Cómo enviar una invitación de calendario en Outlook
Para enviar una invitación de calendario en Outlook, abre tu calendario, crea un Nuevo evento (o Nueva reunión), agrega a las personas que quieres en el campo de asistentes, establece la fecha y la hora, y selecciona Enviar. Outlook envía por correo electrónico a todos una invitación que pueden aceptar, rechazar o marcar como tentativa, y el evento aparece en tu calendario y en el de ellos. Los botones exactos varían ligeramente entre el nuevo Outlook para Windows, Outlook en la web, el Outlook clásico y la aplicación móvil, por eso esta guía cubre las cuatro versiones, además de cómo separar los asistentes obligatorios y opcionales, y cómo editar o reenviar una invitación posteriormente.
Enviar una invitación de calendario en el nuevo Outlook para Windows
El nuevo Outlook para Windows es el cliente rediseñado que Microsoft ahora incluye por defecto. El flujo es muy similar al de Outlook en la web.
- Selecciona el ícono Calendario en el panel de navegación izquierdo.
- En la pestaña Inicio, selecciona Nuevo evento.
- Escribe un título en el campo del nombre del evento.
- En la línea de asistentes (etiquetada Invitar asistentes), comienza a escribir un nombre o una dirección de correo electrónico y elige a la persona entre las sugerencias.
- Establece la fecha y hora de Inicio y Fin. Activa Todo el día para un evento de día completo.
- Agrega una Ubicación o activa Reunión de Teams para una reunión en línea.
- Selecciona Enviar.
Todas las personas que agregaste recibirán una invitación por correo electrónico. Sus respuestas (Sí, No, Quizás) se registran en el evento para que puedas hacer un seguimiento de quién asistirá.
Cómo enviar una invitación de calendario en Outlook en la web
La experiencia de outlook.com y Outlook en la web es prácticamente idéntica a la del nuevo Outlook para Windows.
- Ve a tu calendario seleccionando el ícono Calendario.
- Selecciona Nuevo evento.
- Agrega un título y luego escribe nombres o direcciones de correo electrónico en el campo Invitar asistentes.
- Elige la fecha y la hora, y agrega una ubicación o un enlace de Teams.
- Selecciona Enviar.
Si solo quieres bloquear tu propio tiempo sin notificar a nadie, deja el campo de asistentes vacío y el botón Enviar cambiará a Guardar.
O bien, omite los pasos manuales: selecciona el texto del evento en cualquier parte de tu navegador, haz clic derecho, y la extensión Text to Outlook Calendar crea el evento por ti: fechas, horas y ubicaciones se completan automáticamente. Es muy útil cuando alguien te envía una fecha por correo y prefieres no volver a escribirla en un nuevo evento.
Enviar una invitación de calendario en el Outlook clásico para Windows
El Outlook clásico (la interfaz de escritorio más antigua con cinta de opciones) usa la palabra «Reunión» en lugar de «Evento» para las invitaciones.
- Abre el Calendario seleccionándolo en la parte inferior del panel de navegación.
- En la pestaña Inicio, selecciona Nueva reunión (o presiona Ctrl+Mayús+Q). También puedes elegir Nuevos elementos > Reunión.
- En la línea Para, escribe los nombres o las direcciones de correo electrónico de tus asistentes.
- Agrega un Asunto, una Ubicación y las horas de inicio y fin.
- Selecciona Enviar.
Si ya creaste una cita regular, puedes convertirla: ábrela y selecciona Invitar asistentes en la cinta de opciones, lo que agrega una línea Para y transforma la cita en una invitación de reunión.
Enviar una invitación de calendario desde la aplicación móvil de Outlook
La aplicación de Outlook para iPhone y Android gestiona las invitaciones con unos pocos toques.
- Abre la aplicación Outlook y toca el ícono Calendario en la parte inferior.
- Toca el botón + (más) para crear un nuevo evento.
- Escribe un título y luego toca Personas (o Invitados) para agregar asistentes.
- Establece la fecha, la hora y la ubicación.
- Toca la marca de verificación o Enviar en la esquina superior derecha.
La aplicación envía las invitaciones de la misma manera que las aplicaciones de escritorio, y las respuestas se sincronizan en todos tus dispositivos.
Invitar a asistentes obligatorios frente a opcionales
De forma predeterminada, todas las personas que agregas son asistentes obligatorios. Marcar a alguien como opcional les indica que su presencia es bienvenida pero no indispensable, y evita que la reunión aparezca como un conflicto de agenda en su calendario.
