Как добавить событие в общий календарь Google

Чтобы добавить событие в общий Календарь Google, владелец календаря должен предоставить вам разрешение Вносить изменения в события, и при создании мероприятия вам необходимо выбрать этот общий календарь из раскрывающегося списка Календарь, а не свой собственный. Если вы ошибетесь в любой части, событие либо не сохранится, либо окажется в вашем личном календаре, где никто другой его не увидит. В этом руководстве описывается проверка разрешений, точные этапы создания в Интернете и на мобильных устройствах, что на самом деле видят ваши гости, а также как отменить или удалить мероприятие позже, не сбивая с толку всех участников приглашения.

Разрешение, которое вам нужно, прежде чем вы сможете что-либо добавить

Календарь Google имеет четыре уровня общего доступа, и только два верхних позволяют добавлять события в чужой календарь. От наименьшего к наибольшему доступу:

• Просмотреть только свободное/занятое (скрыть детали) — доступность только для просмотра, без названий событий.
• Просмотреть всю информацию о мероприятии — читаете всё, но не можете добавлять или редактировать.
• Внесение изменений в события — создавайте, редактируйте и удаляйте события в календаре.
• Вносите изменения и управляйте общим доступом — все вышеперечисленное, а также контроль над тем, кому еще будет предоставлен доступ к календарю.

Если у вас есть только опция Просмотреть все сведения о мероприятиях, календарь отображается в вашем списке, но каждая попытка добавления завершается неудачей. Вам необходимо как минимум Внести изменения в мероприятия. Тот, кто владеет календарем, предоставляет это:

1. Владелец открывает Календарь Google на компьютере и наводит курсор на календарь в разделе Мои календари.
2. Они нажимают трехточечное меню Параметры и выбирают Настройки и общий доступ.
3. В разделе Поделиться с конкретными людьми или группами они нажимают Добавить людей и группы.
4. Они вводят ваш адрес электронной почты, а затем в раскрывающемся списке Разрешения устанавливают значение Вносить изменения в события.
5. Они нажимают Отправить.

Вы получите приглашение по электронной почте. После того как вы примете предложение, общий календарь появится в разделе Другие календари на боковой панели. Если вы управляете доступом наоборот — как владелец, решающий, кто входит, — наше пошаговое руководство по разрешениям общего календаря и элементам управления общим доступом охватывает параллельную логику для команд, которые используют обе платформы.

Как добавить событие в общий Календарь Google (веб-версию)

Если у вас есть доступ к редактированию, единственное, что отличает событие общего календаря от личного, — это календарь, который вы выбираете при его создании. Пропустите этот шаг, и ваше мероприятие автоматически сохранится в вашем календаре.

1. Откройте Календарь Google на своем компьютере.
2. Нажмите Создать в левом верхнем углу или щелкните любой пустой интервал времени в сетке.
3. Добавьте заголовок, дату и время. Чтобы просмотреть дополнительные поля, нажмите Дополнительные параметры.
4. Найдите раскрывающийся список Календарь — по умолчанию в нем отображается ваше имя. Нажмите на него и выберите общий календарь, в котором вы хотите провести мероприятие.
5. При необходимости добавьте гостей, местоположение, видеоконференцию и описание.
6. Нажмите Сохранить.

Раскрывающийся список Календарь — это целая игра. Перед сохранением убедитесь, что он считывает имя общего календаря, а не ваше. Если общий календарь отсутствует в этом раскрывающемся списке, у вас есть доступ только для просмотра — вернитесь в раздел разрешений выше.

Или пропустите действия, выполняемые вручную: выделите текст мероприятия в любом месте браузера — электронное письмо с подтверждением, сообщение Slack, веб-страницу — щелкните правой кнопкой мыши, и расширение Text to Google Calendar создаст для вас событие с автоматически заполненными датой, временем и местом. Это избавит вас от необходимости повторно вводить данные, которые уже существуют в виде обычного текста где-то на экране.

Добавление события с телефона

Мобильное приложение «Календарь Google» работает по тому же принципу, но средство выбора календаря расположено немного глубже:

1. Откройте приложение Календарь Google (iOS или Android).
2. Нажмите кнопку + в правом нижнем углу, затем нажмите Событие.
3. Введите название и время.
4. Коснитесь названия календаря, показанного вверху (по умолчанию оно соответствует вашей учетной записи). В открывшемся списке выберите общий календарь.
5. Нажмите Сохранить.

