Kalendereinladung in Outlook versenden

Um eine Kalendereinladung in Outlook zu versenden, öffnen Sie Ihren Kalender, erstellen Sie ein Neues Ereignis (oder eine Neue Besprechung), tragen Sie die gewünschten Personen im Teilnehmerfeld ein, legen Sie Datum und Uhrzeit fest und klicken Sie auf Senden. Outlook verschickt an alle eine Einladung per E-Mail, die sie annehmen, ablehnen oder als vorläufig markieren können – und das Ereignis erscheint sowohl in Ihrem als auch in deren Kalender. Die genauen Schaltflächen unterscheiden sich leicht zwischen dem neuen Outlook für Windows, Outlook im Web, dem klassischen Outlook und der mobilen App. Dieser Leitfaden behandelt alle vier Varianten sowie die Unterscheidung zwischen erforderlichen und optionalen Teilnehmern und das nachträgliche Bearbeiten oder erneute Versenden einer Einladung.

Kalendereinladung im neuen Outlook für Windows versenden

Das neue Outlook für Windows ist der überarbeitete Client, den Microsoft inzwischen standardmäßig ausliefert. Der Ablauf entspricht dem von Outlook im Web.

1. Wählen Sie das Symbol Kalender im linken Navigationsbereich.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Neues Ereignis.
3. Geben Sie einen Titel im Namensfeld des Ereignisses ein.
4. Beginnen Sie in der Teilnehmerzeile (beschriftet mit Teilnehmer einladen) einen Namen oder eine E-Mail-Adresse einzutippen und wählen Sie die Person aus den Vorschlägen.
5. Legen Sie Start und Ende (Datum und Uhrzeit) fest. Aktivieren Sie Ganztags für ein ganztägiges Ereignis.
6. Fügen Sie einen Ort hinzu oder aktivieren Sie Teams-Besprechung für eine Online-Besprechung.
7. Klicken Sie auf Senden.

Alle hinzugefügten Personen erhalten eine E-Mail-Einladung. Ihre Antworten (Ja, Nein, Vielleicht) fließen zum Ereignis zurück, sodass Sie verfolgen können, wer kommt.

Kalendereinladung in Outlook im Web versenden

Die Oberfläche von outlook.com und Outlook im Web ist nahezu identisch mit dem neuen Outlook für Windows.

1. Öffnen Sie Ihren Kalender, indem Sie auf das Symbol Kalender klicken.
2. Wählen Sie Neues Ereignis.
3. Fügen Sie einen Titel hinzu und geben Sie dann Namen oder E-Mail-Adressen der Teilnehmer im Feld Teilnehmer einladen ein.
4. Wählen Sie Datum und Uhrzeit, und fügen Sie bei Bedarf einen Ort oder einen Teams-Link hinzu.
5. Klicken Sie auf Senden.

Wenn Sie lediglich Ihre eigene Zeit blockieren und niemanden benachrichtigen möchten, lassen Sie das Teilnehmerfeld leer – die Schaltfläche Senden wechselt dann zu Speichern.

Oder überspringen Sie die manuellen Schritte: Markieren Sie den Ereignistext an beliebiger Stelle in Ihrem Browser, klicken Sie mit der rechten Maustaste, und die Text to Outlook Calendar-Erweiterung erstellt das Ereignis für Sie – Datum, Uhrzeit und Ort werden automatisch ausgefüllt. Das ist besonders praktisch, wenn Ihnen jemand ein Datum per E-Mail geschickt hat und Sie es nicht erneut manuell in ein neues Ereignis eintippen möchten.

Kalendereinladung im klassischen Outlook für Windows versenden

Im klassischen Outlook (der ältere Desktop-Client mit Menüband-Oberfläche) wird statt „Ereignis“ der Begriff „Besprechung“ für Einladungen verwendet.

