pouvez définir ce paramètre lors de l'ajout de personnes via l'Assistant Planification ou la ligne des participants facultatifs.
Puis-je envoyer une invitation de calendrier Outlook à quelqu'un en dehors de mon organisation ?
Oui. Vous pouvez inviter des destinataires externes, tels que des adresses Gmail ou d'autres adresses e-mail, à une réunion, et ils recevront l'invitation par e-mail. Ils peuvent l'accepter depuis la plupart des applications de calendrier, bien que certaines fonctionnalités avancées de suivi des réponses fonctionnent mieux lorsqu'ils disposent d'un compte Microsoft 365 ou Outlook.com.
Comment renvoyer une invitation de calendrier dans Outlook ?
Ouvrez la réunion existante (vous devez être l'organisateur), apportez les modifications nécessaires ou rajoutez simplement le participant, puis sélectionnez Envoyer la mise à jour dans l'Outlook classique ou Envoyer dans le nouvel Outlook et sur le Web. Lorsque vous y êtes invité, choisissez d'envoyer la mise à jour uniquement aux participants ajoutés afin de ne pas notifier inutilement tous les autres.
Pourquoi le bouton Envoyer affiche-t-il Enregistrer dans Outlook ?
Outlook affiche Enregistrer au lieu d'Envoyer lorsqu'il n'y a aucun participant à l'événement, car il n'y a personne à inviter. Dès que vous ajoutez au moins une personne dans le champ Inviter des participants, le bouton bascule sur Envoyer pour que l'invitation soit transmise.