Freigegebenen Kalender in Outlook erstellen

Um einen freigegebenen Kalender in Outlook zu erstellen, legen Sie zunächst einen neuen leeren Kalender an und geben ihn anschließend für die gewünschten Personen mit der passenden Berechtigungsstufe frei. Im neuen Outlook für Windows und auf Outlook.com erledigen Sie das auf der Registerkarte Start im Kalenderbereich: Mit Kalender hinzufügen bauen Sie den Kalender auf, und mit Kalender freigeben erteilen Sie den Zugriff. Dieser Leitfaden führt Sie durch alle Varianten: einen neuen Kalender erstellen, einen bestehenden freigeben, einen von jemandem gesendeten freigegebenen Kalender hinzufügen und den automatischen Gruppenkalender nutzen, der mit jeder Microsoft 365-Gruppe mitgeliefert wird.

Die genauen Schaltflächen unterscheiden sich leicht zwischen dem neuen Outlook für Windows, dem klassischen Outlook und der Outlook.com-Web-App, weshalb jeder Abschnitt unten die jeweiligen Bezeichnungen für die entsprechende Version nennt.

Schritt 1: Neuen leeren Kalender in Outlook erstellen

Ein „freigegebener Kalender“ beginnt in der Regel als separater Kalender, den Sie für ein Team, ein Projekt oder die Familie anlegen und getrennt von Ihrem persönlichen Kalender führen. So erstellen Sie ihn in den verschiedenen Versionen.

Neues Outlook für Windows / Outlook.com (Web):

1. Öffnen Sie Kalender im linken Navigationsbereich.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start unterhalb des Kalenderrasters die Option Kalender hinzufügen.
3. Wählen Sie Leeren Kalender erstellen.
4. Geben Sie einen Namen für den neuen Kalender ein. Wählen Sie unter Hinzufügen zu, zu welchem Konto oder welcher Kategorie der Kalender gehören soll.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Klassisches Outlook für Windows:

1. Wählen Sie im Bereich Kalender die Registerkarte Ordner.
2. Wählen Sie in der Gruppe Neu die Option Neuer Kalender.
3. Geben Sie im Feld Name einen Namen für den Kalender ein.
4. Wählen Sie in der Liste Ordner ablegen in die Option Kalender und klicken Sie auf OK.
5. Der neue Kalender erscheint im Navigationsbereich. Aktivieren Sie das zugehörige Kontrollkästchen, um ihn anzuzeigen.

Der Kalender existiert jetzt, ist aber nur für Sie sichtbar. Die Freigabe ist der nächste Schritt.

Kalender in Outlook freigeben

Sobald der Kalender vorhanden ist (oder wenn Sie einfach Ihren Standardkalender freigeben möchten), laden Sie Personen ein und legen fest, wie viel sie sehen oder tun dürfen.

Neues Outlook für Windows / Outlook.com:

1. Wählen Sie im Bereich Kalender auf der Registerkarte Start die Option Kalender freigeben.
2. Wenn Sie mehr als einen Kalender haben, wählen Sie den freizugebenden aus.
3. Geben Sie im Feld E-Mail-Adresse oder Kontaktname eingeben die Person ein, für die Sie freigeben möchten. Wählen Sie deren Namen aus, sobald er erscheint, oder drücken Sie die Eingabetaste.
4. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste neben dem Namen die gewünschte Berechtigungsstufe.
5. Klicken Sie auf Freigeben.

Berechtigungsstufen, die Sie vergeben können:

• Kann sehen, wenn ich beschäftigt bin – zeigt nur Frei/Gebucht-Blöcke, keine Ereignisdetails.
• Kann Titel und Orte anzeigen – zeigt die Verfügbarkeit sowie Ereignistitel und -orte.
• Kann alle Details anzeigen – zeigt vollständige Ereignisinformationen.
• Kann bearbeiten – ermöglicht der Person das Hinzufügen, Ändern und Löschen von Ereignissen.
• Delegat – kann bearbeiten und außerdem Besprechungseinladungen in Ihrem Namen senden oder beantworten.

Auf Outlook.com ist die Liste kürzer; dort sind Kann alle Details anzeigen und Kann bearbeiten die Hauptoptionen. Als privat markierte Elemente verbergen stets Titel und Ort, unabhängig von der Berechtigungsstufe. Eine ausführlichere Übersicht der Zugriffsrechte finden Sie in unserem Leitfaden zu Outlook-Kalenderberechtigungen. Wenn Sie nur eine einmalige Besprechung ansetzen müssen, lesen Sie unseren Artikel zum Versenden einer Kalendereinladung in Outlook.

