Een gedeelde agenda aanmaken in Outlook

Om een gedeelde agenda aan te maken in Outlook, maak je een nieuwe lege agenda aan en deel je deze vervolgens met de mensen die je kiest door hun rechtenniveau in te stellen. In nieuw Outlook voor Windows en op Outlook.com doe je dit vanuit het tabblad Start in Agenda via Agenda toevoegen om de agenda aan te maken en Agenda delen om toegang te verlenen. Deze handleiding behandelt alle varianten: een nieuwe agenda aanmaken, een bestaande agenda delen, een gedeelde agenda openen die iemand je heeft gestuurd en gebruikmaken van de automatische groepsagenda die bij elke Microsoft 365-groep is inbegrepen.

De exacte knoppen verschillen iets tussen nieuw Outlook voor Windows, klassiek Outlook en de Outlook.com-webapp, dus elke sectie hieronder vermeldt de labels voor de versie waarin je werkt.

Stap 1: Een nieuwe lege agenda aanmaken in Outlook

Een "gedeelde agenda" begint doorgaans als een aparte agenda die je aanmaakt voor een team, project of gezin, los van je persoonlijke agenda. Hier lees je hoe je deze in elke versie aanmaakt.

Nieuw Outlook voor Windows / Outlook.com (web):

1. Open Agenda vanuit het linkernavigatievenster.
2. Selecteer op het tabblad Start, onder het agendaraster, de optie Agenda toevoegen.
3. Selecteer Lege agenda aanmaken.
4. Voer een naam in voor je nieuwe agenda. Kies onder Toevoegen aan het account of de categorie waaronder de agenda valt.
5. Selecteer Opslaan.

Klassiek Outlook voor Windows:

1. Selecteer in Agenda het tabblad Map.
2. Selecteer in de groep Nieuw de optie Nieuwe agenda.
3. Typ in het vak Naam een naam voor de agenda.
4. Selecteer in de lijst Selecteer waar de map moet worden geplaatst de optie Agenda en klik op OK.
5. De nieuwe agenda verschijnt in het navigatievenster. Schakel het selectievakje in om de agenda weer te geven.

De agenda bestaat nu, maar is alleen voor jou zichtbaar. Deze delen is de volgende stap.

Een agenda delen in Outlook

Zodra de agenda bestaat (of als je je standaardagenda wilt delen), nodig je mensen uit en kies je hoeveel ze mogen zien of doen.

Nieuw Outlook voor Windows / Outlook.com:

1. Selecteer in Agenda op het tabblad Start de optie Agenda delen.
2. Als je meer dan één agenda hebt, kies dan welke agenda je wilt delen.
3. Typ in het vak Een e-mailadres of contactnaam invoeren de naam van de persoon met wie je wilt delen. Selecteer hun naam zodra deze verschijnt of druk op Enter.
4. Selecteer de vervolgkeuzelijst naast hun naam en kies een rechtenniveau.
5. Selecteer Delen.

Rechtenniveaus die je kunt verlenen:

• Kan zien wanneer ik bezet ben – toont alleen bezet/vrij-blokken, geen evenementdetails.
• Kan titels en locaties bekijken – toont wanneer je bezet bent plus evenementtitels en -locaties.
• Kan alle details bekijken – toont volledige evenementinformatie.
• Kan bewerken – stelt de persoon in staat evenementen toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen.
• Gemachtigde – kan bewerken en ook namens jou vergaderuitnodigingen versturen of beantwoorden.

Op Outlook.com is de lijst korter, met Kan alle details bekijken en Kan bewerken als de belangrijkste opties. Items die je als privé markeert verbergen altijd hun titels en locaties, ongeacht het rechtenniveau. Voor een uitgebreidere beschrijving van wie wat kan doen, zie onze handleiding over Outlook-agendarechten, en als je alleen een eenmalige vergadering hoeft te sturen, zie hoe je een agenda-uitnodiging verstuurt in Outlook.

Of sla de handmatige installatie helemaal over wanneer je alleen een evenement aan een gedeelde agenda wilt toevoegen: markeer de evenementtekst ergens in je browser, klik met de rechtermuisknop en de Text to Outlook Calendar-extensie maakt het evenement voor je aan – datum, tijd en locatie worden automatisch ingevuld.

Een gedeelde agenda toevoegen die iemand je heeft gestuurd

Als een collega zijn of haar agenda met jou heeft gedeeld, moet je deze toevoegen aan je eigen Outlook om deze te kunnen bekijken. Er zijn twee routes, afhankelijk van hoe het aanbod is ontvangen.

Een e-mailuitnodiging tot delen accepteren:

1. Open de uitnodigingsmail voor het delen in Outlook.
2. Selecteer Accepteren (of Deze agenda toevoegen) in het bericht.
3. De gedeelde agenda verschijnt onder Andere agenda's (of Agenda's van anderen) in je agendaoverzicht. Schakel het selectievakje in om de agenda weer te geven.

Een gedeelde agenda handmatig toevoegen (binnen je organisatie):

1. Selecteer in Agenda op het tabblad Start de optie Agenda toevoegen.
2. Selecteer Toevoegen uit adresboek.
3. Kies het account waarmee je wilt zoeken en typ vervolgens de naam of het e-mailadres van de persoon.
4. Selecteer de persoon en klik vervolgens op Toevoegen.

De agenda verschijnt naast de jouwe, en hoeveel je kunt zien hangt af van het rechtenniveau dat de eigenaar heeft verleend. Als een agenda die je hebt toegevoegd niet meer wordt bijgewerkt, biedt onze handleiding over Outlook-agenda wordt niet gesynchroniseerd de meest voorkomende oplossingen.

