Jak utworzyć udostępniony kalendarz w Outlooku

Aby utworzyć udostępniony kalendarz w Outlooku, utwórz nowy pusty kalendarz, a następnie udostępnij go wybranym osobom i ustaw dla nich poziom uprawnień. W nowym Outlooku dla systemu Windows i na Outlook.com możesz to zrobić na karcie Narzędzia główne w obszarze Kalendarz: użyj opcji Dodaj kalendarz, aby go zbudować, a opcji Udostępnij kalendarz, aby nadać dostęp. Niniejszy przewodnik omawia wszystkie warianty: tworzenie nowego kalendarza, udostępnianie istniejącego, otwieranie udostępnionego kalendarza otrzymanego od kogoś innego oraz korzystanie z automatycznego kalendarza grupy dołączonego do każdej grupy Microsoft 365.

Dokładne nazwy przycisków różnią się nieznacznie między nowym Outlookiem dla systemu Windows, klasycznym Outlookiem a aplikacją internetową Outlook.com — każda sekcja poniżej podaje nazwy przycisków odpowiednie dla danej wersji.

Krok 1: Utwórz nowy pusty kalendarz w Outlooku

Udostępniony kalendarz zazwyczaj zaczyna się jako osobny kalendarz tworzony dla zespołu, projektu lub rodziny, oddzielony od Twojego prywatnego. Oto jak go utworzyć w każdej wersji.

Nowy Outlook dla systemu Windows / Outlook.com (wersja internetowa):

1. Otwórz Kalendarz w lewym okienku nawigacji.
2. Na karcie Narzędzia główne, poniżej siatki kalendarza, kliknij Dodaj kalendarz.
3. Wybierz Utwórz pusty kalendarz.
4. Wpisz nazwę nowego kalendarza. W obszarze Dodaj do wybierz konto lub kategorię, do której ma należeć kalendarz.
5. Kliknij Zapisz.

Klasyczny Outlook dla systemu Windows:

1. W obszarze Kalendarz wybierz kartę Folder.
2. W grupie Nowy kliknij Nowy kalendarz.
3. W polu Nazwa wpisz nazwę kalendarza.
4. Na liście Wybierz miejsce umieszczenia folderu zaznacz Kalendarz, a następnie kliknij OK.
5. Nowy kalendarz pojawi się w okienku nawigacji. Zaznacz jego pole wyboru, aby wyświetlić jego zawartość.

Kalendarz istnieje teraz, ale jest prywatny. Udostępnienie go to kolejny krok.

Jak udostępnić kalendarz w Outlooku

Gdy kalendarz już istnieje (lub gdy chcesz po prostu udostępnić domyślny), zaproś osoby i zdecyduj, ile mogą widzieć lub robić.

Nowy Outlook dla systemu Windows / Outlook.com:

1. W obszarze Kalendarz na karcie Narzędzia główne kliknij Udostępnij kalendarz.
2. Jeśli masz więcej niż jeden kalendarz, wybierz ten, który chcesz udostępnić.
3. W polu Wpisz adres e-mail lub nazwę kontaktu wpisz osobę, której chcesz udostępnić kalendarz. Wybierz jej nazwę po pojawieniu się na liście lub naciśnij Enter.
4. Kliknij listę rozwijaną obok jej nazwy i wybierz poziom uprawnień.
5. Kliknij Udostępnij.

Poziomy uprawnień, które możesz przyznać:

• Może sprawdzać, kiedy jestem zajęty/a — pokazuje tylko bloki dostępności (wolny/zajęty), bez szczegółów zdarzeń.
• Może wyświetlać tytuły i lokalizacje — pokazuje dostępność oraz tytuły i lokalizacje zdarzeń.
• Może wyświetlać wszystkie szczegóły — pokazuje pełne informacje o zdarzeniu.
• Może edytować — pozwala osobie dodawać, zmieniać i usuwać zdarzenia.
• Delegat — może edytować, a także wysyłać i odpowiadać na zaproszenia na spotkania w Twoim imieniu.

