Lägga till en händelse i en delad Google Calendar

För att lägga till en händelse i en delad Google Calendar måste kalenderägaren ha gett dig behörigheten Göra ändringar i händelser, och när du skapar händelsen måste du välja den delade kalendern från rullgardinsmenyn Kalender istället för din egen. Missar du någon av dessa delar sparas antingen inte händelsen, eller så hamnar den i din personliga kalender där ingen annan kan se den. Den här guiden går igenom behörighetskontrollen, de exakta stegen för att skapa händelser på webb och mobil, vad dina gäster faktiskt ser och hur du avbokar eller tar bort en händelse senare utan att förvirra alla på inbjudan.

Behörigheten du behöver innan du kan lägga till något

Google Calendar har fyra delningsnivåer, och bara de två högsta låter dig lägga till händelser i någon annans kalender. Från minst till mest åtkomst:

• Visa ledig/upptagen (dölj detaljer) – visning av tillgänglighet, inga händelsenamn.
• Visa all information om händelser – läs allt, men du kan inte lägga till eller redigera.
• Göra ändringar i händelser – skapa, redigera och ta bort händelser i kalendern.
• Göra ändringar och hantera delning – allt ovanstående, plus kontroll över vilka andra kalendern delas med.

Om du bara har Visa all information om händelser visas kalendern i din lista men varje försök att lägga till en händelse misslyckas. Du behöver minst Göra ändringar i händelser. Den som äger kalendern beviljar detta:

1. Ägaren öppnar Google Calendar på en dator och hovrar över kalendern under Mina kalendrar.
2. De klickar på menyn med tre punkter Alternativ och väljer Inställningar och delning.
3. Under Dela med specifika personer eller grupper klickar de på Lägg till personer och grupper.
4. De skriver in din e-postadress och ställer sedan in rullgardinsmenyn Behörigheter på Göra ändringar i händelser.
5. De klickar på Skicka.

Du får en e-postinbjudan. När du accepterar visas den delade kalendern under Andra kalendrar i din sidofält. Om du hanterar åtkomst på andra hållet – som ägare som bestämmer vem som får tillgång – täcker vår genomgång om delade kalenderbehörigheter och delningskontroller den parallella logiken för team som kör båda plattformarna.

Lägga till en händelse i en delad Google Calendar (webb)

När du väl har redigeringsåtkomst är det enda som skiljer en delad kalenderhändelse från en personlig den kalender du väljer när du skapar den. Hoppar du över det steget sparas händelsen tyst i din egen kalender.

1. Öppna Google Calendar på din dator.
2. Klicka på Skapa uppe till vänster, eller klicka på en tom tidslucka i rutnätet.
3. Lägg till rubrik, datum och tid. För fler fält klickar du på Fler alternativ.
4. Hitta rullgardinsmenyn Kalender – som standard visas ditt eget namn. Klicka på den och välj den delade kalender du vill lägga till händelsen i.
5. Lägg till gäster, plats, videokonferens och beskrivning efter behov.
6. Klicka på Spara.

Den rullgardinsmenyn Kalender är det avgörande steget. Bekräfta att den visar det delade kalendernamnet, inte ditt eget, innan du sparar. Om den delade kalendern saknas i den rullgardinsmenyn har du bara läsåtkomst – gå tillbaka till behörighetsavsnittet ovan.

Eller hoppa över de manuella stegen: markera händelsetexten var som helst i din webbläsare – ett bekräftelsemail, ett Slack-meddelande, en webbsida – högerklicka och Text to Google Calendar-tillägget skapar händelsen åt dig, med datum, tid och plats ifyllda automatiskt. Det sparar dig att skriva in detaljer som redan finns som vanlig text på din skärm.

Lägga till en händelse från din telefon

Google Calendar-mobilappen fungerar på samma sätt, med kalenderväljaren lite längre ner:

1. Öppna Google Calendar-appen (iOS eller Android).
2. Tryck på +-knappen nere till höger och tryck sedan på Händelse.
3. Ange rubrik och tid.
4. Tryck på kalendernamnet som visas nära toppen (det är som standard ditt konto). I listan som öppnas väljer du den delade kalendern.
5. Tryck på Spara.

