Cómo crear un calendario compartido en Outlook
Para crear un calendario compartido en Outlook, creas un nuevo calendario en blanco y luego lo compartes con las personas que eliges, estableciendo su nivel de permisos. En el nuevo Outlook para Windows y en Outlook.com, esto se hace desde la pestaña Inicio en Calendario usando Agregar calendario para crear el calendario y Compartir calendario para enviar el acceso. Esta guía recorre cada variante: crear un calendario nuevo, compartir uno existente, abrir un calendario compartido que alguien te envió, y usar el calendario de grupo automático que viene con cada grupo de Microsoft 365.
Los botones exactos varían ligeramente entre el nuevo Outlook para Windows, el Outlook clásico y la aplicación web de Outlook.com, por eso cada sección a continuación indica las etiquetas correspondientes a la versión que estás usando.
Paso 1: Crear un nuevo calendario en blanco en Outlook
Un «calendario compartido» generalmente comienza como un calendario separado que creas para un equipo, un proyecto o la familia, mantenido aparte de tu calendario personal. Así es como crearlo en cada versión.
Nuevo Outlook para Windows / Outlook.com (web):
- Abre Calendario desde el panel de navegación izquierdo.
- En la pestaña Inicio, debajo de la cuadrícula del calendario, selecciona Agregar calendario.
- Selecciona Crear calendario en blanco.
- Ingresa un nombre para tu nuevo calendario. En Agregar a, elige a qué cuenta o categoría pertenece el calendario.
- Selecciona Guardar.
Outlook clásico para Windows:
- En Calendario, selecciona la pestaña Carpeta.
- En el grupo Nuevo, selecciona Nuevo calendario.
- En el cuadro Nombre, escribe un nombre para el calendario.
- En la lista Selecciona dónde colocar la carpeta, selecciona Calendario y luego Aceptar.
- El nuevo calendario aparece en el Panel de navegación. Selecciona su casilla de verificación para verlo.
El calendario ahora existe pero es privado. Compartirlo es el siguiente paso.
Cómo compartir un calendario en Outlook
Una vez que el calendario existe (o si simplemente quieres compartir tu calendario predeterminado), invitas a personas y eliges cuánto pueden ver o hacer.
Nuevo Outlook para Windows / Outlook.com:
- En Calendario, en la pestaña Inicio, selecciona Compartir calendario.
- Si tienes más de un calendario, elige cuál compartir.
- En el cuadro Escribe una dirección de correo electrónico o el nombre de un contacto, escribe la persona con quien quieres compartir. Selecciona su nombre cuando aparezca o presiona Entrar.
- Selecciona el menú desplegable junto a su nombre y elige un nivel de permisos.
- Selecciona Compartir.
Niveles de permisos que puedes otorgar:
- Puede ver cuándo estoy ocupado - muestra solo los bloques de libre/ocupado, sin detalles de los eventos.
- Puede ver títulos y ubicaciones - muestra cuándo estás ocupado más los títulos y ubicaciones de los eventos.
- Puede ver todos los detalles - muestra la información completa de los eventos.
- Puede editar - permite a la persona agregar, cambiar y eliminar eventos.
- Delegado - puede editar y también enviar o responder invitaciones de reunión en tu nombre.
En Outlook.com la lista es más corta, con Puede ver todos los detalles y Puede editar como opciones principales. Los elementos que marcas como privados siempre ocultan sus títulos y ubicaciones independientemente del nivel de permisos. Para un análisis más detallado de quién puede hacer qué, consulta nuestra guía sobre permisos del calendario de Outlook, y si solo necesitas enviar una reunión puntual, consulta cómo enviar una invitación de calendario en Outlook.
O bien, omite la configuración manual por completo cuando solo necesitas agregar un evento a un calendario compartido: selecciona el texto del evento en cualquier parte de tu navegador, haz clic derecho, y la extensión Text to Outlook Calendar crea el evento por ti: fechas, horas y ubicaciones completadas automáticamente.
Cómo agregar un calendario compartido que alguien te envió
Si un colega compartió su calendario contigo, debes agregarlo a tu propio Outlook para verlo. Hay dos caminos, según cómo llegó el uso compartido.
Aceptar una invitación de uso compartido por correo electrónico:
- Abre el correo electrónico de invitación de uso compartido en Outlook.
- Selecciona Aceptar (o Agregar este calendario) en el mensaje.
- El calendario compartido aparece en Otros calendarios (o Calendarios de personas) en tu lista de calendarios. Selecciona su casilla de verificación para visualizarlo.
Agregar un calendario compartido manualmente (dentro de tu organización):
- En Calendario, en la pestaña Inicio, selecciona Agregar calendario.
- Selecciona Agregar desde el directorio.
- Elige la cuenta desde la que quieres buscar y luego escribe el nombre o correo electrónico de la persona.
- Selecciona la persona y luego Agregar.
El calendario aparece junto al tuyo, y cuánto puedes ver depende del nivel de permisos que le otorgó el propietario. Si un calendario que agregaste deja de actualizarse, nuestra guía sobre calendario de Outlook que no sincroniza cubre las soluciones más comunes.
