Een uitnodiging sturen via Google Calendar

Om een uitnodiging te sturen via Google Calendar, open je het evenement, voeg je het e-mailadres van de persoon toe onder Gasten, klik je op Opslaan en klik je op Verzenden wanneer Agenda vraagt of je gasten een e-mail wilt sturen. Die laatste vraag is het gedeelte dat mensen over het hoofd zien: als je die overslaat, wordt de gast aan het evenement gekoppeld maar ontvangt die nooit de e-mail. Deze handleiding legt uit hoe je een Google Calendar-uitnodiging verstuurt via het web en de mobiele app, hoe je gasten toevoegt aan een evenement dat je al hebt aangemaakt, hoe je bepaalt wat gasten mogen doen en hoe je een uitnodiging correct doorstuurt in plaats van per ongeluk vreemden aan je evenement toe te voegen.

Een uitnodiging sturen via Google Calendar op het web

De desktopversie (calendar.google.com) geeft je de meeste controle over gasten en machtigingen.

1. Ga naar calendar.google.com en klik op Maken linksboven (of klik op een leeg tijdslot in het raster).
2. Voeg een titel toe en stel de datum en tijd in.
3. Zoek in het evenementenvenster aan de rechterkant het gedeelte Gasten en klik op Gasten toevoegen.
4. Begin de naam van iemand uit je contacten te typen, of typ een volledig e-mailadres en druk op Enter. Herhaal dit voor elke persoon.
5. Klik op Opslaan bovenaan het evenement.
6. Agenda vraagt "Wil je uitnodigingsmails sturen naar bestaande Google Calendar-gasten?" — klik op Verzenden.

Dat laatste klikken op Verzenden is wat de uitnodiging daadwerkelijk bezorgt. Gasten ontvangen een e-mail met knoppen Ja, Nee en Misschien, en het evenement verschijnt in hun eigen agenda zodra ze Ja antwoorden. Voor gewone uitnodigingen kun je zoveel gasten toevoegen als je nodig hebt; Google ondersteunt zeer grote evenementen (tot 100.000 gasten per evenement voor grootschalige bijeenkomsten).

Als je alleen de datum en een korte beschrijving hebt, heb je het volledige formulier niet eens nodig. Met de functie Snel toevoegen van Google kun je iets typen als "Lunch met Sam vrijdag 13:00" en wordt het evenement voor je aangemaakt — maar je moet gasten daarna wel handmatig toevoegen.

Een uitnodiging sturen via Google Calendar op je telefoon

De stappen voor het uitnodigen van iemand via Google Calendar verschillen enigszins tussen iPhone en Android, maar beide sturen de e-mail automatisch wanneer je opslaat.

Op iPhone en iPad:

1. Open de Google Calendar-app en tik op de +-knop en vervolgens op Evenement.
2. Voeg een titel, datum en tijd toe.
3. Tik op Personen toevoegen (in oudere versies Gasten toevoegen).
4. Typ het e-mailadres van elke gast of kies ze uit je contacten.
5. Tik op Opslaan rechtsboven.

Op Android:

1. Open de Google Calendar-app en tik op de + rechtsonder en vervolgens op Evenement.
2. Vul de titel, datum en tijd in.
3. Tik op Personen toevoegen en voer het e-mailadres van elke gast in.
4. Tik op Opslaan.

Op mobiel is er geen aparte bevestiging voor 'Verzenden' — het opslaan van het evenement met gasten verstuurt de uitnodigingsmails direct.

Gasten toevoegen aan een bestaand evenement

De meeste vragen over 'hoe stuur ik een uitnodiging' zijn eigenlijk 'ik heb het evenement al aangemaakt en ben vergeten mensen uit te nodigen'. Achteraf gasten toevoegen werkt prima.

1. Klik (web) of tik (mobiel) op het evenement in je agenda.
2. Kies Evenement bewerken (het potloodpictogram op de desktop).
3. Klik in het gedeelte Gasten op Gasten toevoegen en voer de nieuwe e-mailadressen in.
4. Klik of tik op Opslaan.
5. Klik op het web op Verzenden wanneer daarom wordt gevraagd, zodat de nieuwe gasten een melding ontvangen.

