Ako pridať udalosť do zdieľaného kalendára Google

Ak chcete pridať udalosť do zdieľaného Kalendára Google, vlastník kalendára vám musí udeliť povolenie Vykonávať zmeny v udalostiach a pri vytváraní udalosti musíte vybrať zdieľaný kalendár z rozbaľovacej ponuky Kalendár namiesto vlastného. Pomýlite si niektorú časť a udalosť sa buď neuloží, alebo sa dostane do vášho osobného kalendára, kde ju nikto iný nevidí. Tento sprievodca vás prevedie kontrolou povolení, presnými krokmi vytvorenia na webe a mobilnom zariadení, čo vaši hostia skutočne vidia a ako neskôr zrušiť alebo odstrániť udalosť bez toho, aby ste zmiatli všetkých pozvaných.

Povolenie, ktoré potrebujete, aby ste mohli čokoľvek pridať

Kalendár Google má štyri úrovne zdieľania a iba dve najvyššie vám umožňujú umiestniť udalosti do kalendára niekoho iného. Prístup od najmenej po väčšinu:

• Zobraziť iba voľno / zaneprázdnený (skryť podrobnosti) – dostupnosť iba na zobrazenie, žiadne názvy udalostí.
• Zobraziť všetky podrobnosti o udalosti – prečítajte si všetko, ale nemôžete pridávať ani upravovať.
• Urobte zmeny v udalostiach – vytvorte, upravte a odstráňte udalosti v kalendári.
• Uskutočňujte zmeny a spravujte zdieľanie – všetko vyššie a navyše ovládajte, s kým ďalším sa kalendár zdieľa.

Ak máte iba Zobraziť všetky podrobnosti o udalosti, kalendár sa zobrazí vo vašom zozname, ale každý pokus o „pridanie“ zlyhá. Potrebujete aspoň Vykonať zmeny v udalostiach. Kto je vlastníkom kalendára, udeľuje toto:

1. Vlastník otvorí Kalendár Google v počítači a umiestni kurzor myši na kalendár v časti Moje kalendáre.
2. Kliknú na trojbodkovú ponuku Možnosti a vyberú možnosť Nastavenia a zdieľanie.
3. V časti Zdieľať s konkrétnymi ľuďmi alebo skupinami klikne na Pridať ľudí a skupiny.
4. Napíše váš e-mail a potom nastaví rozbaľovaciu ponuku Povolenia na Vykonať zmeny v udalostiach.
5. Kliknú na Odoslať.

Dostanete e-mailovú pozvánku. Po prijatí sa zdieľaný kalendár zobrazí v časti Iné kalendáre na vašom bočnom paneli. Ak spravujete prístup naopak – ako vlastník rozhoduje o tom, kto sa dostane dovnútra – náš návod na povolenia zdieľaného kalendára a ovládacie prvky zdieľania pokrýva paralelnú logiku pre tímy, ktoré prevádzkujú obe platformy.

Ako pridať udalosť do zdieľaného kalendára Google (web)

Keď máte prístup na úpravy, jediná vec, ktorá oddeľuje udalosť zdieľaného kalendára od osobnej, je kalendár, ktorý si vyberiete pri jeho vytváraní. Preskočte tento krok a vaša udalosť sa ticho uloží do vášho vlastného kalendára.

1. Otvorte v počítači Kalendár Google.
2. Kliknite na Vytvoriť v ľavom hornom rohu alebo kliknite na ľubovoľný prázdny časový úsek v mriežke.
3. Pridajte názov, dátum a čas. Pre viac polí kliknite na Viac možností.
4. Nájdite rozbaľovaciu ponuku Kalendár – v predvolenom nastavení zobrazuje vaše vlastné meno. Kliknite naň a vyberte zdieľaný kalendár, v ktorom chcete mať udalosť.
5. Podľa potreby pridajte hostí, miesto, videokonferenciu a popis.
6. Kliknite na Uložiť.

Táto rozbaľovacia ponuka Kalendár je celá loptová hra. Pred uložením sa uistite, že číta názov zdieľaného kalendára, nie váš. Ak zdieľaný kalendár v tejto rozbaľovacej ponuke chýba, máte prístup iba na zobrazenie – vráťte sa do sekcie povolení vyššie.

Alebo preskočte manuálne kroky: zvýraznite text udalosti kdekoľvek v prehliadači – potvrdzovací e-mail, správa Slack, webová stránka – kliknite pravým tlačidlom myši a Rozšírenie Text to Google Calendar automaticky vytvorí udalosť s vyplneným dátumom a časom. Ušetrí vám to opätovné zadávanie podrobností, ktoré už niekde na obrazovke existujú ako obyčajný text.

Pridanie udalosti z telefónu

Mobilná aplikácia Kalendár Google funguje rovnakým spôsobom, pričom výber kalendára je zasunutý o niečo hlbšie:

1. Otvorte aplikáciu Kalendár Google (iOS alebo Android).
2. Klepnite na tlačidlo + v pravom dolnom rohu a potom klepnite na Udalosť.
3. Zadajte názov a čas.
4. Klepnite na názov kalendára zobrazený v hornej časti (predvolený je váš účet). V zozname, ktorý sa otvorí, vyberte zdieľaný kalendár.
5. Klepnite na Uložiť.

