Comment partager un calendrier Outlook avec d'autres personnes
Pour partager votre calendrier Outlook, ouvrez le Calendrier, sélectionnez Partager (ou Partager le calendrier), saisissez l'adresse e-mail de la personne, choisissez un niveau d'autorisation tel que Peut afficher tous les détails ou Peut modifier, puis sélectionnez Partager. Le destinataire reçoit une invitation par e-mail ; une fois qu'il l'accepte, votre calendrier apparaît à côté du sien. Les étapes diffèrent légèrement entre le nouvel Outlook pour Windows, Outlook sur le Web et l'Outlook classique, et le partage avec des personnes extérieures à votre organisation est soumis à des règles spécifiques. Ce guide détaille chaque version, explique chaque niveau d'autorisation et explique comment publier un calendrier sous forme de lien public.
Comment partager votre calendrier Outlook dans le nouvel Outlook et sur le Web
Le nouvel Outlook pour Windows et Outlook sur le Web (outlook.com) utilisent la même interface, de sorte que les étapes sont identiques.
- Sélectionnez l'icône Calendrier dans le volet de navigation.
- Dans l'onglet Accueil, sélectionnez Partager le calendrier (dans certaines dispositions, il s'agit simplement de Partager dans la barre d'outils).
- Si vous avez plusieurs calendriers, choisissez celui que vous souhaitez partager.
- Dans le champ, saisissez le nom ou l'adresse e-mail de la personne avec qui vous souhaitez partager.
- Sélectionnez le niveau d'autorisation dans la liste déroulante à côté de son nom.
- Sélectionnez Partager.
La personne reçoit une invitation par e-mail. Lorsqu'elle l'accepte, votre calendrier apparaît dans sa liste de calendriers avec le niveau d'accès que vous avez choisi. Vous pouvez modifier ou révoquer l'accès à tout moment en revenant à Partager le calendrier et en modifiant l'entrée, ou en sélectionnant l'icône de corbeille pour supprimer la personne.
Comment partager mon calendrier Outlook dans l'Outlook classique pour Windows
L'Outlook classique (l'application de bureau traditionnelle avec ruban) utilise une boîte de dialogue Propriétés du calendrier au lieu du panneau intégré.
- Sélectionnez Calendrier en bas du volet de navigation.
- Dans l'onglet Accueil, sélectionnez Partager le calendrier et choisissez le calendrier dans la liste déroulante.
- Dans la boîte de dialogue Propriétés du calendrier, sélectionnez Ajouter.
- Recherchez ou saisissez les adresses e-mail des personnes avec qui vous souhaitez partager, puis sélectionnez OK.
- Sélectionnez chaque nom, choisissez un niveau d'autorisation, puis sélectionnez OK.
L'Outlook classique peut également envoyer un instantané statique par e-mail : sélectionnez Envoyer le calendrier par e-mail dans l'onglet Accueil pour transmettre une vue en lecture seule d'une plage de dates sous forme de message, ce qui est utile pour des demandes ponctuelles ne nécessitant pas un accès permanent.
Avant de configurer cela manuellement, notez que la partie la plus chronophage du travail de calendrier est généralement la saisie des événements, et non leur partage. Sélectionnez le texte de l'événement n'importe où dans votre navigateur, faites un clic droit, et l'extension Text to Outlook Calendar crée l'événement pour vous — dates, heures et lieux renseignés automatiquement — afin que le calendrier que vous partagez reste bien à jour.
Les niveaux d'autorisation du calendrier Outlook expliqués
Lors du partage, vous décidez exactement de ce que chaque personne peut voir ou faire. Outlook propose les niveaux d'accès suivants :
- Peut afficher quand je suis occupé(e) — affiche uniquement votre disponibilité libre/occupé, sans titre ni détail d'événement. Idéal pour coordonner des créneaux de réunion sans révéler ce que vous faites.
- Peut afficher les titres et les lieux — affiche la disponibilité ainsi que l'objet et le lieu de chaque événement, mais pas le corps ni les participants.
- Peut afficher tous les détails — affiche le contenu complet de chaque événement, en lecture seule. Idéal pour un assistant ou un collègue qui a besoin du contexte mais ne doit pas effectuer de modifications.
- Peut modifier — la personne peut tout consulter et ajouter, modifier ou supprimer des événements en votre nom.
- Délégué — la personne peut modifier votre calendrier et également envoyer et répondre à des invitations de réunion en votre nom, ainsi qu'éventuellement recevoir des demandes de réunion. Il s'agit du niveau le plus élevé, à réserver à un assistant de direction ou à une personne en qui vous avez entièrement confiance.
Choisissez le niveau le plus bas qui répond au besoin. Vous pourrez toujours accorder davantage d'accès plus tard. Pour une présentation détaillée de qui peut faire quoi, consultez notre guide sur les autorisations du calendrier Outlook.
Partager votre calendrier Outlook avec des personnes extérieures à votre organisation
Le partage externe (par exemple, avec une adresse Gmail ou un client dans une autre entreprise) est possible, mais avec des limites.
- Utilisez Outlook sur le Web pour un partage externe optimal si vous disposez d'une boîte aux lettres Microsoft 365 ou Exchange Online.
