Come aggiungere un evento a un Google Calendar condiviso

Per aggiungere un evento a un Google Calendar condiviso, il proprietario del calendario deve averti concesso il permesso Apportare modifiche agli eventi, e quando crei l'evento devi scegliere quel calendario condiviso dal menu a discesa Calendario invece del tuo. Se sbagli una delle due cose, l'evento non viene salvato oppure finisce nel tuo calendario personale dove nessun altro può vederlo. Questa guida illustra il controllo dei permessi, i passaggi esatti per la creazione su web e dispositivi mobili, cosa vedono effettivamente i tuoi ospiti, e come annullare o eliminare un evento in seguito senza confondere tutti i partecipanti all'invito.

Il permesso che ti serve prima di poter aggiungere qualsiasi cosa

Google Calendar ha quattro livelli di condivisione, e solo i due più alti ti permettono di inserire eventi nel calendario di qualcun altro. Dal meno al più accessibile:

• Vedi solo disponibile/occupato (nascondi dettagli) — disponibilità in sola lettura, senza nomi degli eventi.
• Vedi tutti i dettagli degli eventi — leggi tutto, ma non puoi aggiungere o modificare.
• Apportare modifiche agli eventi — crea, modifica ed elimina eventi nel calendario.
• Apportare modifiche e gestire la condivisione — tutto quanto sopra, più il controllo su chi altro può accedere al calendario.

Se hai solo Vedi tutti i dettagli degli eventi, il calendario appare nel tuo elenco ma ogni tentativo di "aggiungere" fallisce. Ti serve almeno Apportare modifiche agli eventi. È il proprietario del calendario a concedere questo accesso:

1. Il proprietario apre Google Calendar su un computer e passa il mouse sul calendario sotto I miei calendari.
2. Fa clic sul menu Opzioni a tre puntini e sceglie Impostazioni e condivisione.
3. Sotto Condividi con persone o gruppi specifici, fa clic su Aggiungi persone e gruppi.
4. Digita la tua email, poi imposta il menu a discesa Autorizzazioni su Apportare modifiche agli eventi.
5. Fa clic su Invia.

Riceverai un invito via email. Dopo averlo accettato, il calendario condiviso appare sotto Altri calendari nella barra laterale. Se gestisci gli accessi nel senso opposto — come proprietario che decide chi può accedere — la nostra guida sui permessi del calendario condiviso e i controlli di condivisione tratta la logica equivalente per i team che usano entrambe le piattaforme.

Come aggiungere un evento a un Google Calendar condiviso (web)

Una volta ottenuto l'accesso di modifica, l'unica cosa che distingue un evento nel calendario condiviso da uno personale è il calendario che selezioni durante la creazione. Salta questo passaggio e il tuo evento viene salvato silenziosamente nel tuo calendario personale.

1. Apri Google Calendar sul computer.
2. Fai clic su Crea in alto a sinistra, oppure fai clic su qualsiasi slot di tempo vuoto nella griglia.
3. Aggiungi il titolo, la data e l'orario. Per altri campi, fai clic su Altre opzioni.
4. Trova il menu a discesa Calendario — per impostazione predefinita mostra il tuo nome. Fai clic su di esso e seleziona il calendario condiviso su cui vuoi inserire l'evento.
5. Aggiungi ospiti, un luogo, videoconferenza e una descrizione se necessario.
6. Fai clic su Salva.

Questo menu a discesa Calendario è tutto. Conferma che mostri il nome del calendario condiviso, non il tuo, prima di salvare. Se il calendario condiviso manca dal menu a discesa, hai accesso in sola lettura — torna alla sezione sui permessi qui sopra.

Oppure salta i passaggi manuali: evidenzia il testo dell'evento in qualsiasi punto del browser — un'email di conferma, un messaggio Slack, una pagina web — fai clic destro, e l'estensione Text to Google Calendar crea l'evento al posto tuo, con data, orario e luogo inseriti automaticamente. Ti risparmia di riscrivere dettagli che esistono già come testo normale da qualche parte nello schermo.

Aggiungere un evento dal telefono

L'app mobile di Google Calendar funziona allo stesso modo, con il selettore del calendario un po' più nascosto:

1. Apri l'app Google Calendar (iOS o Android).
2. Tocca il pulsante + in basso a destra, poi tocca Evento.
3. Inserisci il titolo e l'orario.
4. Tocca il nome del calendario mostrato nella parte superiore (per impostazione predefinita è il tuo account). Nell'elenco che si apre, scegli il calendario condiviso.
5. Tocca Salva.

