Come sincronizzare il Calendario Outlook con Google Calendar

Per sincronizzare il tuo Calendario Outlook con Google Calendar, pubblica il tuo Calendario Outlook per ottenerne il link ICS, poi abbonati a quel link in Google Calendar usando l'opzione Da URL. Google legge il feed automaticamente e i tuoi eventi di Outlook compaiono all'interno di Google Calendar in sola lettura, con aggiornamenti secondo la propria pianificazione. Lo stesso approccio funziona al contrario: prendi l'indirizzo iCal segreto di Google e abbonati ad esso in Outlook. Di seguito trovi i passaggi esatti per entrambe le direzioni, il metodo di importazione quando hai bisogno solo di una copia una tantum, e il punto in cui l'approccio gratuito tramite ICS non è più sufficiente e hai bisogno di un vero strumento di sincronizzazione bidirezionale.

Una cosa da precisare fin da subito: l'abbonamento tramite ICS è un feed monodirezionale e in sola lettura. Vedrai gli eventi di un calendario all'interno dell'altro, ma non potrai modificarli o eliminarli dalla vista in prestito, e gli aggiornamenti non sono istantanei. Google di solito aggiorna i calendari in abbonamento ogni diverse ore (a volte fino a 24), e Outlook fa lo stesso. Questo ritardo è il principale punto critico, quindi viene trattato in dettaglio di seguito.

Aggiungere il Calendario Outlook a Google (metodo dell'abbonamento ICS)

Per aggiungere il tuo Calendario Outlook a Google, devi prima pubblicare il Calendario Outlook per generare un link ICS pubblico, poi indirizzare Google verso di esso.

Passaggio 1 — Pubblica il tuo Calendario Outlook e copia il link ICS. In Outlook sul web o su outlook.com:

1. Seleziona l'ingranaggio Impostazioni, poi Calendario, poi Calendari condivisi (in alcune versioni si trova sotto Calendario > Condividi nella parte superiore della pagina).
2. Sotto Pubblica un calendario, scegli il calendario che vuoi condividere dal menu a discesa.
3. Imposta i permessi su Può visualizzare tutti i dettagli.
4. Seleziona Pubblica.
5. Compaiono due link, HTML e ICS. Copia il link ICS (ha l'aspetto di https://outlook.live.com/owa/calendar/.../calendar.ics).

Passaggio 2 — Abbonati a quel link in Google Calendar. Sul web su calendar.google.com:

1. Nella barra laterale sinistra, trova Altri calendari e clicca sull'icona + (Aggiungi altri calendari).
2. Scegli Da URL.
3. Incolla il link ICS di Outlook.
4. Clicca su Aggiungi calendario.

I tuoi eventi di Outlook compaiono ora sotto Altri calendari in Google. Sono in sola lettura qui, le modifiche devono ancora avvenire in Outlook. Google esegue il polling del feed periodicamente, quindi una riunione appena aggiunta in Outlook potrebbe impiegare alcune ore per comparire in Google. Non esiste un pulsante per forzare un aggiornamento immediato di un calendario in abbonamento; questa limitazione è insita nel funzionamento dei feed ICS.

Se la procedura di pubblicazione sembra troppo elaborata solo per spostare gli eventi da un posto all'altro, c'è una scorciatoia per il caso d'uso quotidiano di acquisire un singolo evento. Seleziona la data e i dettagli ovunque nel browser, fai clic destro e l'estensione Text to Google Calendar crea istantaneamente l'evento in Google Calendar, con orario, luogo e descrizione analizzati per te. C'è un'estensione Text to Outlook Calendar complementare che fa la stessa cosa per Outlook, così qualunque calendario tu utilizzi, puoi aggiungere un evento con un clic invece di riscriverlo.

Sincronizzare Google Calendar con Outlook (direzione inversa)

Per fare il contrario e vedere gli eventi di Google in Outlook, prendi il feed iCal privato di Google e abbonati ad esso all'interno di Outlook.