Na Outlook.com lista jest krótsza — główne opcje to Może wyświetlać wszystkie szczegóły i Może edytować. Elementy oznaczone jako prywatne zawsze ukrywają tytuły i lokalizacje niezależnie od poziomu uprawnień. Szczegółowe omówienie tego, kto może co robić, znajdziesz w naszym przewodniku po uprawnieniach do kalendarza Outlooka. Jeśli potrzebujesz jedynie wysłać jednorazowe zaproszenie na spotkanie, zapoznaj się z artykułem jak wysłać zaproszenie do kalendarza w Outlooku.

Możesz też całkowicie pominąć ręczną konfigurację, gdy chcesz po prostu dodać zdarzenie do udostępnionego kalendarza: zaznacz tekst zdarzenia w dowolnym miejscu w przeglądarce, kliknij prawym przyciskiem myszy, a rozszerzenie Text to Outlook Calendar automatycznie je utworzy — daty, godziny i lokalizacje zostaną wypełnione za Ciebie.

Jak dodać udostępniony kalendarz przesłany przez kogoś innego

Jeśli kolega udostępnił Ci swój kalendarz, musisz go dodać do Outlooka, aby go wyświetlić. Istnieją dwie ścieżki, zależnie od sposobu wysłania udostępnienia.

Zaakceptuj zaproszenie do udostępnienia przesłane e-mailem:

1. Otwórz w Outlooku e-mail z zaproszeniem do udostępnienia.
2. Kliknij Zaakceptuj (lub Dodaj ten kalendarz) w wiadomości.
3. Udostępniony kalendarz pojawi się w obszarze Inne kalendarze (lub Kalendarze innych osób) na liście kalendarzy. Zaznacz jego pole wyboru, aby go wyświetlić.

Dodaj udostępniony kalendarz ręcznie (w obrębie organizacji):

1. W obszarze Kalendarz na karcie Narzędzia główne kliknij Dodaj kalendarz.
2. Wybierz Dodaj z katalogu.
3. Wybierz konto, z którego chcesz wyszukiwać, a następnie wpisz imię i nazwisko lub adres e-mail osoby.
4. Zaznacz tę osobę, a następnie kliknij Dodaj.

Kalendarz pojawi się obok Twojego własnego, a zakres widocznych informacji zależy od poziomu uprawnień przyznanego przez właściciela. Jeśli dodany kalendarz przestał się aktualizować, nasz przewodnik Outlook — problem z synchronizacją kalendarza opisuje najczęstsze sposoby rozwiązania tego problemu.

Kalendarze grupy w Microsoft 365

Jeśli Twój zespół korzysta już z grupy Microsoft 365 (tych samych grup, które obsługują Teams i udostępnione skrzynki pocztowe), nie musisz budować udostępnionego kalendarza od podstaw. Każda grupa Microsoft 365 ma automatycznie własny udostępniony kalendarz, a wszyscy jej członkowie mogą planować i edytować w nim zdarzenia.

Jak korzystać z kalendarza grupy:

1. W obszarze Kalendarz znajdź w okienku nawigacji sekcję Grupy.
2. Rozwiń Grupy i wybierz grupę, której kalendarz chcesz otworzyć.
3. Zostanie otwarty kalendarz grupy. Kliknij Nowe zdarzenie (lub Nowe spotkanie), aby dodać zdarzenie.

Gdy tworzysz zdarzenie w kalendarzu grupy, jest ono zorganizowane przez grupę, jesteś dodawany/a jako uczestnik, a kopia trafia do Twojego kalendarza prywatnego. Każdy członek grupy może tworzyć, edytować i usuwać zdarzenia bez żadnych dodatkowych uprawnień poza przynależnością do grupy. Dzięki temu kalendarze grupy są najprostszym rozwiązaniem dla działów, które już korzystają z Microsoft 365, ponieważ nie wymagają ręcznego udostępniania.

Wada: kalendarze grupy są powiązane z jej członkostwem, więc są mniej elastyczne niż samodzielny udostępniony kalendarz, gdy chcesz przyznać jednej zewnętrznej osobie dostęp tylko do odczytu. W takim przypadku lepszym rozwiązaniem jest podejście polegające na tworzeniu i udostępnianiu kalendarza opisane w pierwszych dwóch sekcjach.

Którą metodę wybrać?