Nieuwe gasten ontvangen dezelfde Ja/Nee/Misschien-uitnodiging als wanneer je ze had toegevoegd bij het aanmaken van het evenement. Bestaande gasten ontvangen geen nieuwe e-mail, tenzij je de tijd of locatie wijzigt.

Of sla de handmatige stappen over: markeer de eventdetails ergens in je browser — een e-mail, een Slack-bericht, een webpagina — klik met de rechtermuisknop en de Text to Google Calendar-extensie maakt het evenement voor je aan met de datum, tijd en locatie al ingevuld. Daarna voeg je gewoon je gasten toe en klik je op Verzenden. Dat is bijzonder handig wanneer de details verspreid staan in een lange e-mailthread.

Gastmachtigingen instellen: wijzigen, anderen uitnodigen en gastenlijst bekijken

Wanneer je een evenement opent op de desktopsite, heeft het gedeelte Gasten een blok Gasten mogen: met drie selectievakjes. Deze bepalen wat elke gast mag doen, dus stel ze in voordat je verstuurt.

• Evenement wijzigen — laat gasten de datum, tijd, titel of andere gasten wijzigen. Laat dit uit voor de meeste uitnodigingen; zet het aan alleen voor mede-organisatoren die je vertrouwt om het evenement te bewerken.
• Anderen uitnodigen — laat gasten meer mensen toevoegen. Standaard ingeschakeld. Schakel het uit als je een vaste gastenlijst wilt zonder verrassende toevoegingen.
• Gastenlijst bekijken — laat gasten zien wie er nog meer is uitgenodigd en hoe ze hebben geantwoord. Schakel het uit voor privacy-gevoelige uitnodigingen (zoals één-op-één gesprekken of een lijst van klanten die elkaar niet mogen zien).

Deze machtigingen gelden voor alle gasten op het evenement, niet per persoon. Als je voor verschillende mensen verschillende toegang nodig hebt, moet je dat doorgaans beheren via een gedeelde agenda.

Een Google Calendar-uitnodiging doorsturen

Doorsturen is anders dan een gast toevoegen, en ze door elkaar halen is de meest voorkomende fout bij Google Calendar-uitnodigingen. Een gast toevoegen zet een nieuwe persoon op de officiële gastenlijst en stuurt hen namens jou een uitnodiging. Doorsturen geeft een kopie door van een uitnodiging die je hebt ontvangen — handig wanneer je wilt dat een collega in jouw plaats aanwezig is of er gewoon van op de hoogte is, zonder dat jij de organisator bent.

In tegenstelling tot Outlook heeft Google Calendar geen Doorsturen-knop in het menu met drie puntjes (Meer opties) van het evenement. Je stuurt een uitnodiging door vanuit de uitnodigingsmail in Gmail:

1. Open Gmail en zoek de uitnodigingsmail voor het evenement waarvoor je bent uitgenodigd.
2. Open het bericht en klik op de Doorsturen-knop in Gmail (of op het menu met drie puntjes in de berichtkoptekst en vervolgens op Doorsturen).
3. Voer het e-mailadres in van de persoon aan wie je het wilt doorsturen.
4. Klik op Verzenden.

De ontvanger krijgt een kopie van de uitnodiging en kan reageren. Let op: of een doorgestuurde ontvanger officieel aan het evenement wordt toegevoegd, hangt af van de instellingen Gastenlijst bekijken en Anderen uitnodigen van de organisator. Als de organisator de gastenlijst heeft vergrendeld, worden de details gedeeld maar wordt de nieuwe persoon mogelijk niet als officiële deelnemer geregistreerd.

