Jak wysłać zaproszenie do kalendarza w Outlooku

Aby wysłać zaproszenie do kalendarza w Outlooku, otwórz swój kalendarz, utwórz Nowe zdarzenie (lub Nowe spotkanie), dodaj osoby w polu uczestników, ustaw datę i godzinę, a następnie kliknij Wyślij. Outlook wysyła do wszystkich zaproszenie e-mailem, które mogą zaakceptować, odrzucić lub oznaczyć jako wstępne, a zdarzenie pojawia się zarówno w Twoim kalendarzu, jak i w ich. Dokładne nazwy przycisków różnią się nieznacznie między nowym Outlookiem dla systemu Windows, Outlookiem w internecie, klasycznym Outlookiem i aplikacją mobilną, dlatego niniejszy przewodnik omawia wszystkie cztery warianty, a także sposób rozróżnienia między wymaganymi a opcjonalnymi uczestnikami oraz edytowanie lub ponowne wysyłanie zaproszenia.

Wysyłanie zaproszenia do kalendarza w nowym Outlooku dla systemu Windows

Nowy Outlook dla systemu Windows to przeprojektowany klient, który Microsoft dostarcza teraz domyślnie. Jego działanie jest zbliżone do Outlooka w internecie.

1. Wybierz ikonę Kalendarz w lewym okienku nawigacji.
2. Na karcie Narzędzia główne kliknij Nowe zdarzenie.
3. Wpisz tytuł w polu nazwy zdarzenia.
4. W wierszu uczestników (oznaczonym Zaproś uczestników) zacznij wpisywać imię i nazwisko lub adres e-mail i wybierz osobę z podpowiedzi.
5. Ustaw datę i godzinę Rozpoczęcia oraz Zakończenia. Włącz opcję Cały dzień dla zdarzenia całodziennego.
6. Dodaj Lokalizację lub włącz opcję Spotkanie w aplikacji Teams w przypadku spotkania online.
7. Kliknij Wyślij.

Wszystkie dodane osoby otrzymają zaproszenie e-mailem. Ich odpowiedzi (Tak, Nie, Może) są widoczne w zdarzeniu, dzięki czemu możesz śledzić, kto przyjdzie.

Jak wysłać zaproszenie do kalendarza w Outlooku w internecie

Interfejs outlook.com oraz Outlooka w internecie jest niemal identyczny z nowym Outlookiem dla systemu Windows.

1. Przejdź do kalendarza, wybierając ikonę Kalendarz.
2. Kliknij Nowe zdarzenie.
3. Dodaj tytuł, a następnie wpisz imiona i nazwiska lub adresy e-mail uczestników w polu Zaproś uczestników.
4. Wybierz datę i godzinę oraz dodaj lokalizację lub łącze do aplikacji Teams.
5. Kliknij Wyślij.

Jeśli chcesz jedynie zablokować swój czas i nie powiadamiać nikogo, pozostaw pole uczestników puste — przycisk Wyślij zmieni się wówczas na Zapisz.

Możesz też pominąć ręczne kroki: zaznacz tekst zdarzenia w dowolnym miejscu w przeglądarce, kliknij prawym przyciskiem myszy, a rozszerzenie Text to Outlook Calendar automatycznie utworzy zdarzenie — daty, godziny i lokalizacje zostaną wypełnione za Ciebie. Jest to przydatne, gdy ktoś przesyła Ci datę e-mailem, a Ty nie chcesz jej przepisywać ręcznie do nowego zdarzenia.

Wysyłanie zaproszenia do kalendarza w klasycznym Outlooku dla systemu Windows

Klasyczny Outlook (starszy klient z interfejsem wstążki) używa słowa „Spotkanie” zamiast „Zdarzenie” w odniesieniu do zaproszeń.

1. Otwórz Kalendarz, wybierając go w dolnej części okienka nawigacji.
2. Na karcie Narzędzia główne kliknij Nowe spotkanie (lub naciśnij Ctrl+Shift+Q). Możesz też wybrać Nowe elementy > Spotkanie.
3. W wierszu Do wpisz imiona i nazwiska lub adresy e-mail uczestników.
4. Dodaj Temat, Lokalizację oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia.
5. Kliknij Wyślij.

Jeśli masz już utworzone zwykłe spotkanie, możesz je przekształcić: otwórz je i kliknij Zaproś uczestników na wstążce — spowoduje to dodanie wiersza Do i przekształcenie spotkania w zaproszenie.

Wysyłanie zaproszenia do kalendarza z aplikacji mobilnej Outlook

Aplikacja Outlook na iPhone'a i Androida umożliwia wysyłanie zaproszeń za pomocą kilku dotknięć.

1. Otwórz aplikację Outlook i dotknij ikony Kalendarz na dole ekranu.
2. Dotknij przycisku + (plus), aby utworzyć nowe zdarzenie.
3. Wpisz tytuł, a następnie dotknij Osoby (lub Uczestnicy) i dodaj uczestników.
4. Ustaw datę, godzinę i lokalizację.
5. Dotknij znacznika wyboru lub Wyślij w prawym górnym rogu.

Aplikacja wysyła zaproszenia w taki sam sposób jak aplikacje komputerowe, a odpowiedzi są synchronizowane na wszystkich Twoich urządzeniach.

Zapraszanie wymaganych i opcjonalnych uczestników

Domyślnie wszystkie dodane osoby są wymaganymi uczestnikami. Oznaczenie kogoś jako opcjonalnego informuje, że jego obecność jest mile widziana, ale nie obowiązkowa, a spotkanie nie pojawia się w ich kalendarzu jako twardy konflikt.