Se il calendario condiviso non appare nell'elenco dell'app, apri il menu hamburger, scorri fino a Impostazioni e assicurati che il calendario sia attivato per quell'account. Le nuove condivisioni a volte richiedono un aggiornamento dell'elenco calendari dell'app — esci e rientra per forzarlo. (Stai configurando Google Calendar su un telefono per la prima volta? Consulta come aggiungere Google Calendar a un iPhone.)

Cosa vedono gli ospiti in un evento del calendario condiviso

Questo crea confusione, perché sono coinvolti due diversi tipi di pubblico. Prima di tutto, chiunque abbia accesso al calendario condiviso vede l'evento apparire automaticamente — non devi invitarli. Lo vedono come parte del calendario, con il colore corrispondente.

In secondo luogo, chiunque aggiungi al campo Ospiti riceve un invito standard all'evento via email e può rispondere, indipendentemente dal fatto che abbia accesso al calendario. Gli ospiti vedono il titolo, l'orario, il luogo, la descrizione, il tuo nome come organizzatore e gli altri ospiti (a meno che non disattivi Visualizza elenco ospiti nelle autorizzazioni per gli ospiti).

Un errore comune: credere che inserendo un evento nel calendario condiviso del team si mandi un'email a tutti. Non è così. L'accesso al calendario rende l'evento visibile; il campo Ospiti è ciò che invia gli inviti. Se vuoi entrambe le cose, condividi il calendario e aggiungi le persone rilevanti come ospiti. Per inviti una tantum a persone esterne al calendario, la nostra guida su come inviare un invito su Google Calendar descrive le opzioni di notifica.

Come annullare un evento di Google Calendar

Google Calendar non ha un pulsante "Annulla" separato come alcuni strumenti di meeting — annullare un evento è eliminarlo, ed eliminare un evento che hai organizzato lo rimuove dal calendario di tutti gli ospiti e li notifica. Ecco come annullare un evento di Google Calendar su un computer:

1. Apri Google Calendar e fai clic sull'evento che vuoi annullare.
2. Nel popup dell'evento, fai clic su Elimina evento (l'icona del cestino). Puoi anche fare clic destro sull'evento nella griglia e scegliere Elimina.
3. Se l'evento ha ospiti, Google chiede se Inviare una notifica di annullamento. Fai clic su Invia così tutti vengono informati che l'evento è cancellato — questo è il messaggio di annullamento che ricevono i tuoi ospiti.

Sull'app mobile, apri l'evento, tocca il menu Altro a tre puntini, tocca Elimina, poi conferma. Riceverai la stessa richiesta di notifica agli ospiti se ce ne sono.

Aggiungi una nota prima di eliminare se il contesto è importante: apri l'evento, fai clic sull'icona matita Modifica, digita qualcosa come "Annullato — riprogrammazione la settimana prossima" nella descrizione o nel titolo, Salva, poi elimina. L'email di annullamento che riceveranno gli ospiti conterrà quella nota. Non esiste uno stato integrato "segna come annullato ma mantienilo nel calendario" in Google Calendar standard — se hai bisogno che lo slot rimanga visibile, modifica il titolo aggiungendo "ANNULLATO" all'inizio e lascia l'evento al suo posto invece di eliminarlo.

L'estensione Text to Google Calendar gestisce la parte di creazione di questo ciclo, così quando un meeting viene riprogrammato puoi evidenziare i nuovi dettagli e inserire un evento aggiornato con un solo clic destro invece di riscriverlo. Scarica l'estensione Text to Google Calendar e il modulo di creazione manuale diventa un'opzione di riserva, non il tuo metodo predefinito.

Annullare vs eliminare e le regole di notifica agli ospiti

Poiché annullare ed eliminare sono la stessa azione, chi possiede l'evento determina cosa succede:

• Hai organizzato l'evento: Eliminarlo rimuove l'evento dai calendari di tutti gli ospiti e invia una notifica di annullamento (se fai clic su Invia). Questa è una vera cancellazione per tutti.
• Eri solo un ospite: Non vedi Elimina evento — vedi invece Rimuovi o le opzioni RSVP. Scegliere di rimuovere o declinare influisce solo sulla tua copia e informa l'organizzatore che non partecipi; non annulla l'evento per nessun altro.
• L'evento è in un calendario condiviso che puoi modificare: Con Apportare modifiche agli eventi, puoi eliminare eventi da quel calendario anche se non li hai creati tu. Fai attenzione in un calendario di team — eliminare l'evento di qualcun altro lo cancella per tutti i suoi ospiti.

