Cómo enviar una invitación de Google Calendar
Para enviar una invitación de Google Calendar, abre el evento, agrega el correo de la persona en Invitados, haz clic en Guardar y luego en Enviar cuando Calendar te pregunte si quieres enviar un correo a tus invitados. Ese último paso es el que más gente pasa por alto: si lo omites, el invitado queda asociado al evento pero nunca recibe el correo. Esta guía cubre cómo enviar una invitación de Google Calendar desde la web y desde la aplicación móvil, cómo agregar invitados a un evento que ya creaste, cómo controlar qué pueden hacer los invitados y cómo reenviar una invitación correctamente en lugar de agregar accidentalmente a desconocidos a tu evento.
Cómo enviar una invitación de Google Calendar desde la web
El sitio de escritorio (calendar.google.com) te da el mayor control sobre invitados y permisos.
- Ve a calendar.google.com y haz clic en Crear en la parte superior izquierda (o haz clic en cualquier franja de tiempo vacía de la cuadrícula).
- Agrega un título y establece la fecha y la hora.
- En el panel del evento, busca la sección Invitados a la derecha y haz clic en Agregar invitados.
- Empieza a escribir un nombre de tus contactos, o escribe una dirección de correo completa y presiona Enter. Repite esto para cada persona.
- Haz clic en Guardar en la parte superior del evento.
- Calendar pregunta: «¿Quieres enviar correos de invitación a los invitados de Google Calendar existentes?» — haz clic en Enviar.
Ese último clic en Enviar es lo que realmente entrega la invitación. Los invitados reciben un correo con los botones Sí, No y Quizás, y el evento aparece en su propio calendario una vez que responden Sí. Para invitaciones habituales puedes agregar tantos invitados como necesites; Google admite eventos muy grandes (hasta 100 000 invitados por evento en reuniones a gran escala).
Si solo tienes la fecha y una descripción de una línea, ni siquiera necesitas el formulario completo. La función de adición rápida de Google te permite escribir algo como «Almuerzo con Ana el viernes a la 1 pm» y crea el evento por ti, aunque tendrás que agregar los invitados manualmente después.
Cómo invitar a alguien a Google Calendar desde el teléfono
Los pasos para invitar a alguien difieren ligeramente entre iPhone y Android, pero ambos envían el correo automáticamente al guardar.
En iPhone y iPad:
- Abre la aplicación Google Calendar y toca el botón + y luego Evento.
- Agrega un título, fecha y hora.
- Toca Agregar personas (en versiones anteriores esta opción se llama Agregar invitados).
- Escribe el correo de cada invitado o selecciónalo de tus contactos.
- Toca Guardar en la parte superior derecha.
En Android:
- Abre la aplicación Google Calendar y toca el + en la parte inferior derecha y luego Evento.
- Completa el título, la fecha y la hora.
- Toca Agregar personas e ingresa el correo de cada invitado.
- Toca Guardar.
En el móvil no hay una confirmación de «Enviar» por separado: guardar el evento con invitados adjuntos activa los correos de invitación de inmediato.
Cómo agregar invitados a un evento existente
La mayoría de las preguntas sobre «cómo envío una invitación» son en realidad «ya creé el evento y olvidé invitar a alguien». Agregar invitados después funciona perfectamente.
- Haz clic (web) o toca (móvil) el evento en tu calendario.
- Elige Editar evento (el ícono de lápiz en el escritorio).
- En la sección Invitados, haz clic en Agregar invitados e ingresa las nuevas direcciones de correo.
- Haz clic o toca Guardar.
- En la web, haz clic en Enviar cuando se te solicite para que los nuevos invitados reciban la notificación.
Los nuevos invitados reciben la misma invitación de Sí/No/Quizás que si los hubieras agregado al crear el evento. Los invitados existentes no reciben un nuevo correo a menos que cambies la hora o la ubicación.
O sáltate los pasos manuales: selecciona los detalles del evento en cualquier parte de tu navegador —un correo, un mensaje de Slack, una página web—, haz clic derecho y la extensión Text to Google Calendar crea el evento con la fecha, la hora y la ubicación completadas automáticamente. Luego solo agregas tus invitados y haces clic en Enviar. Es especialmente útil cuando los detalles están enterrados en un largo hilo de correo.
Configurar los permisos de los invitados: modificar, invitar a otros y ver la lista de invitados
Cuando abres un evento en el sitio de escritorio, la sección Invitados tiene un bloque Los invitados pueden: con tres casillas. Estas controlan qué puede hacer cada invitado, así que configúralas antes de enviar.
- Modificar el evento: permite a los invitados cambiar la fecha, la hora, el título u otros invitados. Déjalo desactivado en la mayoría de las invitaciones; actívalo solo para coorganizadores en los que confíes para editar el evento.
- Invitar a otras personas: permite a los invitados agregar más personas. Está activado de forma predeterminada. Desactívalo si quieres una lista de invitados fija sin adiciones inesperadas.
- Ver la lista de invitados: permite a los invitados ver quiénes más fueron invitados y cómo respondieron. Desactívalo para invitaciones sensibles a la privacidad (por ejemplo, revisiones individuales o una lista de clientes que no deberían verse entre sí).