- Suivez les mêmes étapes Partager le calendrier ci-dessus et saisissez l'adresse e-mail externe.
- Choisissez l'un des niveaux d'accès en lecture seule : Peut afficher quand je suis occupé(e), Peut afficher les titres et les lieux ou Peut afficher tous les détails.
Vous ne pouvez pas accorder l'accès Peut modifier ou Délégué à des personnes extérieures à votre organisation — ces niveaux sont réservés à un usage interne. Les destinataires externes bénéficient de la meilleure expérience lorsqu'ils ouvrent le calendrier partagé avec un compte Microsoft 365 ou Outlook.com ; certains autres fournisseurs de messagerie n'afficheront que les informations de disponibilité. Si vous voyez un message « Ce calendrier ne peut pas être partagé », l'administrateur de votre organisation a restreint le partage externe, et vous devrez publier le calendrier à la place (voir ci-dessous) ou demander à votre service informatique de l'activer.
Si la personne avec qui vous souhaitez partager utilise Google Calendar, il peut être plus simple de synchroniser votre calendrier Outlook avec Google Calendar pour que les deux côtés restent automatiquement à jour.
Comment publier un calendrier Outlook sous forme de lien public
La publication crée un lien que n'importe qui peut ouvrir sans compte Outlook — idéal pour un planning d'équipe, un calendrier d'événements public ou une intégration sur un site Web.
- Dans Outlook sur le Web, sélectionnez Paramètres (l'icône en forme d'engrenage).
- Accédez à Calendrier > Calendriers partagés.
- Sous Publier un calendrier, choisissez le calendrier et le niveau de détail à exposer.
- Sélectionnez Publier.
- Copiez les liens générés par Outlook :
- Le lien HTML ouvre une vue en lecture seule de votre calendrier dans n'importe quel navigateur Web.
- Le lien ICS permet aux personnes de s'abonner à votre calendrier dans leur propre application (Outlook, Google Calendar, Apple Calendar) pour que les mises à jour se propagent automatiquement.
Les calendriers publiés sont en lecture seule et accessibles à toute personne disposant du lien ; ne publiez donc que les informations que vous êtes à l'aise de rendre publiques. Pour arrêter le partage, revenez au même écran et sélectionnez Annuler la publication.
Conserver un calendrier partagé ou publié utile implique de le tenir à jour. Plutôt que de ressaisir chaque date depuis un e-mail ou une page Web, sélectionnez les détails, faites un clic droit, et laissez l'extension Text to Outlook Calendar les transformer en événement correct en quelques secondes. Les cinq premiers événements sont gratuits. Si vous configurez un calendrier d'équipe depuis le départ, notre guide sur comment créer un calendrier partagé dans Outlook est la prochaine étape.
Foire aux questions
Comment partager mon calendrier Outlook avec quelqu'un ?
Ouvrez le Calendrier, sélectionnez Partager ou Partager le calendrier, saisissez l'adresse e-mail de la personne, choisissez un niveau d'autorisation tel que Peut afficher tous les détails ou Peut modifier, puis sélectionnez Partager. La personne reçoit une invitation par e-mail, et une fois acceptée, votre calendrier apparaît dans sa liste de calendriers avec le niveau d'accès sélectionné.
Quels sont les niveaux d'autorisation du calendrier Outlook ?
Outlook propose cinq niveaux : Peut afficher quand je suis occupé(e) (disponibilité uniquement), Peut afficher les titres et les lieux, Peut afficher tous les détails (lecture seule complète), Peut modifier (peut ajouter et modifier des événements) et Délégué (peut modifier et également envoyer et répondre à des invitations de réunion en votre nom). Choisissez le niveau le plus bas qui répond au besoin de la personne.
Puis-je partager mon calendrier Outlook avec quelqu'un en dehors de mon organisation ?
Oui, mais le partage externe est limité aux niveaux d'accès en lecture seule : Peut afficher quand je suis occupé(e), Peut afficher les titres et les lieux ou Peut afficher tous les détails. Vous ne pouvez pas accorder l'accès Peut modifier ou Délégué à l'extérieur. Si le partage est entièrement bloqué, votre administrateur l'a restreint et vous pouvez publier le calendrier sous forme de lien à la place.
Quelle est la différence entre partager et publier un calendrier Outlook ?
Le partage invite des personnes spécifiques et nécessite leur acceptation, leur accordant un accès lié à leur compte. La publication génère un lien HTML ou ICS public que toute personne disposant du lien peut ouvrir ou auquel elle peut s'abonner sans compte Outlook. Utilisez le partage pour des individus et la publication pour un calendrier public ou accessible à toute une équipe en lecture seule.
Pourquoi ne puis-je pas partager mon calendrier Outlook ?
Si vous voyez un message « Ce calendrier ne peut pas être partagé », l'administrateur de votre organisation a probablement désactivé le partage externe de calendrier, ou vous essayez d'accorder l'accès Modifier ou Délégué à quelqu'un en dehors de votre organisation, ce qui n'est pas autorisé. Essayez un niveau d'autorisation en lecture seule, utilisez Outlook sur le Web, ou publiez le calendrier sous forme de lien à la place.