En el nuevo Outlook y Outlook en la web:
- Mientras creas el evento, selecciona el Asistente de programación (o el área Invitar asistentes).
- Elige Agregar asistente opcional y escribe su nombre. Los asistentes obligatorios van en la línea principal; los opcionales van en la línea opcional.
En el Outlook clásico para Windows:
- Abre la reunión y selecciona Asistente de programación en la cinta de opciones.
- Selecciona Agregar asistentes o haz clic en el ícono junto a cada nombre para cambiar entre Asistente obligatorio, Asistente opcional y Recurso.
El Asistente de programación también muestra los horarios de disponibilidad de cada persona para que puedas elegir un momento que funcione antes de enviar.
Cómo editar o reenviar una invitación de calendario
Los planes cambian. Cuando eso ocurre, actualiza la invitación en lugar de crear una nueva para que los asistentes conserven un solo evento en su calendario.
- Haz doble clic (o toca) la reunión en tu calendario para abrirla. Debes ser el organizador para poder editar.
- Cambia la hora, la ubicación, la lista de asistentes o los detalles.
- Selecciona Enviar actualización (Outlook clásico) o Enviar (nuevo Outlook y web).
- Si solo agregaste o eliminaste personas, Outlook te preguntará si enviar la actualización solo a los asistentes agregados o eliminados o a todos los asistentes. Elige la opción más restringida para no enviar una notificación innecesaria a todos.
Para reenviar una invitación sin cambios a alguien que la perdió, abre el evento, agrégalo nuevamente y envía la actualización solo al nuevo asistente. Si eres un asistente y no el organizador, y quieres incluir a alguien más, abre la reunión y selecciona Reenviar.
Volver a escribir manualmente las fechas y los asistentes de un hilo de correo electrónico es la parte más lenta de todo esto. En su lugar, selecciona los detalles de la reunión en cualquier correo o página web, haz clic derecho y deja que la extensión Text to Outlook Calendar analice la fecha, hora y ubicación en un evento de Outlook listo para enviar. Los primeros cinco eventos son gratuitos. Si también usas Gmail, consulta cómo crear un evento de calendario desde un correo electrónico en Outlook, y si necesitas que otros vean tu agenda, nuestra guía sobre cómo compartir tu calendario de Outlook explica los permisos.
Preguntas frecuentes
¿Cómo envío una invitación de calendario en Outlook?
Abre tu calendario de Outlook y selecciona Nuevo evento o Nueva reunión. Agrega un título, escribe las direcciones de correo electrónico de los asistentes en el campo Invitar asistentes o Para, establece la fecha y la hora, y luego selecciona Enviar. Cada asistente recibe una invitación por correo electrónico que puede aceptar, rechazar o marcar como tentativa.
¿Cuál es la diferencia entre los asistentes obligatorios y los opcionales en Outlook?
Los asistentes obligatorios son personas cuya presencia es esencial, y la reunión aparece como un compromiso firme en su calendario. Los asistentes opcionales están invitados a modo informativo o por si pueden unirse, y es menos probable que el evento genere un conflicto de agenda para ellos. Puedes configurar esto al agregar personas a través del Asistente de programación o la línea de asistentes opcionales.
¿Puedo enviar una invitación de calendario de Outlook a alguien fuera de mi organización?
Sí. Puedes invitar a destinatarios externos, como direcciones de Gmail u otros servicios de correo, a una reunión, y recibirán la invitación por correo electrónico. Pueden aceptarla desde la mayoría de las aplicaciones de calendario, aunque algunos seguimientos avanzados de respuestas funcionan mejor cuando usan una cuenta de Microsoft 365 o Outlook.com.
¿Cómo reenvío una invitación de calendario en Outlook?
Abre la reunión existente (debes ser el organizador), realiza los cambios necesarios o simplemente vuelve a agregar al asistente, y luego selecciona Enviar actualización en el Outlook clásico o Enviar en el nuevo Outlook y la web. Cuando se te pida, elige enviar la actualización solo a los asistentes agregados para no notificar a todos de manera innecesaria.
¿Por qué el botón Enviar aparece como Guardar en Outlook?
Outlook muestra Guardar en lugar de Enviar cuando no hay asistentes en el evento, porque no hay nadie a quien invitar. En cuanto agregues al menos una persona en el campo Invitar asistentes, el botón cambia a Enviar para que la invitación se envíe.