Если общий календарь не отображается в списке приложений, откройте меню гамбургера, прокрутите до пункта Настройки и убедитесь, что календарь включен для этой учетной записи. Для новых общих ресурсов иногда требуется обновление списка календаря приложения — выход из системы и вход в систему требуют этого. (Настраиваете Календарь Google на телефоне в первый раз? См. добавление Календаря Google на iPhone.)

Что гости видят в событии общего календаря

Это сбивает людей с толку, потому что задействованы две разные аудитории. Во-первых, любой, у кого есть доступ к самому общему календарю, увидит, что мероприятие появляется автоматически — вам не нужно его приглашать. Они рассматривают его как часть календаря, окрашенного в соответствующий цвет.

Во-вторых, любой, кого вы добавите в поле Гости, получит стандартное приглашение на мероприятие по электронной почте и сможет ответить на приглашение, независимо от того, есть ли у него доступ к календарю. Гости видят название, время, место, описание, ваше имя как организатора и других гостей (если вы не отключили параметр Просмотреть список гостей в разделе «Разрешения гостя»).

Распространенная ошибка: считать, что добавление события в общий календарь команды также отправляет всем электронное письмо. Это не так. Доступ к календарю делает событие видимым; поле «Гости» отправляет приглашения. Если вы хотите и то, и другое, поделитесь календарем и добавьте нужных людей в качестве гостей. Для разовых приглашений людям, не включенным в календарь, в нашем руководстве по отправке приглашения в Календарь Google описаны варианты уведомлений.

Как отменить событие Календаря Google

В Календаре Google нет отдельной кнопки «Отмена», как в некоторых инструментах для встреч — отмена мероприятия означает его удаление, а удаление организованного вами мероприятия удаляет его из календаря каждого гостя и уведомляет их. Вот как отменить мероприятие Календаря Google на компьютере:

1. Откройте Календарь Google и выберите событие, которое хотите отменить.
2. Во всплывающем окне мероприятия нажмите Удалить мероприятие (значок корзины). Вы также можете щелкнуть событие в сетке правой кнопкой мыши и выбрать Удалить.
3. Если на мероприятии присутствуют гости, Google спросит, следует ли Отправить уведомление об отмене. Нажмите Отправить, чтобы все знали, что мероприятие отменено — такое сообщение об отмене получат ваши гости.

В мобильном приложении откройте мероприятие, коснитесь трехточечного меню Еще, коснитесь Удалить и подтвердите. Вы получите такое же сообщение, чтобы уведомить гостей, если они присутствуют.

Прежде чем удалять, добавьте примечание, если контекст имеет значение: откройте мероприятие, щелкните значок карандаша Редактировать, введите в описании или заголовке что-то вроде «Отменено — перенос на следующую неделю», Сохранить, затем удалите. Это примечание будет содержаться в электронном письме об отмене бронирования. В стандартном Календаре Google нет встроенного состояния «Отметить как отмененное, но сохранить его в календаре» — если вам нужно, чтобы слот оставался видимым, отредактируйте заголовок, чтобы он начинался с «ОТМЕНЕНО», и оставьте событие на месте, а не удаляйте его.

Расширение Text to Google Calendar обрабатывает создающую сторону этого цикла, поэтому, когда встреча переносится, вы можете выделить новые детали и добавить новое событие одним щелчком правой кнопкой мыши, а не перепечатывать. Возьмите расширение Text to Google Calendar, и форма создания вручную станет резервной, а не вашей по умолчанию.

Отмена и удаление, а также правила уведомления гостей

Поскольку отмена и удаление — это одно и то же действие, кто владеет событием решает, что произойдет:

• Вы организовали мероприятие. При его удалении оно удаляется из календарей всех гостей и отправляется уведомление об отмене (если вы нажмете Отправить). Это настоящая отмена для всех.
• Вы были всего лишь гостем: вы не видите кнопку Удалить мероприятие — вместо этого вы видите опции Удалить или ответить на приглашение. Выбор удаления или отклонения влияет только на вашу копию и сообщает организатору, что вас нет; это не отменяет событие для кого-либо еще.
• Мероприятие находится в общем календаре, который вы можете редактировать. С помощью Внести изменения в события вы можете удалять события в этом календаре, даже если вы их не создавали. Отнеситесь к этому внимательно в календаре команды — удаление чужого мероприятия отменяет его для всех гостей.

