Een agenda-uitnodiging versturen in Outlook

Om een agenda-uitnodiging te versturen in Outlook, open je je agenda, maak je een Nieuw evenement (of Nieuwe vergadering) aan, voeg je de gewenste deelnemers toe in het deelnemersveld, stel je datum en tijd in en klik je op Verzenden. Outlook stuurt iedereen een uitnodiging per e-mail die ze kunnen accepteren, afwijzen of als voorlopig markeren, en het evenement verschijnt in jouw agenda en die van hen. De exacte knoppen verschillen iets tussen nieuw Outlook voor Windows, Outlook op internet, klassiek Outlook en de mobiele app, dus deze handleiding behandelt alle vier varianten, inclusief hoe je verplichte en optionele deelnemers kunt onderscheiden en hoe je een uitnodiging later kunt bewerken of opnieuw kunt verzenden.

Een agenda-uitnodiging versturen in nieuw Outlook voor Windows

Nieuw Outlook voor Windows is de vernieuwde client die Microsoft nu standaard levert. De werkwijze is vergelijkbaar met die van Outlook op internet.

1. Selecteer het pictogram Agenda in het linkernavigatievenster.
2. Selecteer op het tabblad Start de optie Nieuw evenement.
3. Typ een titel in het veld voor de naam van het evenement.
4. Typ in de deelnemerslijn (gelabeld Deelnemers uitnodigen) een naam of e-mailadres en selecteer de persoon uit de suggesties.
5. Stel de begin- en einddatum en -tijd in. Schakel Hele dag in voor een evenement van een volledige dag.
6. Voeg een Locatie toe of schakel Teams-vergadering in voor een online vergadering.
7. Selecteer Verzenden.

Iedereen die je hebt toegevoegd ontvangt een e-mailuitnodiging. Hun reacties (Ja, Nee, Misschien) worden zichtbaar bij het evenement, zodat je kunt bijhouden wie komt.

Een agenda-uitnodiging versturen in Outlook op internet

De ervaring in outlook.com en Outlook op internet is vrijwel identiek aan die van nieuw Outlook voor Windows.

1. Ga naar je agenda door het pictogram Agenda te selecteren.
2. Selecteer Nieuw evenement.
3. Voeg een titel toe en typ vervolgens de namen of e-mailadressen van de deelnemers in het veld Deelnemers uitnodigen.
4. Kies de datum en tijd, en voeg een locatie of een Teams-koppeling toe.
5. Selecteer Verzenden.

Als je alleen je eigen tijd wilt blokkeren zonder iemand een melding te sturen, laat je het deelnemersveld leeg en verandert de knop Verzenden in Opslaan.

Of sla de handmatige stappen over: markeer de evenementtekst ergens in je browser, klik met de rechtermuisknop en de Text to Outlook Calendar-extensie maakt het evenement voor je aan – datum, tijd en locatie worden automatisch ingevuld. Handig wanneer iemand je een datum per e-mail stuurt en je deze liever niet opnieuw hoeft in te typen bij een nieuw evenement.

Een agenda-uitnodiging versturen in klassiek Outlook voor Windows

Klassiek Outlook (de oudere bureaubladinterface met lint) gebruikt het woord "Vergadering" in plaats van "Evenement" voor uitnodigingen.

1. Open de Agenda door deze te selecteren onder aan het navigatievenster.
2. Selecteer op het tabblad Start de optie Nieuwe vergadering (of druk op Ctrl+Shift+Q). Je kunt ook kiezen voor Nieuwe items > Vergadering.
3. Typ in de regel Aan de namen of e-mailadressen van je deelnemers.
4. Voeg een Onderwerp, een Locatie en de begin- en eindtijden toe.
5. Selecteer Verzenden.

Als je al een gewone afspraak hebt aangemaakt, kun je deze omzetten: open de afspraak en selecteer Deelnemers uitnodigen op het lint. Hiermee voeg je een regel Aan toe en wordt de afspraak omgezet in een vergaderuitnodiging.

Een agenda-uitnodiging versturen vanuit de mobiele Outlook-app

De Outlook-app voor iPhone en Android verwerkt uitnodigingen in een paar tikken.

1. Open de Outlook-app en tik op het pictogram Agenda onderaan.
2. Tik op de knop + (plus) om een nieuw evenement aan te maken.
3. Voer een titel in en tik vervolgens op Personen (of Genodigden) en voeg deelnemers toe.
4. Stel de datum, tijd en locatie in.
5. Tik op het vinkje of op Verzenden in de rechterbovenhoek.

De app verstuurt uitnodigingen op dezelfde manier als de bureaubladapps, en reacties worden gesynchroniseerd op al je apparaten.

Verplichte versus optionele deelnemers uitnodigen

Standaard is iedereen die je toevoegt een verplichte deelnemer. Iemand als optioneel markeren geeft aan dat zijn of haar aanwezigheid welkom maar niet vereist is, en het voorkomt dat de vergadering als een hard conflict in hun agenda verschijnt.