1. Öffnen Sie den Kalender, indem Sie ihn am unteren Rand des Navigationsbereichs auswählen.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Neue Besprechung (oder drücken Sie Strg+Umschalt+Q). Alternativ wählen Sie Neue Elemente > Besprechung.
3. Geben Sie in die Zeile An die Namen oder E-Mail-Adressen der Teilnehmer ein.
4. Fügen Sie einen Betreff, einen Ort sowie Start- und Endzeiten hinzu.
5. Klicken Sie auf Senden.

Wenn Sie bereits einen regulären Termin angelegt haben, können Sie diesen umwandeln: Öffnen Sie ihn und wählen Sie im Menüband Teilnehmer einladen – dadurch wird eine Zeile An hinzugefügt und der Termin in eine Besprechungseinladung umgewandelt.

Kalendereinladung über die Outlook-Mobile-App versenden

Die Outlook-App für iPhone und Android ermöglicht das Versenden von Einladungen mit wenigen Fingertipps.

1. Öffnen Sie die Outlook-App und tippen Sie unten auf das Symbol Kalender.
2. Tippen Sie auf die Schaltfläche + (Plus), um ein neues Ereignis zu erstellen.
3. Geben Sie einen Titel ein und tippen Sie dann auf Personen (oder Eingeladene), um Teilnehmer hinzuzufügen.
4. Legen Sie Datum, Uhrzeit und Ort fest.
5. Tippen Sie oben rechts auf das Häkchen oder auf Senden.

Die App versendet Einladungen auf dieselbe Weise wie die Desktop-Anwendungen, und die Antworten werden auf allen Ihren Geräten synchronisiert.

Erforderliche und optionale Teilnehmer

Standardmäßig sind alle hinzugefügten Personen erforderliche Teilnehmer. Wenn Sie jemanden als optional kennzeichnen, signalisieren Sie, dass seine Anwesenheit wünschenswert, aber nicht zwingend notwendig ist – und die Besprechung erscheint in seinem Kalender nicht als harter Konflikt.

Im neuen Outlook und in Outlook im Web:

1. Wählen Sie beim Erstellen des Ereignisses den Planungs-Assistent (oder den Bereich Teilnehmer einladen).
2. Wählen Sie Optionalen Teilnehmer hinzufügen und geben Sie den Namen ein. Erforderliche Teilnehmer stehen in der Hauptzeile; optionale Teilnehmer in der optionalen Zeile.

Im klassischen Outlook für Windows:

1. Öffnen Sie die Besprechung und wählen Sie im Menüband den Planungs-Assistent.
2. Wählen Sie Teilnehmer hinzufügen oder klicken Sie auf das Symbol neben dem jeweiligen Namen, um zwischen Erforderlicher Teilnehmer, Optionaler Teilnehmer und Ressource zu wechseln.

Der Planungs-Assistent zeigt zudem die Frei/Gebucht-Zeiten jeder Person an, sodass Sie vor dem Versenden einen passenden Zeitpunkt auswählen können.

Kalendereinladung bearbeiten oder erneut versenden

Pläne ändern sich. Wenn das passiert, aktualisieren Sie die Einladung, anstatt eine neue zu erstellen – so haben die Teilnehmer weiterhin nur ein einziges Ereignis in ihrem Kalender.

1. Doppelklicken (oder tippen) Sie auf die Besprechung in Ihrem Kalender, um sie zu öffnen. Sie müssen der Organisator sein, um Änderungen vornehmen zu können.
2. Ändern Sie Uhrzeit, Ort, Teilnehmerliste oder weitere Details.
3. Klicken Sie auf Aktualisierung senden (klassisches Outlook) oder Senden (neues Outlook und Web).
4. Wenn Sie nur Personen hinzugefügt oder entfernt haben, fragt Outlook, ob die Aktualisierung nur an hinzugefügte oder entfernte Teilnehmer oder an alle Teilnehmer gesendet werden soll. Wählen Sie die engere Option, um nicht alle unnötigerweise zu benachrichtigen.

