Comment envoyer une invitation Google Calendar
Pour envoyer une invitation Google Calendar, ouvrez l'événement, ajoutez l'adresse e-mail de la personne sous Invités, cliquez sur Enregistrer, puis sur Envoyer lorsque Calendar vous demande si vous souhaitez envoyer un e-mail à vos invités. Cette dernière invite est souvent manquée : si vous l'ignorez, l'invité est rattaché à l'événement mais ne reçoit jamais l'e-mail. Ce guide explique comment envoyer une invitation Google Calendar depuis le web et l'application mobile, comment ajouter des invités à un événement déjà créé, comment contrôler ce que les invités peuvent faire, et comment transférer correctement une invitation au lieu d'ajouter accidentellement des inconnus à votre événement.
Comment envoyer une invitation Google Calendar depuis le web
Le site de bureau (calendar.google.com) vous offre le plus de contrôle sur les invités et les autorisations.
- Accédez à calendar.google.com et cliquez sur Créer en haut à gauche (ou cliquez sur un créneau vide dans la grille).
- Ajoutez un titre, puis définissez la date et l'heure.
- Dans le panneau de l'événement, trouvez la section Invités à droite et cliquez sur Ajouter des invités.
- Commencez à saisir un nom de vos contacts, ou entrez une adresse e-mail complète et appuyez sur Entrée. Répétez pour chaque personne.
- Cliquez sur Enregistrer en haut de l'événement.
- Calendar vous demande « Souhaitez-vous envoyer des e-mails d'invitation aux invités Google Calendar existants ? » — cliquez sur Envoyer.
Ce dernier clic sur Envoyer est ce qui délivre réellement l'invitation. Les invités reçoivent un e-mail avec les boutons Oui, Non et Peut-être, et l'événement s'affiche dans leur propre calendrier dès qu'ils répondent Oui. Pour les invitations ordinaires, vous pouvez ajouter autant d'invités que nécessaire ; Google prend en charge des événements très importants (jusqu'à 100 000 invités par événement pour les réunions à grande échelle).
Si vous n'avez que la date et une description en une ligne, vous n'avez même pas besoin du formulaire complet. La fonctionnalité d'ajout rapide de Google vous permet de saisir quelque chose comme « Déjeuner avec Marie vendredi 13h » et crée l'événement pour vous — bien que vous deviez toujours ajouter les invités manuellement ensuite.
Comment inviter quelqu'un sur Google Calendar depuis votre téléphone
Les étapes pour inviter quelqu'un sur Google Calendar diffèrent légèrement entre iPhone et Android, mais les deux envoient l'e-mail automatiquement lors de l'enregistrement.
Sur iPhone et iPad :
- Ouvrez l'application Google Calendar et appuyez sur le bouton +, puis sur Événement.
- Ajoutez un titre, une date et une heure.
- Appuyez sur Ajouter des personnes (les versions plus anciennes affichent Ajouter des invités).
- Saisissez l'adresse e-mail de chaque invité ou sélectionnez-le dans vos contacts.
- Appuyez sur Enregistrer en haut à droite.
Sur Android :
- Ouvrez l'application Google Calendar et appuyez sur + en bas à droite, puis sur Événement.
- Renseignez le titre, la date et l'heure.
- Appuyez sur Ajouter des personnes et saisissez l'adresse e-mail de chaque invité.
- Appuyez sur Enregistrer.
Sur mobile, il n'y a pas de confirmation « Envoyer » séparée — l'enregistrement de l'événement avec des invités déclenche immédiatement les e-mails d'invitation.
Comment ajouter des invités à un événement existant
La plupart des questions « comment envoyer une invitation » signifient en réalité « j'ai déjà créé l'événement et j'ai oublié d'inviter des personnes ». L'ajout d'invités après coup fonctionne très bien.
- Cliquez (web) ou appuyez (mobile) sur l'événement dans votre calendrier.