Ak sa zdieľaný kalendár nezobrazuje v zozname aplikácie, otvorte ponuku hamburgerov, prejdite na Nastavenia a skontrolujte, či je kalendár pre daný účet zapnutý. Nové zdieľania niekedy vyžadujú obnovenie zoznamu kalendárov aplikácie – vynúti si to odhlásenie a prihlásenie. (Nastavujete Kalendár Google na telefóne prvýkrát? Pozrite si časť pridanie Kalendára Google do iPhonu.)

Čo vidia hostia na udalosti zdieľaného kalendára

To podrazí ľudí, pretože sú zapojené dve rôzne skupiny divákov. Po prvé, komukoľvek s prístupom k samotnému zdieľanému kalendáru sa udalosť zobrazí automaticky – nemusíte ho pozývať. Vidia to ako súčasť kalendára, farebné, aby zodpovedali.

Po druhé, každý, koho pridáte do poľa Hostia, dostane e-mailom štandardnú pozvánku na udalosť a môže potvrdiť svoju účasť bez ohľadu na to, či má prístup ku kalendáru. Hosťom sa zobrazuje názov, čas, miesto, popis, vaše meno ako organizátora a ostatní hostia (pokiaľ nevypnete možnosť Zobraziť zoznam hostí v rámci oprávnení hostí).

Bežná chyba: za predpokladu, že vloženie udalosti do zdieľaného kalendára tímu tiež pošle e-mail všetkým. To nie. Vďaka prístupu ku kalendáru je udalosť viditeľná; pole Hostia je to, čo posiela pozvánky. Ak chcete oboje, zdieľajte kalendár a pridajte relevantných ľudí ako hostí. Pokiaľ ide o jednorazové pozvánky pre ľudí mimo kalendára, náš sprievodca odoslaním pozvánky z Kalendára Google rozdeľuje možnosti upozornení.

Ako zrušiť udalosť Kalendára Google

Kalendár Google nemá samostatné tlačidlo „zrušiť“ ako niektoré nástroje na schôdzu – zrušenie udalosti je jej odstránením a odstránením udalosti, ktorú ste zorganizovali, sa udalosť odstráni z kalendára každého hosťa a upozorní ho na to. Tu je postup, ako zrušiť udalosť Kalendára Google v počítači:

1. Otvorte Kalendár Google a kliknite na udalosť, ktorú chcete zrušiť.
2. Vo vyskakovacom okne udalosti kliknite na Odstrániť udalosť (ikona odpadkového koša). Môžete tiež kliknúť pravým tlačidlom myši na udalosť v mriežke a vybrať možnosť Odstrániť.
3. Ak má udalosť hostí, spoločnosť Google sa opýta, či má Odoslať oznámenie o zrušení. Kliknite na Odoslať, aby bolo všetkým oznámené, že udalosť je vypnutá – to je správa o zrušení, ktorú vaši hostia dostanú.

V mobilnej aplikácii otvorte udalosť, klepnite na trojbodkovú ponuku Viac, klepnite na Odstrániť a potvrďte. Dostanete rovnakú výzvu na upovedomenie hostí, ak sa niektorí zúčastnia.

Ak je kontext dôležitý, pred odstránením pridajte poznámku: otvorte udalosť, kliknite na ikonu ceruzky Upraviť, do popisu alebo názvu napíšte niečo ako „Zrušené – zmena plánu na budúci týždeň“, Uložiť a potom odstráňte. E-mail o zrušení, ktorý hostia dostanú, bude obsahovať túto poznámku. V štandardnom Kalendári Google nie je zabudovaný stav „označiť ako zrušené, ale ponechať v kalendári“ – ak potrebujete, aby priestor zostal viditeľný, upravte názov tak, aby začínal na „ZRUŠENÉ“ a namiesto odstránenia udalosť ponechajte na mieste.

Rozšírenie Text to Google Calendar sa stará o vytváraciu stranu tejto slučky, takže keď sa schôdza preplánuje, môžete zvýrazniť nové podrobnosti a pridať novú udalosť jedným kliknutím pravým tlačidlom myši a nemusíte prepisovať. Vezmite rozšírenie Text to Google Calendar a formulár na manuálne vytvorenie sa stane zálohou, nie vaším predvoleným.

Zrušenie vs vymazanie a pravidlá upozornenia pre hostí

Pretože zrušiť a odstrániť sú rovnaké akcie, kto vlastní udalosť rozhoduje o tom, čo sa stane:

• Udalosť ste zorganizovali: Ak ju odstránite, odstráni sa z kalendárov všetkých hostí a odošle sa oznámenie o zrušení (ak kliknete na Odoslať). Toto je skutočné zrušenie pre každého.
• Boli ste iba hosťom: Nevidíte Odstrániť udalosť – namiesto toho vidíte možnosti Odstrániť alebo RSVP. Výber na odstránenie alebo odmietnutie ovplyvní iba vašu kópiu a oznámi organizátorovi, že ste mimo; neruší akciu pre nikoho iného.
• Udalosť je v zdieľanom kalendári, ktorý môžete upraviť: Pomocou možnosti Vykonať zmeny v udalostiach môžete odstrániť udalosti v tomto kalendári, aj keď ste ich nevytvorili. Zaobchádzajte s tým opatrne v tímovom kalendári – odstránením udalosti niekoho iného ju zrušíte pre všetkých hostí.