Om den delade kalendern inte visas i appens lista öppnar du hamburgermenyn, rullar till Inställningar och kontrollerar att kalendern är aktiverad för det kontot. Nya delningar behöver ibland att appens kalenderlista uppdateras – att logga ut och in igen tvingar fram en uppdatering. (Lägger du upp Google Calendar på en telefon för första gången? Se lägga till Google Calendar på en iPhone.)

Vad gäster ser på en delad kalenderhändelse

Det här förvirrar många, eftersom två olika målgrupper är involverade. Först ser alla med åtkomst till den delade kalendern händelsen visas automatiskt – du behöver inte bjuda in dem. De ser den som en del av kalendern, färgkodad för att matcha.

För det andra får alla du lägger till i fältet Gäster en standardhändelseinbjudan via e-post och kan svara på RSVP, oavsett om de har åtkomst till kalendern eller inte. Gäster ser rubrik, tid, plats, beskrivning, ditt namn som arrangör och övriga gäster (om du inte inaktiverar Visa gästlista under gästbehörigheter).

Ett vanligt misstag: att anta att det skickas e-post till alla om man lägger till en händelse i teamets delade kalender. Det gör det inte. Kalenderåtkomst gör händelsen synlig; fältet Gäster är det som skickar inbjudningar. Om du vill ha båda delar delar du kalendern och lägger till relevanta personer som gäster. För engångsinbjudningar till personer utanför kalendern går vår guide om att skicka en Google Calendar-inbjudan igenom aviseringsalternativen.

Avboka en Google Calendar-händelse

Google Calendar har ingen separat "avboka"-knapp som vissa mötesverktyg har – att avboka en händelse är att ta bort den, och att ta bort en händelse du organiserade tar bort den från alla gästers kalendrar och meddelar dem. Så här avbokar du en Google Calendar-händelse på en dator:

1. Öppna Google Calendar och klicka på händelsen du vill avboka.
2. I händelsens popup klickar du på Ta bort händelse (papperskorgikonen). Du kan också högerklicka på händelsen i rutnätet och välja Ta bort.
3. Om händelsen har gäster frågar Google om du vill Skicka ett avbokningsmeddelande. Klicka på Skicka så att alla får veta att händelsen är inställd – det är avbokningsmeddelandets gäster får.

I mobilappen öppnar du händelsen, trycker på menyn med tre punkter Mer, trycker på Ta bort och bekräftar sedan. Du får samma uppmaning om att meddela gäster om det finns några som deltar.

Lägg till en notering innan du tar bort om sammanhanget är viktigt: öppna händelsen, klicka på pennikonen Redigera, skriv något som "Inställt – omplaneras nästa vecka" i beskrivningen eller rubriken, Spara och ta sedan bort. Avbokningsmailet som gästerna får kommer att innehålla den noteringen. Det finns inget inbyggt läge för "markera som avbokat men behåll i kalendern" i standard-Google Calendar – om du behöver att tidsluckan förblir synlig, redigera rubriken så att den börjar med "INSTÄLLT" och lämna händelsen kvar istället för att ta bort den.

Text to Google Calendar-tillägget hanterar skapande-sidan av den här cykeln, så när ett möte omplaneras kan du markera de nya detaljerna och lägga in en ny händelse med ett högerklick istället för att skriva in allt på nytt. Ladda ner Text to Google Calendar-tillägget och det manuella skapandeformuläret blir en reservlösning, inte din standard.

Avboka kontra ta bort, och reglerna för gästmeddelanden

Eftersom avboka och ta bort är samma åtgärd avgör vem som äger händelsen vad som händer:

• Du organiserade händelsen: Att ta bort den tar bort den från alla gästers kalendrar och skickar ett avbokningsmeddelande (om du klickar på Skicka). Det här är en faktisk avbokning för alla.
• Du var bara en gäst: Du ser inte Ta bort händelse – du ser Ta bort eller RSVP-alternativ istället. Att välja att ta bort eller avboka påverkar bara din kopia och meddelar arrangören att du inte deltar; det avbokar inte händelsen för någon annan.
• Händelsen finns i en delad kalender som du kan redigera: Med Göra ändringar i händelser kan du ta bort händelser i den kalendern även om du inte skapade dem. Var försiktig med detta i en teamkalender – att ta bort någon annans händelse avbokar den för alla dess gäster.