- Choisissez Modifier l'événement (l'icône crayon sur le bureau).
- Dans la section Invités, cliquez sur Ajouter des invités et saisissez les nouvelles adresses e-mail.
- Cliquez ou appuyez sur Enregistrer.
- Sur le web, cliquez sur Envoyer lorsque vous y êtes invité afin que les nouveaux invités soient notifiés.
Les nouveaux invités reçoivent la même invitation Oui/Non/Peut-être que si vous les aviez ajoutés lors de la création initiale de l'événement. Les invités existants ne reçoivent pas de nouvel e-mail, sauf si vous modifiez l'heure ou le lieu.
Ou évitez les étapes manuelles : sélectionnez les détails de l'événement n'importe où dans votre navigateur — un e-mail, un message Slack, une page web — faites un clic droit, et l'extension Text to Google Calendar crée l'événement pour vous avec la date, l'heure et le lieu renseignés automatiquement. Il vous suffit ensuite d'ajouter vos invités et de cliquer sur Envoyer. Particulièrement pratique lorsque les détails sont enfouis dans un long fil de discussion.
Définir les autorisations des invités : modifier, inviter d'autres personnes et voir la liste des invités
Lorsque vous ouvrez un événement sur le site de bureau, la section Invités comporte un bloc Les invités peuvent : avec trois cases à cocher. Celles-ci contrôlent ce que chaque invité est autorisé à faire ; définissez-les avant d'envoyer.
- Modifier l'événement — permet aux invités de changer la date, l'heure, le titre ou les autres invités. Laissez cette option décochée pour la plupart des invitations ; activez-la uniquement pour les co-organisateurs en qui vous avez confiance pour modifier l'événement.
- Inviter d'autres personnes — permet aux invités d'ajouter d'autres personnes. Activée par défaut. Décochez-la si vous souhaitez une liste d'invités fixe sans ajouts inattendus.
- Voir la liste des invités — permet aux invités de voir qui d'autre a été invité et comment ils ont répondu. Décochez-la pour les invitations sensibles à la vie privée (comme des entretiens individuels ou une liste de clients qui ne doivent pas se voir).
Ces autorisations s'appliquent à tous les invités de l'événement, pas individuellement. Si vous avez besoin d'un accès différent pour différentes personnes, vous devez généralement gérer cela via un calendrier partagé.
Comment transférer une invitation Google Calendar
Le transfert est différent de l'ajout d'un invité, et les confondre est l'erreur la plus courante avec les invitations Google Calendar. Ajouter un invité met une nouvelle personne sur la liste officielle des invités et lui envoie une invitation de votre part. Transférer transmet une copie d'une invitation que vous avez reçue — utile lorsque vous souhaitez qu'un collègue assiste en votre place ou en soit simplement informé, sans que vous soyez l'organisateur.
Contrairement à Outlook, Google Calendar ne dispose pas de bouton Transférer dans le menu à trois points (Plus d'options) de l'événement. Vous transférez une invitation depuis l'e-mail d'invitation dans Gmail :
- Ouvrez Gmail et trouvez l'e-mail d'invitation pour l'événement auquel vous avez été invité.
- Ouvrez le message et cliquez sur le bouton Transférer de Gmail (ou le menu à trois points dans l'en-tête du message, puis Transférer).
- Saisissez l'adresse e-mail de la personne à qui vous souhaitez transférer l'invitation.
- Cliquez sur Envoyer.
Le destinataire reçoit une copie de l'invitation et peut répondre. Notez l'écueil : que le destinataire transféré soit officiellement ajouté à l'événement dépend des paramètres Voir la liste des invités et Inviter d'autres personnes de l'organisateur. Si l'organisateur a verrouillé la liste des invités, le transfert partage les détails mais peut ne pas inscrire la nouvelle personne comme participant officiel.