Oder überspringen Sie das manuelle Einrichten vollständig, wenn Sie lediglich ein Ereignis in einen freigegebenen Kalender eintragen möchten: Markieren Sie den Ereignistext an beliebiger Stelle in Ihrem Browser, klicken Sie mit der rechten Maustaste, und die Text to Outlook Calendar-Erweiterung erstellt das Ereignis für Sie – Datum, Uhrzeit und Ort werden automatisch ausgefüllt.

Freigegebenen Kalender, den Ihnen jemand geschickt hat, hinzufügen

Wenn ein Kollege seinen Kalender für Sie freigegeben hat, müssen Sie ihn Ihrem Outlook hinzufügen, um ihn einsehen zu können. Dafür gibt es zwei Wege, je nachdem, wie die Freigabe erfolgt ist.

Freigabeeinladung per E-Mail annehmen:

1. Öffnen Sie die Freigabe-E-Mail in Outlook.
2. Klicken Sie in der Nachricht auf Annehmen (oder Diesen Kalender hinzufügen).
3. Der freigegebene Kalender erscheint in Ihrer Kalenderliste unter Andere Kalender (oder Kalender anderer Personen). Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um ihn anzuzeigen.

Freigegebenen Kalender manuell hinzufügen (innerhalb Ihrer Organisation):

1. Wählen Sie im Bereich Kalender auf der Registerkarte Start die Option Kalender hinzufügen.
2. Wählen Sie Aus dem Verzeichnis hinzufügen.
3. Wählen Sie das Konto für die Suche aus und geben Sie dann den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein.
4. Wählen Sie die Person und klicken Sie dann auf Hinzufügen.

Der Kalender erscheint neben Ihrem eigenen, und wie viel Sie sehen können, hängt von der Berechtigungsstufe ab, die der Besitzer erteilt hat. Wenn ein hinzugefügter Kalender nicht mehr synchronisiert wird, finden Sie die häufigsten Lösungen in unserem Leitfaden zu Outlook-Kalender synchronisiert nicht.

Gruppenkalender in Microsoft 365

Wenn Ihr Team bereits eine Microsoft 365-Gruppe verwendet (dieselben Gruppen, die Teams und freigegebene Postfächer antreiben), müssen Sie keinen freigegebenen Kalender von Grund auf aufbauen. Jede Microsoft 365-Gruppe verfügt automatisch über einen freigegebenen Kalender, und alle Mitglieder können Ereignisse darin planen und bearbeiten.

So verwenden Sie einen Gruppenkalender:

1. Suchen Sie im Bereich Kalender im Navigationsbereich nach dem Abschnitt Gruppen.
2. Erweitern Sie Gruppen und wählen Sie die Gruppe aus, deren Kalender Sie öffnen möchten.
3. Der Gruppenkalender öffnet sich. Wählen Sie Neues Ereignis (oder Neue Besprechung), um ein Ereignis hinzuzufügen.

Wenn Sie ein Ereignis in einem Gruppenkalender erstellen, wird es von der Gruppe organisiert, Sie werden als Teilnehmer hinzugefügt, und eine Kopie landet in Ihrem persönlichen Kalender. Jedes Gruppenmitglied kann Ereignisse ohne zusätzliche Berechtigungen erstellen, bearbeiten oder löschen – über die Gruppenmitgliedschaft hinaus sind keine weiteren Rechte erforderlich. Damit sind Gruppenkalender die einfachste Lösung für Abteilungen, die bereits in Microsoft 365 arbeiten, da keine manuelle Freigabe nötig ist.

Der Nachteil: Gruppenkalender sind an die Gruppenmitgliedschaft gebunden und daher weniger flexibel als ein eigenständiger freigegebener Kalender, wenn Sie einer einzelnen externen Person nur Lesezugriff gewähren möchten. In diesem Fall ist der Ansatz mit dem Erstellen und Freigeben aus den ersten beiden Abschnitten die bessere Wahl.

Welche Methode sollten Sie wählen?