W nowym Outlooku i Outlooku w internecie:

1. Podczas tworzenia zdarzenia wybierz Asystenta planowania (lub obszar Zaproś uczestników).
2. Kliknij Dodaj opcjonalnego uczestnika i wpisz imię i nazwisko. Wymagani uczestnicy trafiają do głównego wiersza, a opcjonalni do wiersza opcjonalnego.

W klasycznym Outlooku dla systemu Windows:

1. Otwórz spotkanie i na wstążce wybierz Asystent planowania.
2. Kliknij Dodaj uczestników lub kliknij ikonę obok każdego nazwiska, aby przełączać między opcjami Wymagany uczestnik, Opcjonalny uczestnik i Zasób.

Asystent planowania pokazuje też czasy dostępności każdej osoby, dzięki czemu przed wysłaniem możesz wybrać termin odpowiedni dla wszystkich.

Jak edytować lub ponownie wysłać zaproszenie do kalendarza

Plany się zmieniają. W takiej sytuacji zaktualizuj zaproszenie zamiast tworzyć nowe — dzięki temu uczestnicy będą mieć tylko jedno zdarzenie w swoim kalendarzu.

1. Kliknij dwukrotnie (lub dotknij) spotkanie w kalendarzu, aby je otworzyć. Aby je edytować, musisz być organizatorem.
2. Zmień godzinę, lokalizację, listę uczestników lub szczegóły.
3. Kliknij Wyślij aktualizację (klasyczny Outlook) lub Wyślij (nowy Outlook i wersja internetowa).
4. Jeśli dodałeś lub usunąłeś tylko niektóre osoby, Outlook zapyta, czy wysłać aktualizację tylko do dodanych lub usuniętych uczestników, czy do wszystkich uczestników. Wybierz węższą opcję, aby nie spamować wszystkich zbędnymi powiadomieniami.

Aby ponownie wysłać niezmienione zaproszenie komuś, kto je zgubił, otwórz zdarzenie, dodaj tę osobę ponownie i wyślij aktualizację tylko do nowego uczestnika. Jeśli jesteś uczestnikiem, a nie organizatorem i chcesz dołączyć kogoś do spotkania, otwórz spotkanie i zamiast tego wybierz Przekaż dalej.

Ręczne przepisywanie dat i uczestników z wątku e-mailowego to najwolniejsza część tego procesu. Zamiast tego zaznacz szczegóły spotkania w dowolnej wiadomości e-mail lub na stronie internetowej, kliknij prawym przyciskiem myszy i pozwól, aby rozszerzenie Text to Outlook Calendar przeanalizowało datę, godzinę i lokalizację i utworzyło gotowe do wysłania zdarzenie w Outlooku. Pierwsze pięć zdarzeń jest bezpłatnych. Jeśli korzystasz też z Gmaila, sprawdź, jak tworzyć zdarzenia kalendarza z e-maila w Outlooku, a jeśli chcesz, aby inni widzieli Twój harmonogram, nasz przewodnik jak udostępnić kalendarz w Outlooku omawia uprawnienia krok po kroku.

Najczęściej zadawane pytania

Jak wysłać zaproszenie do kalendarza w Outlooku?

Otwórz swój kalendarz w Outlooku i wybierz Nowe zdarzenie lub Nowe spotkanie. Dodaj tytuł, wpisz adresy e-mail uczestników w polu Zaproś uczestników lub Do, ustaw datę i godzinę, a następnie kliknij Wyślij. Każdy uczestnik otrzyma zaproszenie e-mailem, które może zaakceptować, odrzucić lub oznaczyć jako wstępne.

Jaka jest różnica między wymaganymi a opcjonalnymi uczestnikami w Outlooku?

Wymagani uczestnicy to osoby, których obecność jest kluczowa, a spotkanie jest traktowane jako stałe zobowiązanie w ich kalendarzu. Opcjonalni uczestnicy są zapraszani informacyjnie lub w razie możliwości dołączenia, a zdarzenie rzadziej jest oznaczane jako twardy konflikt. Możesz to ustawić podczas dodawania osób za pomocą Asystenta planowania lub wiersza opcjonalnego uczestnika.

Czy mogę wysłać zaproszenie do kalendarza Outlooka osobie spoza mojej organizacji?

Tak. Możesz zapraszać zewnętrznych odbiorców, na przykład adresy Gmail lub innych dostawców poczty, a oni otrzymają zaproszenie e-mailem. Mogą je zaakceptować z większości aplikacji kalendarza, choć niektóre zaawansowane funkcje śledzenia odpowiedzi działają najlepiej, gdy korzystają z konta Microsoft 365 lub Outlook.com.

Jak ponownie wysłać zaproszenie do kalendarza w Outlooku?

Otwórz istniejące spotkanie (musisz być organizatorem), wprowadź potrzebne zmiany lub po prostu dodaj ponownie uczestnika, a następnie wybierz Wyślij aktualizację w klasycznym Outlooku lub Wyślij w nowym Outlooku i wersji internetowej. Po wyświetleniu monitu wybierz wysłanie aktualizacji tylko do dodanych uczestników, aby niepotrzebnie nie powiadamiać wszystkich.

Dlaczego przycisk Wyślij wyświetla się jako Zapisz w Outlooku?

Outlook pokazuje Zapisz zamiast Wyślij, gdy zdarzenie nie ma żadnych uczestników, ponieważ nie ma kogo zapraszać. Gdy tylko dodasz co najmniej jedną osobę do pola Zaproś uczestników, przycisk zmienia się na Wyślij, co spowoduje wysłanie zaproszenia.