Estos permisos se aplican a todos los invitados del evento, no de forma individual. Si necesitas acceso diferente para distintas personas, generalmente tendrás que gestionar eso a través de un calendario compartido.
Cómo reenviar una invitación de Google Calendar
Reenviar es diferente de agregar un invitado, y confundirlos es el error más común con las invitaciones de Google Calendar. Agregar un invitado pone a una nueva persona en la lista oficial de invitados y le envía una invitación tuya. Reenviar pasa una copia de una invitación que recibiste: útil cuando quieres que un compañero asista en tu lugar o simplemente esté al tanto, sin que tú seas el organizador.
A diferencia de Outlook, Google Calendar no tiene ningún botón Reenviar dentro del menú de tres puntos (Más opciones) del evento. En cambio, reenvías una invitación desde el correo de invitación en Gmail:
- Abre Gmail y busca el correo de invitación del evento al que fuiste invitado.
- Abre el mensaje y haz clic en el botón Reenviar de Gmail (o en el menú de tres puntos del encabezado del mensaje y luego en Reenviar).
- Ingresa la dirección de correo de la persona a quien quieres reenviar la invitación.
- Haz clic en Enviar.
El destinatario recibe una copia de la invitación y puede responder. Nota importante: si el destinatario del reenvío queda agregado oficialmente al evento depende de la configuración de Ver la lista de invitados e Invitar a otras personas del organizador. Si el organizador bloqueó la lista de invitados, el reenvío comparte los detalles pero puede que no registre a la nueva persona como asistente oficial.
Si eres el organizador y simplemente quieres que alguien más esté en la lista, no reenvíes: abre el evento, usa Agregar invitados y haz clic en Enviar. Reenviar es para pasar invitaciones que recibiste; agregar invitados es para invitaciones que tú envías.
Lista de verificación rápida antes de enviar
- ¿Hiciste clic en Enviar (web) después de Guardar? Sin ese paso, los invitados no reciben el correo.
- ¿Están configurados los permisos en Los invitados pueden: como deseas, especialmente Invitar a otras personas y Ver la lista de invitados?
- Revisa la ortografía de los correos: un error tipográfico significa una invitación rebotada y un invitado que nunca aparece.
Para la dirección inversa —convertir un correo en un evento de calendario—, consulta crear un evento de calendario a partir de un correo en Gmail. Y si tus invitaciones involucran personas en Outlook, puede que también quieras sincronizar el calendario de Outlook con Google Calendar para que las respuestas cuadren en ambos lados.
Una vez que hayas enviado algunas invitaciones manualmente, el cuello de botella siempre es copiar detalles de mensajes a mano. La extensión Text to Google Calendar elimina ese paso: selecciona cualquier texto con una fecha y hora, haz clic derecho y el evento se crea por ti, listo para agregar invitados y enviar. Los primeros cinco eventos son gratuitos.
Preguntas frecuentes
¿Por qué mis invitados de Google Calendar no recibieron la invitación?
La razón más común es omitir el último aviso de Enviar. En el sitio de escritorio, después de hacer clic en Guardar, Google pregunta si deseas enviar los correos de invitación: debes hacer clic en Enviar para que los invitados reciban la notificación. Si cerraste ese aviso o guardaste en el móvil con un problema de conexión, abre el evento, vuelve a guardarlo y confirma Enviar. También verifica si hay errores tipográficos en la dirección de correo del invitado, ya que provocan rebotes silenciosos.
¿Cuál es la diferencia entre agregar un invitado y reenviar una invitación de Google Calendar?
Agregar un invitado pone a una nueva persona en la lista oficial de invitados y le envía una invitación tuya como organizador. Reenviar pasa una copia de una invitación que recibiste para que otra persona pueda verla o asistir en tu lugar. Usa Agregar invitados cuando eres el organizador; usa Reenviar solo para invitaciones que recibiste de alguien más.
¿Puedo impedir que los invitados inviten a otras personas a mi evento?
Sí. Abre el evento en el sitio de escritorio, busca la sección Los invitados pueden: y desmarca Invitar a otras personas. Esto mantiene fija tu lista de invitados para que los asistentes no puedan agregar a nadie nuevo. También puedes desmarcar Ver la lista de invitados para ocultar quiénes más fueron invitados, y Modificar el evento para evitar que los invitados cambien los detalles.
¿Cómo envío una invitación de Google Calendar desde mi teléfono?
Abre la aplicación Google Calendar, crea o abre un evento, toca Agregar personas (o Agregar invitados), ingresa cada dirección de correo y toca Guardar. En el móvil no hay una confirmación de Enviar por separado: guardar un evento con invitados adjuntos envía los correos de invitación automáticamente.
¿A cuántas personas puedo invitar a un evento de Google Calendar?
Para invitaciones ordinarias puedes agregar tantos invitados como necesites. Google también admite eventos muy grandes: hasta 100 000 invitados en un solo evento para reuniones a gran escala. Para audiencias de ese tamaño, generalmente invitas a través de un grupo o un calendario compartido en lugar de agregar direcciones individuales una por una.