• Leeren Kalender erstellen und freigeben, wenn Sie einen dedizierten Kalender (Projekt, Bereitschaftsplan, Familienkalender) möchten und die Kontrolle darüber behalten möchten, wer was sieht.
• Bestehenden Kalender freigeben, wenn Kollegen lediglich Einblick in Ihren Terminplan benötigen.
• Microsoft 365-Gruppenkalender verwenden, wenn ein Team bereits eine Gruppe hat und alle Mitglieder den gleichen Bearbeitungszugriff benötigen.

Unabhängig davon, welchen Weg Sie wählen: Das Hinzufügen einzelner Ereignisse ist der Schritt, den Sie am häufigsten wiederholen werden. Anstatt Datum und Uhrzeit manuell einzutippen, können Sie ein Kalenderereignis direkt aus einer E-Mail in Outlook erstellen oder die Text to Outlook Calendar-Erweiterung verwenden, um beliebigen markierten Text – eine E-Mail, eine Webseite, eine Nachricht – mit einem einzigen Rechtsklick in ein Ereignis im freigegebenen oder Gruppenkalender zu verwandeln. Datum, Uhrzeit, Ort und Beschreibung werden automatisch ausgelesen, sodass der soeben eingerichtete freigegebene Kalender ohne manuelle Dateneingabe aktuell bleibt.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einem freigegebenen Kalender und einem Gruppenkalender in Outlook?

Ein freigegebener Kalender ist ein Kalender, den Sie erstellen und für den Sie bestimmten Personen Zugriff gewähren – mit einer von Ihnen kontrollierten Berechtigungsstufe (von schreibgeschützt bis vollständiger Bearbeitung). Ein Microsoft 365-Gruppenkalender wird automatisch mit jeder Gruppe erstellt, und alle Gruppenmitglieder erhalten ohne manuelle Freigabe denselben Bearbeitungszugriff. Nutzen Sie einen freigegebenen Kalender für feinere Kontrolle und einen Gruppenkalender, wenn ein ganzes Team denselben Zugriff benötigt.

Kann ich einen Outlook-Kalender mit jemandem teilen, der Gmail verwendet?

Sie können die Freigabeeinladung versenden, aber auf Outlook.com können Nicht-Microsoft-Nutzer wie Gmail-Empfänger sie nur über ein Outlook.com- oder Microsoft 365-Konto annehmen. Für eine reine Lesezugriffsfreigabe an beliebige E-Mail-Adressen veröffentlichen Sie den Kalender und schicken dem Empfänger stattdessen den ICS- oder HTML-Link. Um zwei Kalender synchron zu halten, lesen Sie unseren Leitfaden zur Synchronisierung von Outlook mit Google Calendar.

Wie gebe ich jemandem Bearbeitungszugriff auf meinen Outlook-Kalender?

Öffnen Sie den Kalender, wählen Sie auf der Registerkarte „Start“ die Option „Kalender freigeben“, geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein und wählen Sie dann „Kann bearbeiten“ (oder „Delegat“, wenn die Person auch Besprechungseinladungen verwalten soll) aus der Berechtigungs-Dropdown-Liste. Klicken Sie auf „Freigeben“. Mit dem Bearbeitungszugriff kann die Person Ereignisse in diesem Kalender hinzufügen, ändern und löschen.

Warum sehe ich den freigegebenen Kalender nicht, den mir jemand geschickt hat?

Vergewissern Sie sich zunächst, dass Sie die Freigabeeinladung angenommen haben; der Kalender erscheint dann unter „Andere Kalender“ oder „Kalender anderer Personen“, und Sie müssen das zugehörige Kontrollkästchen aktivieren, um ihn anzuzeigen. Wenn Sie die Einladung angenommen haben, der Kalender aber leer oder veraltet ist, hat der Besitzer möglicherweise nur Frei/Gebucht-Berechtigung erteilt, oder der Kalender muss manuell synchronisiert werden. Starten Sie Outlook neu oder entfernen und ergänzen Sie den Kalender erneut, um eine Aktualisierung zu erzwingen.

Kann ich in der kostenlosen Outlook.com-Web-App einen freigegebenen Kalender erstellen?

Ja. Öffnen Sie in Outlook.com den Bereich „Kalender“, verwenden Sie „Kalender hinzufügen“, um einen leeren Kalender zu erstellen, und wählen Sie dann „Kalender freigeben“, um Personen einzuladen. Die Web-App bietet „Kann alle Details anzeigen“ und „Kann bearbeiten“ als wichtigste Berechtigungsoptionen, was für die meisten privaten und teambezogenen Freigaben ausreicht.