Si vous êtes l'organisateur et souhaitez simplement ajouter quelqu'un d'autre à la liste, ne transférez pas — ouvrez l'événement, utilisez Ajouter des invités et Envoyer. Le transfert est destiné aux invitations que vous avez reçues ; l'ajout d'invités est pour les invitations que vous envoyez.
Liste de vérification rapide avant d'envoyer
- Avez-vous cliqué sur Envoyer (web) après avoir enregistré ? Sans cela, les invités ne reçoivent pas d'e-mail.
- Les autorisations Les invités peuvent : sont-elles configurées comme vous le souhaitez — notamment Inviter d'autres personnes et Voir la liste des invités ?
- Vérifiez l'orthographe des adresses e-mail ; une faute de frappe signifie une invitation rejetée et un invité qui ne se présente pas.
Pour la direction inverse — transformer un e-mail en événement de calendrier — consultez créer un événement de calendrier depuis un e-mail dans Gmail. Et si vos invitations concernent des personnes sur Outlook, vous pouvez également synchroniser Outlook Calendar avec Google Calendar afin que les réponses s'alignent des deux côtés.
Une fois que vous avez envoyé quelques invitations manuellement, le goulet d'étranglement est toujours la copie manuelle des détails depuis les messages. L'extension Text to Google Calendar supprime cette étape — sélectionnez n'importe quel texte avec une date et une heure, faites un clic droit, et l'événement est créé pour vous, prêt pour l'ajout d'invités et l'envoi. Les cinq premiers événements sont gratuits.
Questions fréquemment posées
Pourquoi mes invités Google Calendar n'ont-ils pas reçu l'invitation ?
La raison la plus fréquente est d'avoir ignoré l'invite finale Envoyer. Sur le site de bureau, après avoir cliqué sur Enregistrer, Google vous demande si vous souhaitez envoyer des e-mails d'invitation — vous devez cliquer sur Envoyer pour que les invités soient notifiés. Si vous avez fermé cette invite ou enregistré sur mobile avec un problème de connexion, ouvrez l'événement, re-enregistrez et confirmez Envoyer. Vérifiez également l'adresse e-mail de l'invité pour détecter les fautes de frappe, qui entraînent des rejets silencieux.
Quelle est la différence entre ajouter un invité et transférer une invitation Google Calendar ?
Ajouter un invité place une nouvelle personne sur la liste officielle des invités et lui envoie une invitation de votre part en tant qu'organisateur. Transférer transmet une copie d'une invitation reçue pour qu'une autre personne puisse la consulter ou assister en votre place. Utilisez Ajouter des invités lorsque vous êtes l'organisateur ; utilisez Transférer uniquement pour les invitations reçues d'une autre personne.
Puis-je empêcher les invités d'inviter d'autres personnes à mon événement ?
Oui. Ouvrez l'événement sur le site de bureau, trouvez la section Les invités peuvent : et décochez Inviter d'autres personnes. Cela maintient votre liste d'invités fixe afin que les participants ne puissent ajouter personne de nouveau. Vous pouvez également décocher Voir la liste des invités pour masquer qui d'autre a été invité et Modifier l'événement pour empêcher les invités de changer les détails.
Comment envoyer une invitation Google Calendar depuis mon téléphone ?
Ouvrez l'application Google Calendar, créez ou ouvrez un événement, appuyez sur Ajouter des personnes (ou Ajouter des invités), saisissez chaque adresse e-mail et appuyez sur Enregistrer. Sur mobile, il n'y a pas de confirmation Envoyer séparée — l'enregistrement d'un événement avec des invités envoie automatiquement les e-mails d'invitation.
Combien de personnes puis-je inviter à un événement Google Calendar ?
Pour les invitations ordinaires, vous pouvez ajouter autant d'invités que nécessaire. Google prend également en charge des événements très importants — jusqu'à 100 000 invités sur un seul événement pour les réunions à grande échelle. Pour des audiences aussi grandes, vous inviteriez généralement via un groupe ou un calendrier partagé plutôt qu'en ajoutant des adresses individuelles une par une.