• Utwórz pusty kalendarz i udostępnij go, gdy potrzebujesz dedykowanego kalendarza (projektu, dyżurów, harmonogramu rodzinnego) i chcesz mieć pełną kontrolę nad tym, kto co widzi.
• Udostępnij istniejący kalendarz, gdy współpracownicy potrzebują jedynie wglądu w Twój harmonogram.
• Skorzystaj z kalendarza grupy Microsoft 365, gdy zespół ma już grupę i wszyscy potrzebują jednakowego dostępu do edycji.

Niezależnie od wybranej ścieżki, dodawanie poszczególnych zdarzeń to czynność, którą będziesz powtarzać najczęściej. Zamiast ręcznie wpisywać daty i godziny, możesz tworzyć zdarzenia kalendarza bezpośrednio z e-maila w Outlooku lub użyć rozszerzenia Text to Outlook Calendar, aby zamienić dowolnie zaznaczony tekst — e-mail, stronę internetową, wiadomość — w zdarzenie w udostępnionym lub grupowym kalendarzu jednym kliknięciem prawym przyciskiem myszy. Daty, godziny, lokalizacje i opisy są automatycznie rozpoznawane, dzięki czemu właśnie skonfigurowany udostępniony kalendarz pozostaje aktualny bez ręcznego wprowadzania danych.

Najczęściej zadawane pytania

Jaka jest różnica między udostępnionym kalendarzem a kalendarzem grupy w Outlooku?

Udostępniony kalendarz tworzysz samodzielnie i przyznujesz konkretnym osobom dostęp na wybranym przez siebie poziomie uprawnień (od widoku tylko do odczytu po pełną edycję). Kalendarz grupy Microsoft 365 jest tworzony automatycznie z każdą grupą, a wszyscy jej członkowie otrzymują jednakowy dostęp do edycji bez ręcznego udostępniania. Używaj udostępnionego kalendarza dla szczegółowej kontroli, a kalendarza grupy gdy cały zespół potrzebuje takiego samego dostępu.

Czy mogę udostępnić kalendarz Outlooka osobie korzystającej z Gmaila?

Możesz wysłać zaproszenie do udostępnienia, jednak na Outlook.com użytkownicy spoza Microsoft, np. odbiorcy korzystający z Gmaila, mogą je zaakceptować wyłącznie przy użyciu konta Outlook.com lub Microsoft 365. Jeśli chcesz udostępnić kalendarz w trybie tylko do odczytu dowolnemu adresowi e-mail, opublikuj go i wyślij odbiorcy łącze ICS lub HTML. Aby zsynchronizować dwa kalendarze, zapoznaj się z naszym przewodnikiem dotyczącym synchronizacji Outlooka z Google Calendar.

Jak nadać komuś dostęp do edycji mojego kalendarza Outlooka?

Otwórz Kalendarz, na karcie Narzędzia główne wybierz Udostępnij kalendarz, wpisz adres e-mail osoby, a następnie z listy rozwijanej uprawnień wybierz Może edytować (lub Delegat, jeśli ta osoba ma też zarządzać zaproszeniami na spotkania) i kliknij Udostępnij. Dostęp do edycji umożliwia tej osobie dodawanie, zmienianie i usuwanie zdarzeń w danym kalendarzu.

Dlaczego nie widzę udostępnionego kalendarza, który ktoś mi wysłał?

Upewnij się najpierw, że zaakceptowałeś/aś zaproszenie do udostępnienia — kalendarz pojawi się wówczas w obszarze Inne kalendarze lub Kalendarze innych osób, a jego pole wyboru trzeba zaznaczyć, aby go wyświetlić. Jeśli przyjąłeś/aś zaproszenie, ale kalendarz jest pusty lub nieaktualny, właściciel mógł przyznać jedynie dostęp do informacji o dostępności, albo kalendarz wymaga odświeżenia synchronizacji. Uruchom ponownie Outlooka lub usuń i ponownie dodaj kalendarz, aby wymusić aktualizację.

Czy mogę utworzyć udostępniony kalendarz w bezpłatnej aplikacji internetowej Outlook.com?

Tak. W Outlook.com otwórz Kalendarz, użyj opcji Dodaj kalendarz, aby utworzyć pusty kalendarz, a następnie wybierz Udostępnij kalendarz, aby zaprosić osoby. Aplikacja internetowa oferuje opcje Może wyświetlać wszystkie szczegóły i Może edytować jako główne poziomy uprawnień, co jest wystarczające do większości przypadków prywatnego i zespołowego udostępniania.