Come inviare un invito su Google Calendar

Per inviare un invito su Google Calendar, apri l'evento, aggiungi l'indirizzo email della persona nella sezione Ospiti, fai clic su Salva e poi su Invia quando Calendar ti chiede se vuoi inviare un'email agli ospiti. Quella conferma finale è il passaggio che molti saltano: se lo ignori, l'ospite viene collegato all'evento ma non riceve mai l'email. Questa guida spiega come inviare un invito su Google Calendar dal web e dall'app mobile, come aggiungere ospiti a un evento già creato, come controllare le autorizzazioni degli ospiti e come inoltrare correttamente un invito senza aggiungere per errore degli sconosciuti al tuo evento.

Come inviare un invito su Google Calendar dal web

Il sito desktop (calendar.google.com) offre il massimo controllo su ospiti e autorizzazioni.

1. Vai su calendar.google.com e fai clic su Crea in alto a sinistra (oppure fai clic su uno slot di tempo vuoto nella griglia).
2. Aggiungi un titolo, poi imposta data e ora.
3. Nel pannello dell'evento, trova la sezione Ospiti a destra e fai clic su Aggiungi ospiti.
4. Inizia a digitare un nome dai tuoi contatti, oppure digita un indirizzo email completo e premi Invio. Ripeti per ogni persona.
5. Fai clic su Salva in cima all'evento.
6. Calendar chiede "Vuoi inviare email di invito agli ospiti esistenti di Google Calendar?" — fai clic su Invia.

Quell'ultimo clic su Invia è ciò che recapita effettivamente l'invito. Gli ospiti ricevono un'email con i pulsanti Sì, No e Forse, e l'evento appare nel loro calendario una volta che rispondono Sì. Per gli inviti quotidiani puoi aggiungere tutti gli ospiti che vuoi; Google supporta eventi di grandi dimensioni (fino a 100.000 ospiti per evento per riunioni su larga scala).

Se hai solo la data e una descrizione di una riga, non hai nemmeno bisogno del modulo completo. La funzionalità di aggiunta rapida di Google ti consente di digitare qualcosa come "Pranzo con Marco venerdì alle 13:00" e crea l'evento per te — anche se dovrai aggiungere gli ospiti manualmente in seguito.

Come invitare qualcuno su Google Calendar dal telefono

I passaggi per invitare qualcuno su Google Calendar differiscono leggermente tra iPhone e Android, ma entrambi inviano l'email automaticamente al momento del salvataggio.

Su iPhone e iPad:

1. Apri l'app Google Calendar e tocca il pulsante +, poi Evento.
2. Aggiungi titolo, data e ora.
3. Tocca Aggiungi persone (nelle versioni precedenti l'etichetta è Aggiungi ospiti).
4. Digita l'email di ogni ospite o selezionali dai contatti.
5. Tocca Salva in alto a destra.

Su Android:

1. Apri l'app Google Calendar e tocca il + in basso a destra, poi Evento.
2. Inserisci titolo, data e ora.
3. Tocca Aggiungi persone e inserisci l'email di ogni ospite.
4. Tocca Salva.

Su mobile non c'è una conferma separata "Invia" — salvare l'evento con gli ospiti collegati attiva immediatamente le email di invito.

Come aggiungere ospiti a un evento esistente

La maggior parte delle domande del tipo "come invio un invito" riguarda in realtà la situazione "ho già creato l'evento e ho dimenticato di invitare qualcuno". Aggiungere ospiti in seguito funziona perfettamente.

1. Fai clic (web) o tocca (mobile) l'evento nel calendario.
2. Scegli Modifica evento (l'icona della matita su desktop).
3. Nella sezione Ospiti, fai clic su Aggiungi ospiti e inserisci i nuovi indirizzi email.
4. Fai clic o tocca Salva.
5. Sul web, fai clic su Invia quando richiesto, così i nuovi ospiti vengono notificati.

I nuovi ospiti ricevono lo stesso invito Sì/No/Forse come se li avessi aggiunti quando hai creato l'evento per la prima volta. Gli ospiti esistenti non vengono rinotificati a meno che tu non modifichi l'ora o il luogo.

Oppure salta i passaggi manuali: seleziona i dettagli dell'evento in qualsiasi punto del browser — un'email, un messaggio Slack, una pagina web — fai clic destro e l'estensione Text to Google Calendar crea l'evento per te con data, ora e luogo già compilati. Poi aggiungi semplicemente i tuoi ospiti e fai clic su Invia. È particolarmente utile quando i dettagli sono sepolti in un lungo thread di email.

Impostare le autorizzazioni degli ospiti: modifica, invita altri e visualizza l'elenco ospiti

Quando apri un evento sul sito desktop, la sezione Ospiti contiene un blocco Gli ospiti possono: con tre caselle di spunta. Queste controllano ciò che ogni ospite può fare, quindi impostale prima di inviare.

• Modificare l'evento — consente agli ospiti di cambiare data, ora, titolo o altri ospiti. Lascia questa opzione disattivata per la maggior parte degli inviti; attivala solo per co-organizzatori di cui ti fidi per modificare l'evento.
• Invitare altri — consente agli ospiti di aggiungere altre persone. Attiva per impostazione predefinita. Deselezionala se vuoi un elenco ospiti fisso e nessuna aggiunta a sorpresa.
• Visualizzare l'elenco degli ospiti — consente agli ospiti di vedere chi altro è stato invitato e come ha risposto. Deselezionala per inviti che richiedono privacy (pensa alle valutazioni individuali o a un elenco di clienti che non dovrebbero vedersi).

