如何在 Outlook 中发送日历邀请

要在 Outlook 中发送日历邀请，请打开日历，创建一个新事件（或新会议），在与会者字段中添加您要邀请的人员，设置日期和时间，然后选择发送。Outlook 会向每位与会者发送一封邀请邮件，他们可以接受、拒绝或将其标记为暂定，该事件会同时出现在您和他们的日历中。具体按钮在新版 Windows Outlook、Outlook 网页版、经典版 Outlook 和移动应用中略有不同，因此本指南涵盖所有四种版本，并介绍如何区分必选与可选与会者，以及如何在之后编辑或重新发送邀请。

在新版 Windows Outlook 中发送日历邀请

新版 Windows Outlook 是微软现在默认提供的重新设计客户端，其操作流程与 Outlook 网页版基本一致。

1. 在左侧导航窗格中选择日历图标。
2. 在主页选项卡上，选择新建事件。
3. 在事件名称字段中输入标题。
4. 在与会者行（标有邀请与会者）中，开始输入姓名或电子邮件地址，然后从建议列表中选择该人员。
5. 设置开始和结束日期及时间。切换全天选项可创建全天事件。
6. 添加地点，或开启Teams 会议以召开在线会议。
7. 选择发送。

您添加的所有人员都会收到一封邀请邮件。他们的回复（接受、拒绝、暂定）会同步回该事件，方便您追踪参会情况。

如何在 Outlook 网页版中发送日历邀请

Outlook.com 和 Outlook 网页版的操作体验与新版 Windows Outlook 几乎完全相同。

1. 选择日历图标进入日历界面。
2. 选择新建事件。
3. 添加标题，然后在邀请与会者字段中输入与会者的姓名或电子邮件地址。
4. 选择日期和时间，并添加地点或 Teams 链接。
5. 选择发送。

如果您只想预留自己的时间而不需要通知任何人，可将与会者字段留空，此时发送按钮会变为保存。

或者跳过以上手动操作：在浏览器中高亮显示任意日程文本，右键单击，Text to Outlook Calendar 扩展程序即可自动为您创建事件，日期、时间和地点均自动填写完毕。当有人通过邮件发给您一个日期时，无需手动重新输入，非常方便。

在经典版 Windows Outlook 中发送日历邀请

经典版 Outlook（老式桌面功能区界面）使用「会议」而非「事件」来表示邀请。

1. 单击导航窗格底部的日历进入日历界面。
2. 在主页选项卡上，选择新建会议（或按 Ctrl+Shift+Q）。也可选择新建项目 > 会议。
3. 在收件人行中，输入与会者的姓名或电子邮件地址。
4. 添加主题、地点以及开始和结束时间。
5. 选择发送。

如果您已创建了普通约会，可将其转换为会议邀请：打开该约会，在功能区上选择邀请与会者，这将添加一个收件人行，并将约会转换为会议邀请。

从 Outlook 移动应用发送日历邀请

iPhone 和 Android 上的 Outlook 应用可通过简单几步发送邀请。

1. 打开 Outlook 应用，点击底部的日历图标。
2. 点击 +（加号）按钮创建新事件。
3. 输入标题，然后点击人员（或受邀者）并添加与会者。
4. 设置日期、时间和地点。
5. 点击右上角的复选标记或发送。

该应用发送邀请的方式与桌面应用相同，回复结果会跨所有设备同步。

必选与可选与会者

默认情况下，您添加的所有人员都是必选与会者。将某人标记为可选，表示他们的出席是锦上添花，同时也避免该会议在其日历上显示为时间冲突。

在新版 Outlook 和 Outlook 网页版中：

1. 创建事件时，选择日程助理（或邀请与会者区域）。
2. 选择添加可选与会者并输入其姓名。必选与会者放在主行，可选与会者放在可选行。

在经典版 Windows Outlook 中：

1. 打开会议，在功能区上选择日程助理。
2. 选择添加与会者，或单击每个姓名旁的图标，在必选与会者、可选与会者和资源之间切换。

日程助理还会显示每个人的空闲/忙碌时间，以便您在发送邀请前选择适合所有人的时间段。

如何编辑或重新发送日历邀请

计划有时会发生变化。当计划变更时，请更新邀请而非重新创建，这样与会者的日历上只会保留一个事件。

1. 在日历中双击（或点击）该会议以打开。只有组织者才能进行编辑。
2. 更改时间、地点、与会者列表或其他详情。
3. 选择发送更新（经典版 Outlook）或发送（新版 Outlook 和网页版）。
4. 如果您只是添加或删除了人员，Outlook 会询问是仅向已添加或移除的与会者发送更新，还是向所有与会者发送。建议选择范围更小的选项，避免向无需通知的人发送消息。

如需向丢失邀请的人重新发送，请打开该事件，重新添加该人员，然后仅向新与会者发送更新。如果您是与会者而非组织者，希望将他人加入会议，请打开会议并选择转发。

手动从邮件中重新输入日期和与会者信息是整个过程中最耗时的部分。您可以改用以下方法：高亮显示任意邮件或网页中的会议详情，右键单击，让 Text to Outlook Calendar 扩展程序自动解析日期、时间和地点，生成一份随时可发送的 Outlook 事件。前五个事件免费使用。如果您同时使用 Gmail，请参阅如何在 Outlook 中从邮件创建日历事件；如果您需要让他人查看您的日程，请参阅我们关于如何共享 Outlook 日历的指南，了解权限设置方法。

常见问题解答

如何在 Outlook 中发送日历邀请？

打开 Outlook 日历，选择「新建事件」或「新建会议」。添加标题，在「邀请与会者」或「收件人」字段中输入与会者的电子邮件地址，设置日期和时间，然后选择「发送」。每位与会者都会收到一封邀请邮件，可以接受、拒绝或标记为暂定。

Outlook 中必选与会者和可选与会者有何区别？

必选与会者是出席至关重要的人员，会议在其日历上显示为明确承诺。可选与会者是因知情或有空才受邀参加的人员，该事件在其日历上产生时间冲突的可能性较小。添加人员时，可通过日程助理或可选与会者行进行设置。

能否在 Outlook 中向组织外部的人发送日历邀请？

可以。您可以邀请外部收件人（如 Gmail 或其他电子邮件地址）参加会议，他们将通过电子邮件收到邀请。大多数日历应用都可以接受邀请，但某些高级回复跟踪功能在对方使用 Microsoft 365 或 Outlook.com 账户时效果最佳。

如何在 Outlook 中重新发送日历邀请？

打开现有会议（您必须是组织者），进行必要的更改或直接重新添加与会者，然后在经典版 Outlook 中选择「发送更新」，或在新版 Outlook 和网页版中选择「发送」。出现提示时，选择仅向已添加的与会者发送更新，以避免不必要地通知所有人。

为什么 Outlook 中的「发送」按钮显示为「保存」？

当事件中没有与会者时，Outlook 会显示「保存」而非「发送」，因为没有人需要被邀请。一旦您在「邀请与会者」字段中至少添加一个人，按钮就会切换为「发送」，邀请将随之发出。