Per gli eventi ricorrenti, l'eliminazione ti chiede di scegliere tra Questo evento, Questo e i seguenti eventi o Tutti gli eventi. Scegli Questo evento per annullare una singola occorrenza lasciando intatta la serie — il caso più comune quando si salta un singolo meeting settimanale.

Una nota sui tempi dalla documentazione di Google: dopo aver eliminato un evento, potrebbe volerci un po' di tempo prima che scompaia dai calendari di tutti, e se elimini un evento che non ti appartiene, il proprietario originale potrebbe doverlo eliminare anch'esso prima che scompaia per tutti gli ospiti. Se un evento annullato persiste nella vista di un collega, quel ritardo — non un annullamento fallito — è di solito il motivo.

Risoluzione rapida dei problemi

• Nessun calendario condiviso nel menu a discesa Calendario: Hai accesso in sola lettura. Chiedi al proprietario di impostarti su Apportare modifiche agli eventi.
• Evento salvato ma i colleghi non riescono a vederlo: Probabilmente è finito nel tuo calendario personale. Aprilo, fai clic su Modifica e spostalo tramite il menu a discesa Calendario.
• Gli ospiti non hanno ricevuto la notifica di annullamento: Assicurati di aver fatto clic su Invia (non su Non inviare) alla richiesta di notifica quando hai eliminato, e concedi tempo per la consegna.
• Hai bisogno che lo slot rimanga visibile dopo l'annullamento: Rinomina l'evento facendolo iniziare con "ANNULLATO" invece di eliminarlo.

Gestisci eventi tra Google e Outlook? Se il tuo team è diviso, sincronizzare Outlook Calendar con Google Calendar mantiene entrambe le visualizzazioni allineate così un annullamento su uno si riflette sull'altro.

Domande frequenti

Perché non riesco ad aggiungere un evento a un Google Calendar condiviso?

Hai quasi certamente accesso in sola lettura. L'aggiunta di eventi richiede il permesso "Apportare modifiche agli eventi" (o superiore), che il proprietario del calendario concede sotto Impostazioni e condivisione. Se il calendario condiviso non appare nel menu a discesa Calendario quando crei un evento, è il segnale che hai solo "Vedi tutti i dettagli degli eventi" e hai bisogno di un accesso superiore.

L'aggiunta di un evento a un calendario condiviso notifica tutti?

No. Inserire un evento in un calendario condiviso lo rende visibile a chiunque abbia accesso a quel calendario, ma non invia loro un'email. Per inviare inviti veri e propri, aggiungi le persone al campo Ospiti dell'evento — questo attiva l'email di invito e la risposta RSVP. L'accesso al calendario controlla la visibilità; il campo Ospiti controlla le notifiche.

Qual è la differenza tra annullare ed eliminare un evento di Google Calendar?

In Google Calendar sono la stessa azione — non c'è un pulsante di annullamento separato. Se hai organizzato l'evento, eliminarlo (e fare clic su Invia alla richiesta) lo rimuove dai calendari di tutti gli ospiti e invia loro una notifica di annullamento. Se vuoi solo mantenere lo slot visibile come annullato, rinomina l'evento facendolo iniziare con "ANNULLATO" invece di eliminarlo.

Come annullo un evento di Google Calendar senza notificare gli ospiti?

Quando fai clic su Elimina evento, Google chiede se inviare un messaggio di annullamento agli ospiti. Scegli "Non inviare" per rimuovere l'evento senza mandare email a nessuno. Tieni presente che l'evento scompare comunque dai calendari degli ospiti; viene soppressa solo la notifica via email.

Posso eliminare un evento che non ho creato in un calendario condiviso?

Sì, se hai il permesso "Apportare modifiche agli eventi" su quel calendario. Fai attenzione: eliminare l'evento di un'altra persona in un calendario di team lo annulla per tutti i suoi ospiti, non solo per la tua visualizzazione. Se sei solo un ospite dell'evento (non un editor del calendario), vedrai le opzioni Rimuovi o RSVP, che influiscono solo sulla tua copia.