Groepsagenda's in Microsoft 365

Als je team al gebruikmaakt van een Microsoft 365-groep (dezelfde groepen die Teams en gedeelde postvakken aandrijven), hoef je niet helemaal opnieuw een gedeelde agenda te bouwen. Elke Microsoft 365-groep heeft automatisch een gedeelde agenda, en elk lid kan evenementen plannen en bewerken.

Een groepsagenda gebruiken:

1. Zoek in Agenda in het navigatievenster naar het gedeelte Groepen.
2. Vouw Groepen uit en selecteer de groep waarvan je de agenda wilt openen.
3. De groepsagenda wordt geopend. Selecteer Nieuw evenement (of Nieuwe vergadering) om een evenement toe te voegen.

Wanneer je een evenement aanmaakt in een groepsagenda, wordt dit georganiseerd door de groep, word je als deelnemer toegevoegd en verschijnt er een kopie in je persoonlijke agenda. Elk groepslid kan evenementen aanmaken, bewerken of verwijderen zonder extra rechten naast het groepslidmaatschap. Dit maakt groepsagenda's de eenvoudigste optie voor afdelingen die al volledig in Microsoft 365 werken, omdat er niets handmatig gedeeld hoeft te worden.

Het nadeel: groepsagenda's zijn gekoppeld aan het groepslidmaatschap, waardoor ze minder flexibel zijn dan een zelfstandige gedeelde agenda wanneer je één externe persoon alleen-lezentoegang wilt geven. Daarvoor is de aanmaak-en-deel-aanpak uit de eerste twee secties de betere keuze.

Welke methode moet je gebruiken?

• Maak een lege agenda aan en deel die wanneer je een speciale agenda wilt (project, piketrooster, gezinsplanning) en strakke controle over wie wat kan zien.
• Deel je bestaande agenda wanneer collega's alleen inzicht in je planning nodig hebben.
• Gebruik een Microsoft 365-groepsagenda wanneer een team al een groep heeft en iedereen gelijke bewerkingstoegang nodig heeft.

Welke route je ook kiest, het toevoegen van individuele evenementen is het onderdeel dat je het vaakst herhaalt. In plaats van datums en tijden handmatig opnieuw in te typen, kun je rechtstreeks een agenda-evenement aanmaken vanuit een e-mail in Outlook, of de Text to Outlook Calendar-extensie gebruiken om gemarkeerde tekst – een e-mail, een webpagina, een bericht – met één rechtsklik om te zetten in een evenement op je gedeelde of groepsagenda. Datums, tijden, locaties en beschrijvingen worden automatisch verwerkt, zodat de agenda die je zojuist hebt ingesteld actueel blijft zonder handmatige gegevensinvoer.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een gedeelde agenda en een groepsagenda in Outlook?

Een gedeelde agenda is er een die je aanmaakt en vervolgens aan specifieke personen toegang verleent, met een rechtenniveau dat jij bepaalt (van alleen-lezen tot volledig bewerken). Een Microsoft 365-groepsagenda wordt automatisch aangemaakt bij elke groep, en elk groepslid krijgt gelijke bewerkingstoegang zonder handmatig delen. Gebruik een gedeelde agenda voor gedetailleerde controle en een groepsagenda wanneer een heel team dezelfde toegang nodig heeft.

Kan ik een Outlook-agenda delen met iemand die Gmail gebruikt?

Je kunt de uitnodiging tot delen sturen, maar op Outlook.com kunnen niet-Microsoft-gebruikers zoals Gmail-ontvangers deze alleen accepteren via een Outlook.com- of Microsoft 365-account. Voor puur alleen-lezen delen naar elk e-mailadres publiceer je de agenda en stuur je de ontvanger de ICS- of HTML-koppeling. Om twee agenda's synchroon te houden, zie onze handleiding over het synchroniseren van Outlook met Google Calendar.

Hoe geef ik iemand bewerkingstoegang tot mijn Outlook-agenda?

Open Agenda, selecteer Agenda delen op het tabblad Start, voer het e-mailadres van de persoon in, kies vervolgens Kan bewerken (of Gemachtigde, als ze ook vergaderuitnodigingen moeten beheren) in de rechtenvervolgkeuzelijst en selecteer Delen. Bewerkingstoegang stelt hen in staat evenementen in die agenda toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen.

Waarom kan ik de gedeelde agenda die iemand me heeft gestuurd niet zien?

Zorg er eerst voor dat je de uitnodiging tot delen hebt geaccepteerd; de agenda verschijnt vervolgens onder Andere agenda's of Agenda's van anderen, en je moet het selectievakje aanvinken om de agenda weer te geven. Als je de uitnodiging hebt geaccepteerd maar de agenda leeg of verouderd is, heeft de eigenaar mogelijk alleen bezet/vrij-toestemming verleend, of moet de agenda opnieuw worden gesynchroniseerd. Herstart Outlook of verwijder en voeg de agenda opnieuw toe om een update te forceren.

Kan ik een gedeelde agenda aanmaken in de gratis Outlook.com-webapp?

Ja. Open in Outlook.com de Agenda, gebruik Agenda toevoegen om een lege agenda aan te maken en selecteer vervolgens Agenda delen om mensen uit te nodigen. De webapp biedt Kan alle details bekijken en Kan bewerken als de belangrijkste rechtenopties, wat voor de meeste persoonlijke en kleine teamsituaties voldoende is.