Passaggio 1 — Copia l'indirizzo iCal segreto da Google Calendar. Su calendar.google.com:

1. Sotto I miei calendari a sinistra, passa il cursore sul calendario, clicca sui tre puntini (⋮) e scegli Impostazioni e condivisione.
2. Scorri fino alla sezione Integra il calendario.
3. Trova Indirizzo segreto in formato iCal e clicca sull'icona di copia.

Tratta quell'indirizzo segreto come una password: chiunque abbia il link può vedere il tuo calendario.

Passaggio 2 — Abbonati in Outlook. In Outlook sul web o su outlook.com:

1. Seleziona Calendario nel pannello di navigazione.
2. Clicca su Aggiungi calendario.
3. Seleziona Abbonati dal web.
4. Incolla l'URL iCal segreto di Google e dai un nome al calendario.
5. Clicca su Importa.

Se invece utilizzi il classico Outlook per Windows, il percorso è diverso: l'abbonamento a un calendario Internet attivo si esegue tramite le impostazioni dell'account, mentre un'importazione di file una tantum usa File > Apri ed esporta > Importa/Esporta > Importa un file iCalendar (.ics). Il nuovo Outlook per Windows segue gli stessi passaggi della versione web.

Stessa avvertenza di prima: si tratta di una vista in sola lettura che si aggiorna in base alla pianificazione di Outlook, non in tempo reale.

Metodo di importazione: una copia una tantum anziché un feed attivo

L'abbonamento mantiene un calendario aggiornato. L'importazione fa il contrario: inserisce un'istantanea una tantum degli eventi nel tuo calendario come voci completamente modificabili, senza alcuna connessione continuativa. Usa l'importazione quando stai migrando gli eventi una volta sola (ad esempio, quando abbandoni definitivamente Outlook) anziché mantenere due calendari sincronizzati.

Per importare un file in Google Calendar, prima esporta da Outlook (o salva qualsiasi file .ics), poi:

1. In Google Calendar, clicca sull'ingranaggio Impostazioni, poi Impostazioni.
2. Nel menu a sinistra scegli Importa ed esporta.
3. Clicca su Seleziona il file dal computer, scegli il file .ics, seleziona il calendario di destinazione e clicca su Importa.

Per importare un file in Outlook sul web: clicca su Aggiungi calendario, scegli Carica dal file, Sfoglia fino al file .ics, scegli il calendario di destinazione e seleziona Importa. (Se hai bisogno di generare un file ICS da zero, il nostro generatore ICS gratuito ne crea uno che puoi importare ovunque.) Per i dettagli sul lato Google, la nostra guida su come aggiungere un ICS a Google Calendar illustra sia l'abbonamento che l'importazione in dettaglio.

La differenza fondamentale da ricordare: un evento importato è tuo da modificare e non si aggiornerà mai dalla fonte; un evento in abbonamento si aggiorna dalla fonte ma non può essere modificato localmente.

Quando hai bisogno di un vero strumento di sincronizzazione bidirezionale

Tutto quanto sopra è monodirezionale e in sola lettura. Va bene se vuoi semplicemente vedere l'altro calendario per evitare doppie prenotazioni. Si rompe nel momento in cui hai bisogno che le modifiche fluiscano in entrambe le direzioni — ad esempio, accettare una riunione in Google e vederla riflessa in Outlook, o modificare un evento una volta sola e fidarsi che entrambi i calendari corrispondano.

Ricorri a un servizio di sincronizzazione bidirezionale dedicato (CalendarBridge, OneCal, Reclaim e simili) quando:

• Hai bisogno che creazione, modifica ed eliminazione si propaghino in entrambe le direzioni.
• Vuoi aggiornamenti quasi in tempo reale invece di un ritardo ICS di più ore.
• Stai gestendo la disponibilità tra entrambi i calendari per la pianificazione e non vuoi dati di disponibilità obsoleti.
• Hai bisogno di nascondere i dettagli degli eventi ma bloccare comunque il tempo (sincronizzazione solo-occupato), cosa che i feed ICS non possono fare in modo selettivo.