Als je de organisator bent en gewoon iemand anders op de lijst wilt zetten, stuur dan niet door — open het evenement, gebruik Gasten toevoegen en klik op Verzenden. Doorsturen is bedoeld voor het doorgeven van uitnodigingen die je hebt ontvangen; gasten toevoegen is voor uitnodigingen die je zelf verstuurt.

Snelle checklist vóór het verzenden

• Heb je na Opslaan ook op Verzenden (web) geklikt? Zonder dat ontvangen gasten geen e-mail.
• Zijn de machtigingen bij Gasten mogen: zoals je wilt — met name Anderen uitnodigen en Gastenlijst bekijken?
• Controleer de spelling van e-mailadressen; een typefout betekent een teruggestuurde uitnodiging en een gast die nooit opdaagt.

Voor de omgekeerde richting — een e-mail omzetten in een agenda-evenement — zie een agenda-evenement aanmaken vanuit een e-mail in Gmail. En als je uitnodigingen mensen op Outlook betreffen, wil je wellicht ook Outlook Calendar synchroniseren met Google Calendar zodat reacties op beide platforms kloppen.

Zodra je een paar uitnodigingen handmatig hebt verstuurd, is de knelpunt altijd het handmatig kopiëren van details uit berichten. De Text to Google Calendar-extensie verwijdert die stap — markeer tekst met een datum en tijd, klik met de rechtermuisknop en het evenement is aangemaakt, klaar om gasten toe te voegen en te verzenden. De eerste vijf evenementen zijn gratis.

Veelgestelde vragen

Waarom hebben mijn Google Calendar-gasten de uitnodiging niet ontvangen?

De meest voorkomende reden is het overslaan van de laatste bevestiging voor Verzenden. Op de desktopsite vraagt Google na het klikken op Opslaan of uitnodigingsmails verzonden moeten worden — je moet op Verzenden klikken voor gasten een melding ontvangen. Als je die vraag hebt gesloten of op mobiel hebt opgeslagen met een verbindingsprobleem, open dan het evenement opnieuw, sla het opnieuw op en bevestig Verzenden. Controleer ook het e-mailadres van de gast op typefouten, want die zorgen voor stille teruggestuurde berichten.

Wat is het verschil tussen een gast toevoegen en een Google Calendar-uitnodiging doorsturen?

Een gast toevoegen zet een nieuwe persoon op de officiële gastenlijst en stuurt hen namens jou als organisator een uitnodiging. Doorsturen geeft een kopie door van een uitnodiging die je hebt ontvangen, zodat iemand anders het kan zien of in jouw plaats aanwezig kan zijn. Gebruik Gasten toevoegen wanneer je de organisator bent; gebruik Doorsturen alleen voor uitnodigingen die je van iemand anders hebt ontvangen.

Kan ik voorkomen dat gasten anderen uitnodigen voor mijn evenement?

Ja. Open het evenement op de desktopsite, zoek het gedeelte Gasten mogen: en schakel Anderen uitnodigen uit. Zo blijft je gastenlijst vast zodat deelnemers niemand nieuws kunnen toevoegen. Je kunt ook Gastenlijst bekijken uitschakelen om te verbergen wie er nog meer is uitgenodigd, en Evenement wijzigen uitschakelen om te voorkomen dat gasten de details aanpassen.

Hoe stuur ik een Google Calendar-uitnodiging via mijn telefoon?

Open de Google Calendar-app, maak of open een evenement, tik op Personen toevoegen (of Gasten toevoegen), voer elk e-mailadres in en tik op Opslaan. Op mobiel is er geen aparte bevestiging voor Verzenden — het opslaan van een evenement met gasten stuurt de uitnodigingsmails automatisch.

Hoeveel mensen kan ik uitnodigen voor een Google Calendar-evenement?

Voor gewone uitnodigingen kun je zoveel gasten toevoegen als je nodig hebt. Google ondersteunt ook zeer grote evenementen — tot 100.000 gasten per evenement voor grootschalige bijeenkomsten. Voor een publiek van die omvang nodig je doorgaans via een groep of gedeelde agenda uit in plaats van individuele adressen één voor één toe te voegen.