Um eine unveränderte Einladung erneut an jemanden zu senden, der sie verloren hat, öffnen Sie das Ereignis, fügen Sie die Person erneut hinzu und senden Sie die Aktualisierung nur an den neuen Teilnehmer. Wenn Sie Teilnehmer und nicht Organisator sind und jemanden einbeziehen möchten, öffnen Sie die Besprechung und wählen Sie stattdessen Weiterleiten.

Das manuelle Eintippen von Datum und Teilnehmern aus einem E-Mail-Thread ist der zeitaufwendigste Teil all dieser Schritte. Markieren Sie stattdessen die Besprechungsdetails in einer beliebigen E-Mail oder Webseite, klicken Sie mit der rechten Maustaste und lassen Sie die Text to Outlook Calendar-Erweiterung Datum, Uhrzeit und Ort in ein versandfertiges Outlook-Ereignis umwandeln. Die ersten fünf Ereignisse sind kostenlos. Wenn Sie auch in Gmail aktiv sind, lesen Sie unseren Artikel zum Erstellen eines Kalenderereignisses aus einer E-Mail in Outlook. Wenn andere Ihren Terminplan einsehen sollen, erklärt unser Leitfaden zum Freigeben Ihres Outlook-Kalenders alle Berechtigungsoptionen.

Häufig gestellte Fragen

Wie versende ich eine Kalendereinladung in Outlook?

Öffnen Sie Ihren Outlook-Kalender und wählen Sie „Neues Ereignis“ oder „Neue Besprechung“. Fügen Sie einen Titel hinzu, geben Sie die E-Mail-Adressen der Teilnehmer im Feld „Teilnehmer einladen“ oder „An“ ein, legen Sie Datum und Uhrzeit fest und klicken Sie auf „Senden“. Jeder Teilnehmer erhält eine E-Mail-Einladung, die er annehmen, ablehnen oder als vorläufig markieren kann.

Was ist der Unterschied zwischen erforderlichen und optionalen Teilnehmern in Outlook?

Erforderliche Teilnehmer sind Personen, deren Anwesenheit unbedingt notwendig ist – die Besprechung wird in ihrem Kalender als feste Verpflichtung eingetragen. Optionale Teilnehmer werden zur Kenntnisnahme oder bei möglicher Verfügbarkeit eingeladen, und das Ereignis wird für sie mit geringerer Wahrscheinlichkeit als harter Konflikt markiert. Sie können diese Einstellung beim Hinzufügen von Personen über den Planungs-Assistent oder die Zeile für optionale Teilnehmer vornehmen.

Kann ich eine Outlook-Kalendereinladung an jemanden außerhalb meiner Organisation senden?

Ja. Sie können externe Empfänger wie Gmail-Adressen oder andere E-Mail-Adressen zu einer Besprechung einladen, und sie erhalten die Einladung per E-Mail. Sie können sie aus den meisten Kalender-Apps heraus annehmen, obwohl einige erweiterte Funktionen zur Antwortverfolgung am besten funktionieren, wenn sie ein Microsoft 365- oder Outlook.com-Konto verwenden.

Wie sende ich eine Kalendereinladung in Outlook erneut?

Öffnen Sie die vorhandene Besprechung (Sie müssen der Organisator sein), nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor oder fügen Sie den Teilnehmer einfach erneut hinzu, und wählen Sie dann im klassischen Outlook „Aktualisierung senden“ oder im neuen Outlook und im Web „Senden“. Wählen Sie auf Anfrage aus, die Aktualisierung nur an die hinzugefügten Teilnehmer zu senden, um nicht alle unnötigerweise zu benachrichtigen.

Warum wird in Outlook die Schaltfläche „Senden“ als „Speichern“ angezeigt?

Outlook zeigt „Speichern“ statt „Senden“ an, wenn im Ereignis keine Teilnehmer eingetragen sind, da niemand eingeladen wird. Sobald Sie mindestens eine Person im Feld „Teilnehmer einladen“ hinzufügen, wechselt die Schaltfläche zu „Senden“, damit die Einladung verschickt werden kann.