In nieuw Outlook en Outlook op internet:

1. Selecteer tijdens het aanmaken van het evenement de Planningsassistent (of het gebied Deelnemers uitnodigen).
2. Kies Optionele deelnemer toevoegen en typ de naam. Verplichte deelnemers staan in de hoofdregel; optionele deelnemers in de optionele regel.

In klassiek Outlook voor Windows:

1. Open de vergadering en selecteer Planningsassistent op het lint.
2. Selecteer Deelnemers toevoegen, of klik op het pictogram naast elke naam om de status te wisselen tussen Verplichte deelnemer, Optionele deelnemer en Resource.

De Planningsassistent toont ook de bezet/vrij-tijden van elke persoon, zodat je een tijdvak kunt kiezen dat voor iedereen uitkomt voordat je de uitnodiging verstuurt.

Een agenda-uitnodiging bewerken of opnieuw versturen

Plannen veranderen. Wanneer dat het geval is, update je de uitnodiging in plaats van een nieuwe aan te maken, zodat deelnemers maar één evenement in hun agenda hebben.

1. Dubbelklik (of tik) op de vergadering in je agenda om deze te openen. Je moet de organisator zijn om te bewerken.
2. Wijzig de tijd, locatie, deelnemerslijst of andere details.
3. Selecteer Update verzenden (klassiek Outlook) of Verzenden (nieuw Outlook en internet).
4. Als je alleen personen hebt toegevoegd of verwijderd, vraagt Outlook of je de update wilt sturen naar alleen toegevoegde of verwijderde deelnemers of naar alle deelnemers. Kies de beperktere optie om te voorkomen dat iedereen een melding krijgt die ze niet nodig hebben.

Om een ongewijzigde uitnodiging opnieuw te sturen naar iemand die deze kwijt is, open je het evenement, voeg je die persoon opnieuw toe en stuur je de update alleen naar de nieuwe deelnemer. Als je deelnemer bent in plaats van organisator en iemand wilt informeren, open je de vergadering en selecteer je Doorsturen.

Het handmatig opnieuw intypen van datums en deelnemers uit een e-mailthread is het tijdrovende deel van dit alles. Markeer in plaats daarvan de vergadergegevens in een e-mail of webpagina, klik met de rechtermuisknop en laat de Text to Outlook Calendar-extensie de datum, tijd en locatie omzetten in een klaar-voor-verzending Outlook-evenement. De eerste vijf evenementen zijn gratis. Als je ook veel in Gmail werkt, bekijk dan hoe je een agenda-evenement kunt aanmaken vanuit een e-mail in Outlook, en als je anderen je schema wilt laten zien, legt onze handleiding over hoe je je Outlook-agenda kunt delen de rechtenopties stap voor stap uit.

Veelgestelde vragen

Hoe verstuur ik een agenda-uitnodiging in Outlook?

Open je Outlook-agenda en selecteer Nieuw evenement of Nieuwe vergadering. Voeg een titel toe, typ de e-mailadressen van de deelnemers in het veld Deelnemers uitnodigen of Aan, stel de datum en tijd in en selecteer vervolgens Verzenden. Elke deelnemer ontvangt een e-mailuitnodiging die hij of zij kan accepteren, afwijzen of als voorlopig markeren.

Wat is het verschil tussen verplichte en optionele deelnemers in Outlook?

Verplichte deelnemers zijn mensen wiens aanwezigheid essentieel is, en de vergadering wordt als een vaste afspraak in hun agenda geregistreerd. Optionele deelnemers worden uitgenodigd ter informatie of voor het geval ze kunnen deelnemen, en het evenement wordt minder snel als een hard conflict voor hen gemarkeerd. Je kunt dit instellen bij het toevoegen van personen via de Planningsassistent of de optionele deelnemerslijn.

Kan ik een Outlook-agenda-uitnodiging sturen naar iemand buiten mijn organisatie?

Ja. Je kunt externe ontvangers zoals Gmail-adressen of andere e-mailadressen uitnodigen voor een vergadering, en zij ontvangen de uitnodiging per e-mail. Ze kunnen deze accepteren vanuit de meeste agenda-apps, hoewel geavanceerde reactieregistratie het beste werkt wanneer ze een Microsoft 365- of Outlook.com-account gebruiken.

Hoe verstuur ik een agenda-uitnodiging opnieuw in Outlook?

Open de bestaande vergadering (je moet de organisator zijn), breng de gewenste wijzigingen aan of voeg de deelnemer eenvoudigweg opnieuw toe, en selecteer vervolgens Update verzenden in klassiek Outlook of Verzenden in nieuw Outlook en op het web. Kies bij de prompt voor verzenden naar alleen de toegevoegde deelnemers, zodat je niet iedereen onnodig een melding stuurt.

Waarom toont Outlook de knop Opslaan in plaats van Verzenden?

Outlook toont Opslaan in plaats van Verzenden wanneer er geen deelnemers aan het evenement zijn toegevoegd, omdat er niemand is om uit te nodigen. Zodra je minimaal één persoon toevoegt aan het veld Deelnemers uitnodigen, schakelt de knop over naar Verzenden, zodat de uitnodiging wordt verstuurd.