What are the Outlook calendar permission levels?

There are five: Can view when I'm busy (free/busy blocks only), Can view titles and locations, Can view all details (subject, location, attendees, and notes), Can edit (create, move, and delete events), and Delegate (editor rights plus receiving and responding to meeting invites on your behalf). Each level includes everything the levels below it show.

How do I view someone's calendar in Outlook?

First, they need to grant you at least Can view when I'm busy. Then either accept the sharing invitation they emailed you by clicking Accept, or add it yourself: in Calendar, click Add calendar > Add from directory (Open Shared Calendar in classic Outlook), search their name or email, and click Add. How much detail you see depends on the permission level they assigned.

How do I export my Outlook calendar to an .ics file?

In classic Outlook, open Calendar, click File > Save Calendar, set the type to iCalendar Format (.ics), use More Options to pick a date range and detail level, then Save. In new Outlook and on the web, you publish the calendar instead: go to Calendar settings > Shared calendars, choose the calendar and Can view all details, click Publish, and copy the ICS link.

Can I give someone outside my company edit access to my Outlook calendar?

No. Can edit and Delegate permissions can only be granted to people inside your organization. External users can be given view-only access - at most Can view all details - typically through a published ICS link rather than a direct edit grant.

How do I remove someone's access to my Outlook calendar?

Open Calendar, go to Share Calendar or Sharing and permissions for that calendar, find the person in the list of people with access, and click Remove (the trash or X icon) next to their name. The change applies on the next sync cycle, so it may take a short while before their view updates.

Outlook Calendar-tillatelser forklart

Outlook Calendar-tillatelser styrer hvor mye av kalenderen din andre kan se, og om de kan endre den. De vanligste nivåene er ledig/opptatt, begrensede detaljer, fullstendige detaljer og redigeringstilgang.

Vanlige tillatelsesnivåer

Can view when I am busy viser bare ledig/opptatt. Can view titles and locations viser mer kontekst uten alle detaljer. Can view all details gir innsyn i hele hendelsen. Can edit lar personen opprette og endre hendelser. Delegate brukes når noen skal administrere kalenderen på dine vegne.

Slik endrer du tillatelser

Åpne Outlook Calendar, høyreklikk kalenderen, velg Sharing and permissions, legg til personen og velg nivå. I organisasjoner kan administratorer også sette standarder som påvirker hva kolleger kan se.

Beste praksis

Gi minst mulig tilgang som fortsatt løser behovet. Bruk ledig/opptatt for vanlige kolleger, fullstendige detaljer for nære samarbeidspartnere og redigering eller delegattilgang bare for personer som faktisk skal administrere kalenderen.

Vanlige spørsmål

Kan noen se private hendelser?

Private hendelser skjules normalt for detaljer, men administratorinnstillinger og delegattilgang kan påvirke dette.

Hva er forskjellen på editor og delegate?

En editor kan endre kalenderen. En delegate kan i tillegg ofte svare på møteinnkallelser på dine vegne, avhengig av oppsettet.

Påvirker tillatelser delte postbokser?

Ja. Delte postbokser og ressurskalendere har egne tillatelser som bør kontrolleres separat.

Tekst til Kalender