Hvordan sende en kalenderinvitasjon i Outlook

For å sende en kalenderinvitasjon i Outlook, åpne kalenderen, opprette en Ny hendelse (eller Nytt møte), legg til personene du vil ha i deltakerfeltet, angi dato og klokkeslett og velg Send. Outlook sender en invitasjon til alle på e-post de kan godta, avslå eller merke foreløpig, og hendelsen havner i kalenderen din og deres. De nøyaktige knappene er litt forskjellige mellom nye Outlook for Windows, Outlook på nettet, klassisk Outlook og mobilappen, så denne veiledningen dekker alle fire, pluss hvordan du skiller obligatoriske og valgfrie deltakere og hvordan du redigerer eller sender en invitasjon på nytt senere.

Send en kalenderinvitasjon i nye Outlook for Windows

Ny Outlook for Windows er den redesignede klienten som Microsoft nå leveres som standard. Flyten speiler Outlook på nettet.

1. Velg ikonet Kalender i venstre navigasjonsrute.
2. På fanen Hjem velger du Ny hendelse.
3. Skriv inn en tittel i hendelsesnavnfeltet.
4. På deltakerlinjen (merket Inviter deltakere), begynn å skrive inn et navn eller en e-postadresse og velg personen fra forslagene.
5. Still inn dato og klokkeslett for Start og Slutt. Slå på Hele dagen for en heldagsbegivenhet.
6. Legg til et sted, eller slå på Teammøte for et nettmøte.
7. Velg Send.

Alle du har lagt til mottar en e-postinvitasjon. Svarene deres (Ja, Nei, Kanskje) strømmer tilbake til arrangementet slik at du kan spore hvem som kommer.

Hvordan sende en kalenderinvitasjon i Outlook på nettet

Outlook.com og Outlook på nettet er nesten identisk med nye Outlook for Windows.

1. Gå til kalenderen din ved å velge Kalender-ikonet.
2. Velg Ny hendelse.
3. Legg til en tittel, og skriv deretter inn deltakernavn eller e-postadresser i feltet Inviter deltakere.
4. Velg dato og klokkeslett, og legg til en plassering eller en Teams-kobling.
5. Velg Send.

Hvis du bare vil blokkere din egen tid og ikke varsle noen, la deltakerfeltet stå tomt og Send-knappen endres til Lagre i stedet.

Eller hopp over de manuelle trinnene: marker hendelsesteksten hvor som helst i nettleseren din, høyreklikk, og Tekst til Outlook-kalenderutvidelsen oppretter hendelsen for deg – datoer, klokkeslett og steder fylles ut automatisk. Det er nyttig når noen sender deg en date på e-post og du helst ikke vil skrive den inn på nytt i en ny hendelse.

Send en kalenderinvitasjon i klassisk Outlook for Windows

Classic Outlook (det eldre grensesnittet for skrivebordsbånd) bruker ordet "Møte" i stedet for "Event" for invitasjoner.

1. Åpne Kalender ved å velge den nederst i navigasjonsruten.
2. På fanen Hjem velger du Nytt møte (eller trykker Ctrl+Shift+Q). Du kan også velge Nye elementer > Møte.
3. I Til-linjen skriver du inn navnene eller e-postadressene til deltakerne.
4. Legg til et emne, et sted og start- og sluttid.
5. Velg Send.

Hvis du allerede har opprettet en vanlig avtale, kan du konvertere den: åpne den og velg Inviter deltakere på båndet, som legger til en Til-linje og gjør avtalen om til en møteinvitasjon.

Send en kalenderinvitasjon fra Outlook-mobilappen

Outlook-appen for iPhone og Android håndterer invitasjoner med noen få trykk.

1. Åpne Outlook-appen og trykk på Kalender-ikonet nederst.
2. Trykk på + (pluss)-knappen for å opprette en ny hendelse.
3. Skriv inn en tittel, trykk deretter på Folk (eller Inviterte) og legg til deltakere.
4. Still inn dato, klokkeslett og plassering.
5. Trykk på haken eller Send øverst til høyre.

Appen sender invitasjoner på samme måte som skrivebordsappene gjør, og svarene synkroniseres tilbake på tvers av alle enhetene dine.

Inviter påkrevde kontra valgfrie deltakere

Som standard er alle du legger til obligatoriske deltakere. Å merke noen som valgfri forteller dem at deres tilstedeværelse er hyggelig å ha, og det forhindrer at møtet vises som en vanskelig konflikt i kalenderen deres.