Questi strumenti gestiscono una connessione lato server tra i due account e interrogano il server molto più frequentemente di un feed ICS pubblico, il che spiega perché possono offrire la modifica bidirezionale e un aggiornamento al minuto, al costo di un abbonamento e della concessione dell'accesso a entrambi i calendari.

Per la maggior parte delle persone che vogliono semplicemente vedere il calendario di lavoro su Outlook accanto al calendario personale su Google, il metodo gratuito con abbonamento ICS nelle prime due sezioni è sufficiente. Configuralo una volta in entrambe le direzioni e vedrai entrambi i set di eventi affiancati. E quando hai bisogno di aggiungere qualcosa a uno dei calendari in fretta, salta l'inserimento manuale: l'estensione Text to Google Calendar e la versione Outlook corrispondente trasformano qualsiasi testo selezionato — un'email, una conferma, un messaggio — in un evento del calendario con un solo clic destro. Consulta la nostra rassegna delle migliori estensioni Chrome per Google Calendar per saperne di più, oppure scopri come creare un evento del calendario da un'email in Outlook.

Domande frequenti

Come sincronizzo il mio Calendario Outlook con Google Calendar gratuitamente?

Pubblica il tuo Calendario Outlook (Impostazioni > Calendario > Calendari condivisi > Pubblica un calendario > Può visualizzare tutti i dettagli) e copia il link ICS. Poi in Google Calendar, clicca sul + accanto ad Altri calendari, scegli Da URL, incolla il link e clicca su Aggiungi calendario. I tuoi eventi di Outlook compaiono in Google come feed in sola lettura. È gratuito ma monodirezionale, e gli aggiornamenti possono richiedere diverse ore.

Perché c'è un ritardo nella sincronizzazione tra Outlook e Google Calendar tramite ICS?

Gli abbonamenti ICS sono basati sul pull: il calendario ricevente interroga il feed pubblicato in base alla propria pianificazione anziché ricevere push istantanei. Google e Outlook di solito aggiornano i calendari in abbonamento ogni poche ore, a volte fino a 24, e nessuno dei due offre un pulsante di aggiornamento forzato. Se hai bisogno di aggiornamenti quasi in tempo reale, devi usare uno strumento di sincronizzazione bidirezionale dedicato invece di un feed ICS.

Posso creare una sincronizzazione bidirezionale tra Outlook e Google Calendar?

Non con il metodo di abbonamento ICS integrato, che è monodirezionale e in sola lettura. Per far fluire modifiche, aggiunte ed eliminazioni in entrambe le direzioni, hai bisogno di un servizio di sincronizzazione bidirezionale di terze parti come CalendarBridge, OneCal o Reclaim. Questi strumenti collegano entrambi gli account lato server e si aggiornano molto più frequentemente di un feed ICS pubblico, di solito per un canone di abbonamento.

Qual è la differenza tra abbonarsi a un calendario e importarlo?

L'abbonamento crea un feed attivo in sola lettura che continua ad aggiornarsi dalla fonte ma non può essere modificato dove viene visualizzato. L'importazione inserisce un'istantanea una tantum di eventi modificabili senza connessione continuativa, quindi le modifiche successive alla fonte non compariranno. Abbonati per monitorare un altro calendario; importa quando stai migrando gli eventi una volta sola.

Perché non posso modificare gli eventi di Outlook all'interno di Google Calendar?

Quando aggiungi un Calendario Outlook a Google tramite il metodo di abbonamento Da URL, Google lo visualizza come feed in sola lettura. La modifica, l'eliminazione e la creazione devono avvenire in Outlook, dove gli eventi risiedono effettivamente. Per modificare gli eventi da entrambe le app, avresti bisogno di uno strumento di sincronizzazione bidirezionale, oppure gestisci semplicemente ogni evento nel proprio calendario nativo.