Outlook-Kalender mit anderen teilen

Um Ihren Outlook-Kalender freizugeben, öffnen Sie den Kalender, wählen Sie Freigeben (oder Kalender freigeben), geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, wählen Sie eine Berechtigungsstufe wie Kann alle Details anzeigen oder Kann bearbeiten, und klicken Sie auf Freigeben. Der Empfänger erhält eine E-Mail-Einladung; sobald er diese annimmt, erscheint Ihr Kalender in seiner Kalenderliste. Die Schritte unterscheiden sich leicht zwischen dem neuen Outlook für Windows, Outlook im Web und dem klassischen Outlook, und das Teilen mit Personen außerhalb Ihrer Organisation unterliegt eigenen Regeln. Dieser Leitfaden führt Sie durch alle Versionen, erklärt die einzelnen Berechtigungsstufen und behandelt die Veröffentlichung eines Kalenders als öffentlichen Link.

Outlook-Kalender im neuen Outlook und im Web freigeben

Das neue Outlook für Windows und Outlook im Web (outlook.com) verwenden dieselbe Benutzeroberfläche, sodass die Schritte identisch sind.

1. Wählen Sie im Navigationsbereich das Symbol Kalender.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Kalender freigeben (in manchen Layouts lautet der Eintrag einfach Freigeben in der Symbolleiste).
3. Wenn Sie mehr als einen Kalender haben, wählen Sie den gewünschten aus.
4. Geben Sie im Textfeld den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, für die Sie den Kalender freigeben möchten.
5. Wählen Sie die Berechtigungsstufe aus der Dropdown-Liste neben dem Namen der Person.
6. Klicken Sie auf Freigeben.

Die Person erhält eine E-Mail-Einladung. Sobald sie diese annimmt, erscheint Ihr Kalender mit der von Ihnen gewählten Berechtigungsstufe in ihrer Kalenderliste. Sie können den Zugriff jederzeit ändern oder widerrufen, indem Sie zu Kalender freigeben zurückkehren und den Eintrag bearbeiten oder auf das Papierkorb-Symbol klicken, um die Person zu entfernen.

Outlook-Kalender im klassischen Outlook für Windows freigeben

Im klassischen Outlook (der traditionelle Desktop-Client mit Menüband) wird anstelle des eingebetteten Bereichs ein Dialogfeld „Kalendereigenschaften“ verwendet.

1. Wählen Sie am unteren Rand des Navigationsbereichs Kalender.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Kalender freigeben und wählen Sie den Kalender aus der Dropdown-Liste.
3. Klicken Sie im Dialogfeld Kalendereigenschaften auf Hinzufügen.
4. Suchen Sie nach den E-Mail-Adressen der Personen, für die Sie den Kalender freigeben möchten, oder geben Sie diese ein. Klicken Sie dann auf OK.
5. Wählen Sie jeden Namen aus, legen Sie eine Berechtigungsstufe fest und klicken Sie auf OK.

Im klassischen Outlook können Sie auch eine statische Momentaufnahme per E-Mail senden: Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Kalender per E-Mail senden, um eine schreibgeschützte Ansicht eines Datumsbereichs als Nachricht zu übermitteln – praktisch für einmalige Anfragen, bei denen ein dauerhafter Zugriff zu aufwändig wäre.

Bevor Sie dies manuell einrichten, bedenken Sie: Der zeitaufwendigste Teil der Kalenderarbeit ist in der Regel das Eingeben von Ereignissen, nicht deren Freigabe. Markieren Sie den Ereignistext an beliebiger Stelle in Ihrem Browser, klicken Sie mit der rechten Maustaste, und die Text to Outlook Calendar-Erweiterung erstellt das Ereignis für Sie – Datum, Uhrzeit und Ort werden automatisch ausgefüllt –, sodass der freigegebene Kalender stets aktuell bleibt.