Calendarios de grupo en Microsoft 365
Si tu equipo ya usa un grupo de Microsoft 365 (los mismos grupos que dan soporte a Teams y los buzones compartidos), no tienes que crear un calendario compartido desde cero. Cada grupo de Microsoft 365 tiene automáticamente un calendario compartido, y cada miembro puede programar y editar eventos en él.
Para usar un calendario de grupo:
- En Calendario, busca en el panel de navegación la sección Grupos.
- Expande Grupos y selecciona el grupo cuyo calendario quieres abrir.
- Se abre el calendario del grupo. Selecciona Nuevo evento (o Nueva reunión) para agregar un evento.
Cuando creas un evento en un calendario de grupo, el grupo es el organizador, tú quedas agregado como asistente y una copia aparece en tu calendario personal. Cualquier miembro del grupo puede crear, editar o eliminar eventos sin permisos adicionales más allá de la membresía del grupo. Esto hace que los calendarios de grupo sean la opción más sencilla para los departamentos que ya trabajan dentro de Microsoft 365, ya que no hay que compartir nada manualmente.
La desventaja: los calendarios de grupo están vinculados a la membresía del grupo, por lo que son menos flexibles que un calendario compartido independiente cuando quieres darle a una sola persona externa acceso de solo lectura. Para eso, el enfoque de crear y compartir de las primeras dos secciones es la mejor opción.
¿Qué método deberías usar?
- Crear un calendario en blanco y compartirlo cuando quieres un calendario dedicado (proyecto, turno de guardia, agenda familiar) y un control estricto sobre quién ve qué.
- Compartir tu calendario existente cuando los colegas solo necesitan visibilidad sobre tu agenda.
- Usar un calendario de grupo de Microsoft 365 cuando un equipo ya tiene un grupo y todos necesitan el mismo acceso de edición.
Cualquiera que sea el camino que elijas, agregar eventos individuales es la parte que más repetirás. En lugar de volver a escribir fechas y horas a mano, puedes crear un evento de calendario desde un correo electrónico en Outlook directamente, o usar la extensión Text to Outlook Calendar para convertir cualquier texto seleccionado —un correo electrónico, una página web, un mensaje— en un evento en tu calendario compartido o de grupo con un solo clic derecho. Las fechas, horas, ubicaciones y descripciones se analizan automáticamente, para que el calendario compartido que acabas de crear se mantenga actualizado sin necesidad de ingresar datos manualmente.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre un calendario compartido y un calendario de grupo en Outlook?
Un calendario compartido es uno que creas y al que luego otorgas acceso a personas específicas, con un nivel de permisos que tú controlas (desde solo lectura hasta edición completa). Un calendario de grupo de Microsoft 365 se crea automáticamente con cada grupo, y todos los miembros del grupo obtienen el mismo acceso de edición sin necesidad de compartirlo manualmente. Usa un calendario compartido para un control detallado y un calendario de grupo cuando todo un equipo necesita el mismo acceso.
¿Puedo compartir un calendario de Outlook con alguien que usa Gmail?
Puedes enviar la invitación de uso compartido, pero en Outlook.com los usuarios que no son de Microsoft, como los destinatarios de Gmail, solo pueden aceptarla usando una cuenta de Outlook.com o Microsoft 365. Para el uso compartido de solo lectura con cualquier correo electrónico, publica el calendario y envía al destinatario el enlace ICS o HTML. Para mantener dos calendarios sincronizados, consulta nuestra guía sobre sincronización de Outlook con Google Calendar.
¿Cómo doy acceso de edición a alguien en mi calendario de Outlook?
Abre Calendario, selecciona Compartir calendario en la pestaña Inicio, ingresa el correo electrónico de la persona, luego elige Puede editar (o Delegado, si también necesita gestionar invitaciones de reunión) en el menú desplegable de permisos, y selecciona Compartir. El acceso de edición les permite agregar, cambiar y eliminar eventos en ese calendario.
¿Por qué no puedo ver el calendario compartido que alguien me envió?
Primero asegúrate de haber aceptado la invitación de uso compartido; el calendario aparecerá en Otros calendarios o Calendarios de personas, y debes marcar su casilla de verificación para mostrarlo. Si lo aceptaste pero está vacío o desactualizado, es posible que el propietario solo haya otorgado permiso de libre/ocupado, o que el calendario necesite una actualización de sincronización. Reinicia Outlook o elimina y vuelve a agregar el calendario para forzar una actualización.
¿Puedo crear un calendario compartido en la aplicación web gratuita de Outlook.com?
Sí. En Outlook.com, abre Calendario, usa Agregar calendario para crear un calendario en blanco y luego selecciona Compartir calendario para invitar a personas. La aplicación web ofrece Puede ver todos los detalles y Puede editar como opciones principales de permisos, lo cual es suficiente para la mayoría de los casos de uso compartido personal y de equipos pequeños.