V prípade opakujúcich sa udalostí sa pri odstránení zobrazí výzva na výber Táto udalosť, Táto a nasledujúce udalosti alebo Všetky udalosti. Vyberte Túto udalosť, ak chcete zrušiť jeden výskyt a ponechať sériu nedotknutú – najbežnejší prípad, keď sa vynechá jedno týždenné stretnutie.

Jedna časová poznámka z vlastnej dokumentácie spoločnosti Google: po odstránení udalosti môže chvíľu trvať, kým zmizne z kalendárov všetkých, a ak odstránite udalosť, ktorú nevlastníte, môže ju odstrániť aj pôvodný vlastník, kým sa vymaže pre všetkých hostí. Ak je zrušená udalosť na očiach spoluhráča, zvyčajne je dôvodom toto oneskorenie – nie neúspešné zrušenie.

Rýchle riešenie problémov

• Žiadny zdieľaný kalendár v rozbaľovacej ponuke Kalendár: Máte prístup iba na zobrazenie. Požiadajte vlastníka, aby vám nastavil možnosť Vykonávať zmeny v udalostiach.
• Udalosť bola uložená, ale spoluhráči ju nevidia: Pravdepodobne sa dostala do vášho osobného kalendára. Otvorte ho, kliknite na Upraviť a presuňte ho cez rozbaľovaciu ponuku Kalendár.
• Hostia nedostali zrušenie: Uistite sa, že ste pri odstránení klikli na Odoslať (nie Neodosielať) vo výzve na upozornenie a počkajte na doručenie.
• Potrebujete, aby slot zostal viditeľný aj po zrušení: Premenujte udalosť tak, aby sa začínala „ZRUŠENÉ“, namiesto odstránenia.

Spravujete udalosti v službách Google a Outlook? Ak je váš tím rozdelený, synchronizácia kalendára Outlook s Kalendárom Google zachová obe zobrazenia zarovnané, takže zrušenie jedného sa zobrazí na druhom.

Často kladené otázky

Prečo nemôžem pridať udalosť do zdieľaného Kalendára Google?

Takmer určite máte prístup len na zobrazenie. Pridávanie udalostí vyžaduje povolenie „Vykonávať zmeny v udalostiach“ (alebo vyššie), ktoré vlastník kalendára udeľuje v časti Nastavenia a zdieľanie. Ak sa zdieľaný kalendár nezobrazí v rozbaľovacej ponuke Kalendár pri vytváraní udalosti, znamená to, že máte iba možnosť „Zobraziť všetky podrobnosti udalosti“ a je potrebné ho inovovať.

Upozorňuje pridanie udalosti do zdieľaného kalendára všetkých?

Nie. Po umiestnení udalosti do zdieľaného kalendára bude viditeľná pre kohokoľvek s prístupom k danému kalendáru, no nepošle e-mail. Ak chcete odoslať skutočné pozvánky, pridajte ľudí do poľa Hostia udalosti, čím sa spustí e-mailová pozvánka a RSVP. Viditeľnosť ovládania prístupu ku kalendáru; pole Hostia ovláda upozornenia.

Aký je rozdiel medzi zrušením a odstránením udalosti Kalendára Google?

V Kalendári Google ide o rovnakú akciu – neexistuje žiadne samostatné tlačidlo na zrušenie. Ak ste udalosť zorganizovali, jej odstránením (a kliknutím na tlačidlo Odoslať vo výzve) sa odstráni z kalendárov všetkých hostí a odošle sa im oznámenie o zrušení. Ak chcete, aby bol priestor viditeľný iba ako zrušený, namiesto odstránenia premenujte udalosť tak, aby sa začínala na „ZRUŠENÉ“.

Ako zruším udalosť Kalendára Google bez upozornenia hostí?

Keď kliknete na Odstrániť udalosť, Google sa opýta, či má hosťom poslať správu o zrušení. Ak chcete udalosť odstrániť bez toho, aby ste komukoľvek poslali e-mail, vyberte možnosť „Neodosielať“. Všimnite si, že udalosť stále zmizne z kalendárov hostí; potlačí sa iba e-mailové oznámenie.

Môžem odstrániť udalosť, ktorú som nevytvoril v zdieľanom kalendári?

Áno, ak máte v tomto kalendári povolenie na vykonávanie zmien udalostí. Buďte opatrní: odstránením udalosti inej osoby v tímovom kalendári ju zrušíte pre všetkých hostí, nielen pre vaše zobrazenie. Ak ste iba hosťom udalosti (nie editorom kalendára), namiesto toho sa vám zobrazia možnosti Odstrániť alebo RSVP, ktoré ovplyvňujú iba vašu kópiu.