Cómo compartir el calendario de Outlook con otras personas
Para compartir tu calendario de Outlook, abre el Calendario, selecciona Compartir (o Compartir calendario), escribe la dirección de correo electrónico de la persona, elige un nivel de permisos como Puede ver todos los detalles o Puede editar, y selecciona Compartir. El destinatario recibe una invitación por correo electrónico; una vez que la acepta, tu calendario aparece junto al suyo. Los pasos varían ligeramente en el nuevo Outlook para Windows, Outlook en la web y el Outlook clásico, y compartir con personas fuera de tu organización tiene sus propias reglas. Esta guía recorre cada versión, explica cada nivel de permisos y explica cómo publicar un calendario como enlace público.
Cómo compartir tu calendario de Outlook en el nuevo Outlook y en la web
El nuevo Outlook para Windows y Outlook en la web (outlook.com) utilizan la misma interfaz, por lo que los pasos son idénticos.
- Selecciona el ícono Calendario en el panel de navegación.
- En la pestaña Inicio, selecciona Compartir calendario (en algunos diseños aparece simplemente como Compartir en la barra de herramientas).
- Si tienes más de un calendario, elige el que deseas compartir.
- En el cuadro, escribe el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona con quien quieres compartir.
- Selecciona el nivel de permisos en el menú desplegable junto a su nombre.
- Selecciona Compartir.
La persona recibe una invitación por correo electrónico. Cuando la acepta, tu calendario aparece en su lista de calendarios con el nivel de permisos que elegiste. Puedes cambiar o revocar el acceso en cualquier momento regresando a Compartir calendario y editando la entrada, o seleccionando el ícono de papelera para eliminarla.
Cómo compartir mi calendario de Outlook en el Outlook clásico para Windows
El Outlook clásico (la aplicación de escritorio tradicional con cinta de opciones) utiliza un cuadro de diálogo de Propiedades del calendario en lugar del panel en línea.
- Selecciona Calendario en la parte inferior del panel de navegación.
- En la pestaña Inicio, selecciona Compartir calendario y elige el calendario en el menú desplegable.
- En el cuadro de diálogo Propiedades del calendario, selecciona Agregar.
- Busca o escribe las direcciones de correo electrónico de las personas con quienes quieres compartir, y luego selecciona Aceptar.
- Selecciona cada nombre, elige un nivel de permisos y selecciona Aceptar.
El Outlook clásico también puede enviar una instantánea estática por correo electrónico: selecciona Enviar calendario por correo electrónico en la pestaña Inicio para enviar una vista de solo lectura de un rango de fechas como mensaje, lo cual es útil para solicitudes puntuales donde el acceso continuo sería exagerado.
Antes de configurar esto manualmente, ten en cuenta que la parte lenta del trabajo con calendarios suele ser ingresar los eventos, no compartirlos. Selecciona el texto del evento en cualquier parte de tu navegador, haz clic derecho, y la extensión Text to Outlook Calendar crea el evento por ti: fechas, horas y ubicaciones se completan automáticamente, para que el calendario que compartes se mantenga actualizado.
Niveles de permisos del calendario de Outlook explicados
Cuando compartes, decides exactamente cuánto puede ver o hacer cada persona. Outlook ofrece estos niveles de acceso:
- Puede ver cuándo estoy ocupado - muestra únicamente tu disponibilidad (libre/ocupado), sin títulos ni detalles de los eventos. Ideal para coordinar horarios de reuniones sin revelar lo que estás haciendo.
- Puede ver títulos y ubicaciones - muestra la disponibilidad más el asunto y la ubicación de cada evento, pero no el cuerpo ni los asistentes.
- Puede ver todos los detalles - muestra el contenido completo de cada evento, en modo de solo lectura. Adecuado para un asistente o compañero de equipo que necesita contexto pero no debe realizar cambios.
- Puede editar - la persona puede ver todo y agregar, cambiar o eliminar eventos en tu nombre.
- Delegado - la persona puede editar tu calendario y también enviar y responder invitaciones de reunión en tu nombre, además de recibir solicitudes de reunión opcionalmente. Este es el nivel más alto y debe reservarse para un asistente ejecutivo o alguien en quien confíes plenamente.
Elige el nivel más bajo que cubra lo que se necesita. Siempre puedes aumentar los permisos de alguien más adelante. Para un análisis más detallado de quién puede hacer qué, consulta nuestra guía sobre permisos del calendario de Outlook.
Compartir tu calendario de Outlook con personas fuera de tu organización
Compartir de forma externa (por ejemplo, con una dirección de Gmail o un cliente de otra empresa) es posible, pero con limitaciones.
- Usa Outlook en la web para el uso compartido externo más confiable si tienes un buzón de Microsoft 365 o Exchange Online.