För återkommande händelser frågar borttagningen om du vill välja Den här händelsen, Den här och följande händelser eller Alla händelser. Välj Den här händelsen för att avboka en enstaka förekomst och lämna serien intakt – det vanligaste fallet när ett veckligt möte hoppas över.

En tidsnot från Googles egen dokumentation: efter att du tagit bort en händelse kan det ta ett tag innan den försvinner från allas kalendrar, och om du tar bort en händelse du inte äger kan den ursprungliga ägaren behöva ta bort den också innan den försvinner för alla gäster. Om en avbokad händelse dröjer kvar i en kollegas vy är det vanligtvis den fördröjningen – inte en misslyckad avbokning – som är orsaken.

Snabb felsökning

• Ingen delad kalender i rullgardinsmenyn Kalender: Du har enbart läsåtkomst. Be ägaren att ange dig till Göra ändringar i händelser.
• Händelsen sparades men kollegor kan inte se den: Den hamnade förmodligen i din personliga kalender. Öppna den, klicka på Redigera och flytta den via rullgardinsmenyn Kalender.
• Gäster fick inte avbokningsmeddelandets: Kontrollera att du klickade på Skicka (inte Skicka inte) i aviseringsprompten när du tog bort, och ge tid för leverans.
• Behöver tidsluckan förbli synlig efter avbokning: Byt namn på händelsen så att den börjar med "INSTÄLLT" istället för att ta bort den.

Hanterar du händelser i Google och Outlook? Om ditt team är uppdelat håller synkronisering av Outlook Calendar med Google Calendar båda vyerna i linje så att en avbokning i det ena visas i det andra.

Vanliga frågor

Varför kan jag inte lägga till en händelse i en delad Google Calendar?

Du har nästan säkert bara läsåtkomst. Att lägga till händelser kräver behörigheten "Göra ändringar i händelser" (eller högre), vilket kalenderägaren beviljar under Inställningar och delning. Om den delade kalendern inte visas i rullgardinsmenyn Kalender när du skapar en händelse är det ett tecken på att du bara har "Visa all information om händelser" och behöver uppgraderas.

Meddelar alla när jag lägger till en händelse i en delad kalender?

Nej. Att lägga till en händelse i en delad kalender gör den synlig för alla med åtkomst till den kalendern, men det skickar inte e-post till dem. För att skicka faktiska inbjudningar lägger du till personer i händelsens Gäster-fält – det utlöser e-postinbjudan och RSVP. Kalenderåtkomst styr synlighet; fältet Gäster styr meddelanden.

Vad är skillnaden mellan att avboka och ta bort en Google Calendar-händelse?

I Google Calendar är det samma åtgärd – det finns ingen separat avboka-knapp. Om du organiserade händelsen tar borttagningen av den (och klick på Skicka i prompten) bort den från alla gästers kalendrar och skickar ett avbokningsmeddelande. Om du bara vill hålla tidsluckan synlig som avbokad, byt namn på händelsen till att börja med "INSTÄLLT" istället för att ta bort den.

Hur avbokar jag en Google Calendar-händelse utan att meddela gäster?

När du klickar på Ta bort händelse frågar Google om du vill skicka ett avbokningsmeddelande till gäster. Välj "Skicka inte" för att ta bort händelsen utan att e-posta någon. Observera att händelsen ändå försvinner från gästernas kalendrar; bara e-postmeddelandet undertrycks.

Kan jag ta bort en händelse jag inte skapade i en delad kalender?

Ja, om du har behörigheten "Göra ändringar i händelser" för den kalendern. Var försiktig: att ta bort en annan persons händelse i en teamkalender avbokar den för alla dess gäster, inte bara din vy. Om du bara är en gäst i händelsen (inte en redaktör av kalendern) ser du Ta bort eller RSVP-alternativ istället, vilket bara påverkar din kopia.