Outlook-Kalenderberechtigungen erklärt

Beim Freigeben entscheiden Sie genau, wie viel jede Person sehen oder tun darf. Outlook bietet folgende Zugriffsebenen:

• Kann sehen, wenn ich beschäftigt bin – zeigt nur Ihre Frei/Gebucht-Verfügbarkeit ohne Ereignistitel oder Details. Am besten geeignet, um Besprechungszeiten zu koordinieren, ohne preiszugeben, womit Sie beschäftigt sind.
• Kann Titel und Orte anzeigen – zeigt die Verfügbarkeit sowie Betreff und Ort jedes Ereignisses, aber nicht den Text oder die Teilnehmer.
• Kann alle Details anzeigen – zeigt den vollständigen Inhalt jedes Ereignisses, schreibgeschützt. Gut für einen Assistenten oder Kollegen, der Kontext benötigt, aber keine Änderungen vornehmen soll.
• Kann bearbeiten – die Person kann alles einsehen sowie Ereignisse in Ihrem Namen hinzufügen, ändern oder löschen.
• Delegat – die Person kann Ihren Kalender bearbeiten und außerdem Besprechungseinladungen in Ihrem Namen senden und beantworten sowie optional Besprechungsanfragen empfangen. Dies ist die höchste Stufe und sollte einem persönlichen Assistenten oder einer absolut vertrauenswürdigen Person vorbehalten bleiben.

Wählen Sie die niedrigste Stufe, die den Anforderungen gerecht wird. Sie können den Zugriff jederzeit erweitern. Eine ausführlichere Übersicht darüber, wer was tun kann, finden Sie in unserem Leitfaden zu Outlook-Kalenderberechtigungen.

Outlook-Kalender mit Personen außerhalb Ihrer Organisation teilen

Die externe Freigabe (z. B. an eine Gmail-Adresse oder einen Kunden in einem anderen Unternehmen) ist möglich, aber mit Einschränkungen verbunden.

1. Verwenden Sie für eine zuverlässigste externe Freigabe Outlook im Web, wenn Sie über ein Microsoft 365- oder Exchange Online-Postfach verfügen.
2. Befolgen Sie dieselben Schritte unter Kalender freigeben wie oben und geben Sie die externe E-Mail-Adresse ein.
3. Wählen Sie eine der reinen Anzeigestufen: Kann sehen, wenn ich beschäftigt bin, Kann Titel und Orte anzeigen oder Kann alle Details anzeigen.

Sie können externen Personen keinen Zugriff auf Kann bearbeiten oder Delegat gewähren – diese Stufen sind nur intern verfügbar. Externe Empfänger erhalten die beste Erfahrung, wenn sie den freigegebenen Kalender über ein Microsoft 365- oder Outlook.com-Konto öffnen; bei einigen anderen E-Mail-Anbietern werden nur Frei/Gebucht-Informationen angezeigt. Wenn die Meldung „Dieser Kalender kann nicht freigegeben werden“ erscheint, hat der Administrator Ihrer Organisation die externe Freigabe eingeschränkt, und Sie müssen stattdessen den Kalender veröffentlichen (siehe unten) oder die IT-Abteilung um Aktivierung bitten.

Wenn die Person, für die Sie den Kalender freigeben möchten, Google Calendar verwendet, könnte es einfacher sein, Ihren Outlook-Kalender mit Google Calendar zu synchronisieren, damit beide Seiten automatisch aktuell bleiben.

Outlook-Kalender als öffentlichen Link veröffentlichen

Durch Veröffentlichen wird ein Link erstellt, den jeder ohne Outlook-Konto öffnen kann – ideal für einen Teamkalender, einen öffentlichen Veranstaltungskalender oder eine Website-Einbettung.

1. Wählen Sie in Outlook im Web Einstellungen (das Zahnrad-Symbol).
2. Gehen Sie zu Kalender > Freigegebene Kalender.
3. Wählen Sie unter Kalender veröffentlichen den Kalender und den Detaillierungsgrad, den Sie preisgeben möchten.
4. Klicken Sie auf Veröffentlichen.
5. Kopieren Sie die von Outlook generierten Links:
   • Der HTML-Link öffnet eine schreibgeschützte Ansicht Ihres Kalenders in einem beliebigen Webbrowser.
   • Der ICS-Link ermöglicht es, Ihren Kalender in der eigenen App (Outlook, Google Calendar, Apple Calendar) zu abonnieren, sodass Aktualisierungen automatisch übertragen werden.