Для повторяющихся событий при удалении вам будет предложено выбрать Это событие, Это и последующие события или Все события. Выберите Это событие, чтобы отменить одно событие и оставить серию нетронутой — наиболее распространенный случай, когда одно еженедельное собрание пропускается.

Одно временное примечание из собственной документации Google: после удаления мероприятия может потребоваться некоторое время, чтобы оно исчезло из всех календарей, а если вы удалите мероприятие, которым вы не владеете, первоначальному владельцу, возможно, придется удалить и его, прежде чем оно очистится для всех гостей. Если отмененное мероприятие задерживается в поле зрения товарища по команде, обычно причина в этой задержке, а не в неудачной отмене.

Быстрое устранение неполадок

– В раскрывающемся меню «Календарь» нет общего календаря: у вас есть доступ только для просмотра. Попросите владельца настроить для вас параметр Вносить изменения в мероприятия.

• Событие сохранено, но товарищи по команде его не видят. Вероятно, оно появилось в вашем личном календаре. Откройте его, нажмите Изменить и переместите его через раскрывающийся список Календарь. – Гости не получили отмену. Убедитесь, что вы нажали Отправить (а не Не отправлять) в уведомлении при удалении, и дайте время для доставки.
• Нужно, чтобы слот оставался видимым после отмены: Переименуйте событие, чтобы оно начиналось с «ОТМЕНЕНО», а не удаляйте его.

Управляете событиями в Google и Outlook? Если ваша команда разделена, синхронизация Календаря Outlook с Календарем Google сохраняет оба представления согласованными, поэтому отмена одного отображается в другом.

Часто задаваемые вопросы

Почему я не могу добавить мероприятие в общий Календарь Google?

У вас почти наверняка есть доступ только для просмотра. Для добавления мероприятий требуется разрешение «Вносить изменения в мероприятия» (или выше), которое владелец календаря предоставляет в разделе «Настройки и общий доступ». Если общий календарь не отображается в раскрывающемся списке «Календарь» при создании мероприятия, это означает, что у вас есть только «Просмотреть все сведения о мероприятии» и вам необходимо обновить его.

Уведомляет ли всех о добавлении события в общий календарь?

Нет. Размещение события в общем календаре делает его видимым для всех, у кого есть доступ к этому календарю, но оно не отправляет им электронное письмо. Чтобы отправить настоящие приглашения, добавьте людей в поле «Гости» мероприятия — это активирует приглашение по электронной почте и ответ. Доступ к календарю контролирует видимость; поле Гости управляет уведомлениями.

В чем разница между отменой и удалением мероприятия Календаря Google?

В Календаре Google это одно и то же действие — отдельной кнопки отмены нет. Если вы организовали мероприятие, его удаление (и нажатие кнопки «Отправить» в ответ на запрос) приведет к удалению его из календарей всех гостей и отправке им уведомления об отмене. Если вы хотите, чтобы слот оставался видимым только как отмененный, переименуйте событие, чтобы оно начиналось с «ОТМЕНЕНО», а не удаляйте его.

Как отменить мероприятие Календаря Google, не уведомляя гостей?

Когда вы нажимаете «Удалить мероприятие», Google спрашивает, отправлять ли гостям сообщение об отмене. Выберите «Не отправлять», чтобы удалить мероприятие, не отправляя никому электронное письмо. Обратите внимание, что мероприятие по-прежнему исчезает из календарей гостей; подавляется только уведомление по электронной почте.

Могу ли я удалить событие, которое я не создавал в общем календаре?

Да, если у вас есть разрешение «Вносить изменения в мероприятия» в этом календаре. Будьте осторожны: удаление мероприятия другого человека в календаре команды отменяет его для всех его гостей, а не только для вас. Если вы всего лишь гость на мероприятии (а не редактор календаря), вместо этого вы увидите параметры «Удалить» или «Ответить», которые влияют только на вашу копию.