I nye Outlook og Outlook på nettet:

1. Mens du oppretter arrangementet, velg Planleggingsassistent (eller området Inviter deltakere).
2. Velg Legg til valgfri deltaker og skriv inn navnet deres. Nødvendige deltakere går i hovedlinjen; valgfrie går i valgfri linje.

I klassisk Outlook for Windows:

1. Åpne møtet og velg Planleggingsassistent på båndet.
2. Velg Legg til deltakere, eller klikk på ikonet ved siden av hvert navn for å bytte mellom Påkrevd deltaker, Valgfri deltaker og Ressurs.

Planleggingsassistenten viser også hver persons ledige/opptatte tider, slik at du kan velge et spor som fungerer før du sender.

Hvordan redigere eller sende en kalenderinvitasjon på nytt

Planene endres. Når de gjør det, oppdater invitasjonen i stedet for å opprette en ny, slik at deltakerne beholder en enkelt hendelse i kalenderen.

1. Dobbeltklikk (eller trykk på) møtet i kalenderen for å åpne det. Du må være arrangør for å redigere.
2. Endre tid, sted, deltakerliste eller detaljer.
3. Velg Send oppdatering (klassisk Outlook) eller Send (ny Outlook og web).
4. Hvis du bare har lagt til eller fjernet personer, spør Outlook om du vil sende oppdateringen til bare lagt til eller fjernet deltakere eller til alle deltakere. Velg det smalere alternativet for å unngå å spamme alle med et varsel de ikke trenger.

For å sende en uendret invitasjon på nytt til noen som mistet den, åpne arrangementet, legg dem til igjen og send oppdateringen til bare den nye deltakeren. Hvis du er en deltaker i stedet for arrangøren og ønsker å koble noen inn, åpner du møtet og velger Videresend i stedet.

Å manuelt skrive inn datoer og deltakere fra en e-posttråd er den langsomme delen av alt dette. Fremhev i stedet møtedetaljene i en hvilken som helst e-post eller nettside, høyreklikk og la Tekst til Outlook-kalenderutvidelsen analysere datoen, klokkeslettet og stedet til en Outlook-hendelse som er klar til å sende. De fem første arrangementene er gratis. Hvis du også bor i Gmail, kan du se hvordan du oppretter en kalenderhendelse fra en e-post i Outlook, og hvis du trenger at andre skal se timeplanen din, går veiledningen vår om hvordan dele Outlook-kalenderen din gjennom tillatelsene.

Vanlige spørsmål

Hvordan sender jeg en kalenderinvitasjon i Outlook?

Åpne Outlook-kalenderen og velg Ny hendelse eller Nytt møte. Legg til en tittel, skriv inn deltakernes e-postadresser i Inviter deltakere eller Til-feltet, angi dato og klokkeslett, og velg deretter Send. Hver deltaker mottar en e-postinvitasjon de kan godta, avslå eller merke foreløpig.

Hva er forskjellen mellom obligatoriske og valgfrie deltakere i Outlook?

Påkrevde deltakere er personer hvis tilstedeværelse er avgjørende, og møtet registreres som en fast forpliktelse i deres kalender. Valgfrie deltakere inviteres for bevisstgjøring eller i tilfelle de kan bli med, og arrangementet er mindre sannsynlig å flagge som en vanskelig konflikt for dem. Du kan angi dette når du legger til personer via planleggingsassistenten eller den valgfrie deltakerlinjen.

Kan jeg sende en Outlook-kalenderinvitasjon til noen utenfor organisasjonen min?

Ja. Du kan invitere eksterne mottakere som Gmail eller andre e-postadresser til et møte, og de vil motta invitasjonen på e-post. De kan godta det fra de fleste kalenderapper, selv om noen avansert responssporing fungerer best når de bruker en Microsoft 365- eller Outlook.com-konto.

Hvordan sender jeg en kalenderinvitasjon på nytt i Outlook?

Åpne det eksisterende møtet (du må være arrangør), gjør nødvendige endringer eller legg til deltakeren på nytt, og velg deretter Send oppdatering i klassisk Outlook eller Send i ny Outlook og nettet. Når du blir bedt om det, velg å sende oppdateringen til bare de som er lagt til, slik at du ikke varsler alle unødvendig.

Hvorfor vises Send-knappen som Lagre i Outlook?

Outlook viser Lagre i stedet for Send når det ikke er noen deltakere på arrangementet, fordi det ikke er noen å invitere. Så snart du legger til minst én person i Inviter deltakere-feltet, bytter knappen til Send slik at invitasjonen går ut.