- Sigue los mismos pasos de Compartir calendario indicados arriba e ingresa la dirección de correo electrónico externa.
- Elige uno de los niveles de solo lectura: Puede ver cuándo estoy ocupado, Puede ver títulos y ubicaciones o Puede ver todos los detalles.
No puedes otorgar acceso de Puede editar o Delegado a personas fuera de tu organización: esos niveles son exclusivos para uso interno. Los destinatarios externos también tienen la mejor experiencia cuando abren el calendario compartido con una cuenta de Microsoft 365 o Outlook.com; algunos otros proveedores de correo solo mostrarán la información de disponibilidad. Si ves el mensaje «Este calendario no se puede compartir», el administrador de tu organización ha restringido el uso compartido externo, y tendrás que publicar el calendario (consulta a continuación) o pedirle a TI que lo habilite.
Si la persona con quien quieres compartir usa Google Calendar, puede que sea más sencillo sincronizar tu calendario de Outlook con Google Calendar para que ambos se mantengan actualizados automáticamente.
Cómo publicar un calendario de Outlook como enlace público
Publicar crea un enlace que cualquier persona puede abrir sin necesidad de tener una cuenta de Outlook: ideal para un horario de equipo, un calendario público de eventos o una incorporación en un sitio web.
- En Outlook en la web, selecciona Configuración (el ícono de engranaje).
- Ve a Calendario > Calendarios compartidos.
- En Publicar un calendario, elige el calendario y el nivel de detalle que deseas exponer.
- Selecciona Publicar.
- Copia los enlaces que genera Outlook:
- El enlace HTML abre una vista de solo lectura de tu calendario en cualquier navegador web.
- El enlace ICS permite que las personas se suscriban a tu calendario en su propia aplicación (Outlook, Google Calendar, Apple Calendar) para que las actualizaciones fluyan automáticamente.
Los calendarios publicados son de solo lectura y están accesibles para cualquiera que tenga el enlace, por lo que solo debes publicar información con la que te sientas cómodo haciendo pública. Para dejar de compartir, regresa a la misma pantalla y selecciona Cancelar publicación.
Mantener un calendario compartido o publicado útil significa mantenerlo actualizado. En lugar de volver a escribir cada fecha de un correo electrónico o página web, selecciona los detalles, haz clic derecho y deja que la extensión Text to Outlook Calendar los convierta en un evento correcto en segundos. Los primeros cinco eventos son gratuitos. Si estás configurando un calendario de equipo desde cero, nuestro tutorial sobre cómo crear un calendario compartido en Outlook es el siguiente paso.
Preguntas frecuentes
¿Cómo comparto mi calendario de Outlook con alguien?
Abre el Calendario, selecciona Compartir o Compartir calendario, escribe la dirección de correo electrónico de la persona, elige un nivel de permisos como Puede ver todos los detalles o Puede editar, y selecciona Compartir. Esa persona recibirá una invitación por correo electrónico, y una vez que la acepte, tu calendario aparecerá en su lista de calendarios con el nivel de acceso que seleccionaste.
¿Cuáles son los niveles de permisos del calendario de Outlook?
Outlook ofrece cinco niveles: Puede ver cuándo estoy ocupado (solo disponibilidad), Puede ver títulos y ubicaciones, Puede ver todos los detalles (solo lectura completa), Puede editar (puede agregar y cambiar eventos) y Delegado (puede editar y también enviar y responder invitaciones de reunión en tu nombre). Elige el nivel más bajo que cubra las necesidades de la persona.
¿Puedo compartir mi calendario de Outlook con alguien fuera de mi organización?
Sí, pero el uso compartido externo está limitado a los niveles de solo lectura: Puede ver cuándo estoy ocupado, Puede ver títulos y ubicaciones o Puede ver todos los detalles. No puedes otorgar acceso de Puede editar o Delegado de forma externa. Si el uso compartido está bloqueado por completo, el administrador lo ha restringido, y puedes publicar el calendario como enlace en su lugar.
¿Cuál es la diferencia entre compartir y publicar un calendario de Outlook?
Compartir invita a personas específicas y requiere que acepten, otorgándoles acceso vinculado a su cuenta. Publicar genera un enlace HTML o ICS público que cualquier persona con el enlace puede abrir o suscribirse sin necesidad de una cuenta de Outlook. Usa compartir para personas individuales y publicar para un calendario de solo lectura público o para todo el equipo.
¿Por qué no puedo compartir mi calendario de Outlook?
Si ves el mensaje «Este calendario no se puede compartir», es probable que el administrador de tu organización haya deshabilitado el uso compartido externo del calendario, o que estés intentando otorgar acceso de edición o delegado a alguien fuera de tu organización, lo cual no está permitido. Prueba con un nivel de permiso de solo lectura, usa Outlook en la web o publica el calendario como enlace.