Veröffentlichte Kalender sind schreibgeschützt und für jeden mit dem Link zugänglich. Veröffentlichen Sie daher nur Informationen, die Sie bedenkenlos öffentlich zugänglich machen möchten. Kehren Sie zum gleichen Bildschirm zurück und wählen Sie Veröffentlichung aufheben, um die Freigabe zu beenden.

Einen freigegebenen oder veröffentlichten Kalender aktuell zu halten bedeutet, ihn regelmäßig zu befüllen. Anstatt jedes Datum aus einer E-Mail oder Webseite manuell einzutippen, markieren Sie die Details, klicken Sie mit der rechten Maustaste und lassen Sie die Text to Outlook Calendar-Erweiterung sie in Sekundenschnelle in ein richtiges Ereignis umwandeln. Die ersten fünf Ereignisse sind kostenlos. Wenn Sie einen Teamkalender von Grund auf neu aufbauen, ist unser Leitfaden zum Erstellen eines freigegebenen Kalenders in Outlook der nächste Schritt.

Häufig gestellte Fragen

Wie gebe ich meinen Outlook-Kalender für jemanden frei?

Öffnen Sie den Kalender, wählen Sie „Freigeben“ oder „Kalender freigeben“, geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, wählen Sie eine Berechtigungsstufe wie „Kann alle Details anzeigen“ oder „Kann bearbeiten“, und klicken Sie auf „Freigeben“. Die Person erhält eine E-Mail-Einladung, und sobald sie diese annimmt, erscheint Ihr Kalender in ihrer Kalenderliste mit der von Ihnen gewählten Zugriffsebene.

Welche Berechtigungsstufen gibt es in Outlook für Kalender?

Outlook bietet fünf Stufen: „Kann sehen, wenn ich beschäftigt bin“ (nur Verfügbarkeit), „Kann Titel und Orte anzeigen“, „Kann alle Details anzeigen“ (vollständig schreibgeschützt), „Kann bearbeiten“ (kann Ereignisse hinzufügen und ändern) und „Delegat“ (kann bearbeiten und außerdem Besprechungseinladungen in Ihrem Namen senden und beantworten). Wählen Sie die niedrigste Stufe, die den Anforderungen der Person entspricht.

Kann ich meinen Outlook-Kalender für jemanden außerhalb meiner Organisation freigeben?

Ja, allerdings ist die externe Freigabe auf reine Anzeigestufen beschränkt: „Kann sehen, wenn ich beschäftigt bin“, „Kann Titel und Orte anzeigen“ oder „Kann alle Details anzeigen“. Die Berechtigungsstufen „Kann bearbeiten“ und „Delegat“ können externen Personen nicht gewährt werden. Wenn die Freigabe vollständig blockiert ist, hat der Administrator dies eingeschränkt, und Sie können den Kalender stattdessen als Link veröffentlichen.

Was ist der Unterschied zwischen dem Freigeben und dem Veröffentlichen eines Outlook-Kalenders?

Beim Freigeben werden bestimmte Personen eingeladen und müssen die Einladung annehmen, wobei der Zugriff an ihr Konto geknüpft ist. Beim Veröffentlichen wird ein öffentlicher HTML- oder ICS-Link erstellt, den jeder mit dem Link öffnen oder abonnieren kann, ohne ein Outlook-Konto zu benötigen. Nutzen Sie die Freigabe für einzelne Personen und die Veröffentlichung für einen öffentlichen oder teamweiten schreibgeschützten Kalender.

Warum kann ich meinen Outlook-Kalender nicht freigeben?

Wenn die Meldung „Dieser Kalender kann nicht freigegeben werden“ erscheint, hat der Administrator Ihrer Organisation wahrscheinlich die externe Kalenderfreigabe deaktiviert, oder Sie versuchen, jemandem außerhalb Ihrer Organisation Bearbeitungs- oder Delegatenzugriff zu gewähren, was nicht zulässig ist. Versuchen Sie es mit einer reinen Anzeigestufe, verwenden Sie Outlook im Web, oder veröffentlichen Sie den Kalender stattdessen als Link.