Queste autorizzazioni si applicano a tutti gli ospiti dell'evento, non per singola persona. Se hai bisogno di accessi diversi per persone diverse, di solito devi gestirli tramite un calendario condiviso.

Come inoltrare un invito di Google Calendar

Inoltrare è diverso dall'aggiungere un ospite, e confonderli è l'errore più comune su Google Calendar. Aggiungere un ospite mette una nuova persona nell'elenco ufficiale degli ospiti e le invia un invito a tuo nome. Inoltrare passa una copia di un invito che hai ricevuto — utile quando vuoi che un collega partecipi al posto tuo o sia semplicemente informato, senza che tu debba essere l'organizzatore.

A differenza di Outlook, Google Calendar non ha un pulsante Inoltra all'interno del menu a tre punti (Altre opzioni) dell'evento. Inoltri un invito dall'email di invito in Gmail:

1. Apri Gmail e trova l'email di invito per l'evento al quale sei stato invitato.
2. Apri il messaggio e fai clic sul pulsante Inoltra di Gmail (oppure sul menu a tre punti nell'intestazione del messaggio, poi Inoltra).
3. Inserisci l'indirizzo email della persona a cui vuoi inoltrarlo.
4. Fai clic su Invia.

Il destinatario riceve una copia dell'invito e può rispondere. Nota la limitazione: se un destinatario inoltrato viene aggiunto ufficialmente all'evento dipende dalle impostazioni Visualizza elenco ospiti e Invita altri dell'organizzatore. Se l'organizzatore ha bloccato l'elenco degli ospiti, l'inoltro condivide i dettagli ma potrebbe non registrare la nuova persona come partecipante ufficiale.

Se sei l'organizzatore e vuoi semplicemente aggiungere qualcun altro all'elenco, non usare Inoltra — apri l'evento, usa Aggiungi ospiti e fai clic su Invia. Inoltra solo per inviti che hai ricevuto; usa Aggiungi ospiti per quelli che stai inviando.

Lista di controllo prima di inviare

• Hai fatto clic su Invia (web) dopo aver salvato? Senza di esso, agli ospiti non verrà inviata nessuna email.
• Le autorizzazioni Gli ospiti possono: sono impostate come vuoi — in particolare Invita altri e Visualizza elenco degli ospiti?
• Ricontrolla l'ortografia delle email; un errore di battitura significa un invito non recapitato e un ospite che non si presenta.

Per la direzione inversa — trasformare un'email in un evento di calendario — consulta creare un evento di calendario da un'email in Gmail. E se i tuoi inviti riguardano persone che usano Outlook, potresti anche voler sincronizzare il calendario Outlook con Google Calendar in modo che le risposte si allineino su entrambi.

Una volta inviati alcuni inviti manualmente, il collo di bottiglia è sempre copiare i dettagli dai messaggi a mano. L'estensione Text to Google Calendar elimina quel passaggio — seleziona qualsiasi testo con una data e un'ora, fai clic destro e l'evento viene creato per te, pronto perché tu aggiunga ospiti e invii. I primi cinque eventi sono gratuiti.

Domande frequenti

Perché i miei ospiti su Google Calendar non hanno ricevuto l'invito?

Il motivo più comune è aver saltato la conferma finale Invia. Sul sito desktop, dopo aver fatto clic su Salva, Google chiede se inviare email di invito — devi fare clic su Invia affinché gli ospiti vengano notificati. Se hai chiuso quella finestra o hai salvato da mobile con un problema di connessione, apri l'evento, salva di nuovo e conferma Invia. Controlla anche l'indirizzo email dell'ospite per eventuali errori di battitura, che causano mancate consegne silenziose.

Qual è la differenza tra aggiungere un ospite e inoltrare un invito su Google Calendar?

Aggiungere un ospite mette una nuova persona nell'elenco ufficiale degli ospiti e le invia un invito da te come organizzatore. Inoltrare passa una copia di un invito che hai ricevuto in modo che qualcun altro possa vederlo o partecipare al posto tuo. Usa Aggiungi ospiti quando sei l'organizzatore; usa Inoltra solo per gli inviti ricevuti da qualcun altro.

Posso impedire agli ospiti di invitare altre persone al mio evento?

Sì. Apri l'evento sul sito desktop, trova la sezione Gli ospiti possono: e deseleziona Invita altri. Questo mantiene fisso il tuo elenco ospiti in modo che i partecipanti non possano aggiungere nessuno di nuovo. Puoi anche deselezionare Visualizza elenco degli ospiti per nascondere chi altro è stato invitato e Modifica evento per impedire agli ospiti di modificare i dettagli.

Come invio un invito su Google Calendar dal mio telefono?

Apri l'app Google Calendar, crea o apri un evento, tocca Aggiungi persone (o Aggiungi ospiti), inserisci ogni indirizzo email e tocca Salva. Su mobile non c'è una conferma Invia separata — salvare un evento con gli ospiti collegati invia automaticamente le email di invito.

Quante persone posso invitare a un evento su Google Calendar?

Per gli inviti ordinari puoi aggiungere tutti gli ospiti che vuoi. Google supporta anche eventi di grandi dimensioni — fino a 100.000 ospiti su un singolo evento per riunioni su larga scala. Per un pubblico così ampio, di solito si invita tramite un gruppo o un calendario condiviso anziché aggiungere singoli indirizzi uno per uno.