Kako dodati događaj u deljeni Google Calendar

Da biste dodali događaj u deljeni Google Calendar, vlasnik kalendara mora da vam je dao dozvolu Pravljenje promena u događajima, i kada kreirate događaj morate da odaberete taj deljeni kalendar iz padajućeg menija Kalendar umesto svog. Pogrešite jedan deo i događaj se ili neće sačuvati ili će završiti u vašem ličnom kalendaru gde ga niko drugi ne vidi. Ovaj vodič prolazi kroz proveru dozvola, tačne korake za kreiranje na vebu i mobilnom uređaju, šta vaši gosti zapravo vide, i kako da otkažete ili obrišete događaj kasnije bez zbunjivanja svih na pozivnici.

Dozvola koja vam je potrebna pre nego što možete išta da dodate

Google Calendar ima četiri nivoa deljenja, i samo prva dva vam omogućavaju da postavljate događaje u tuđi kalendar. Od najmanjeg do najvećeg pristupa:

• Vidi samo slobodno/zauzeto (sakrij detalje) — samo prikaz dostupnosti, bez naziva događaja.
• Vidi sve detalje o događajima — čitajte sve, ali ne možete da dodajete ili menjate.
• Pravljenje promena u događajima — kreiranje, uređivanje i brisanje događaja u kalendaru.
• Pravljenje promena i upravljanje deljenjem — sve navedeno, plus kontrola ko još ima pristup kalendaru.

Ako imate samo Vidi sve detalje o događajima, kalendar se pojavljuje na vašoj listi ali svaki pokušaj „dodavanja” ne uspe. Potrebno vam je najmanje Pravljenje promena u događajima. Vlasnik kalendara dodeljuje ovo:

1. Vlasnik otvara Google Calendar na računaru i zadržava miš iznad kalendara pod Moji kalendari.
2. Klikne na meni sa tri tačke Opcije i izabere Podešavanja i deljenje.
3. Pod Deli sa određenim osobama ili grupama, klikne Dodaj osobe i grupe.
4. Upisuje vašu e-mail adresu, zatim postavlja padajući meni Dozvole na Pravljenje promena u događajima.
5. Klikne Pošalji.

Dobićete e-mail pozivnicu. Nakon što je prihvatite, deljeni kalendar se pojavljuje pod Ostali kalendari u vašoj bočnoj traci. Ako upravljate pristupom na drugi način — kao vlasnik koji odlučuje ko dobija pristup — naš vodič o dozvolama i kontrolama deljenja u Outlook Calendar-u pokriva paralelnu logiku za timove koji koriste obe platforme.

Kako dodati događaj u deljeni Google Calendar (web)

Kada jednom imate pristup za uređivanje, jedina stvar koja razdvaja događaj u deljenom kalendaru od ličnog je kalendar koji izaberete dok ga kreirate. Preskočite taj korak i vaš događaj će se tiho sačuvati u vašem sopstvenom kalendaru.

1. Otvorite Google Calendar na računaru.
2. Kliknite Kreiraj u gornjem levom uglu, ili kliknite na bilo koji slobodan vremenski slot u mreži.
3. Dodajte naslov, datum i vreme. Za više polja kliknite Više opcija.
4. Pronađite padajući meni Kalendar — podrazumevano prikazuje vaše sopstveno ime. Kliknite na njega i izaberite deljeni kalendar na koji želite da dodate događaj.
5. Dodajte goste, lokaciju, video konferenciju i opis po potrebi.
6. Kliknite Sačuvaj.

Taj padajući meni Kalendar je ključan. Proverite da prikazuje naziv deljenog kalendara, ne vašeg, pre čuvanja. Ako deljeni kalendar nedostaje iz tog padajućeg menija, imate pristup samo za čitanje — vratite se na odeljak o dozvolama iznad.

Ili preskočite ručne korake: označite tekst događaja bilo gde u pregledaču — potvrdni e-mail, Slack poruka, veb stranica — kliknite desnim tasterom, i proširenje Text to Google Calendar kreira događaj za vas, sa automatski popunjenim datumom, vremenom i lokacijom. Štedi vam vreme ponovnog upisivanja detalja koji već postoje kao običan tekst negde na vašem ekranu.

Dodavanje događaja sa telefona

Google Calendar mobilna aplikacija radi na isti način, s tim da je birač kalendara malo dublje sakriven:

1. Otvorite aplikaciju Google Calendar (iOS ili Android).
2. Kucnite na dugme + u donjem desnom uglu, zatim kucnite Događaj.
3. Unesite naslov i vreme.
4. Kucnite na naziv kalendara prikazan blizu vrha (podrazumevano je vaš nalog). Na listi koja se otvori, izaberite deljeni kalendar.
5. Kucnite Sačuvaj.

Ako se deljeni kalendar ne pojavi u listi aplikacije, otvorite hamburger meni, pomerite se do Podešavanja i proverite da li je kalendar uključen za taj nalog. Nova deljenja ponekad zahtevaju da se lista kalendara u aplikaciji osvežava — odjava i prijava to primorava. (Podešavate Google Calendar na telefonu prvi put? Pogledajte dodavanje Google Calendar na iPhone.)

Šta gosti vide na događaju u deljenom kalendaru

Ovo zbunjuje ljude jer su uključene dve različite publike. Prvo, svako ko ima pristup samom deljenom kalendaru automatski vidi događaj — ne morate ih pozivati. Vide ga kao deo kalendara, u boji koja odgovara kalendaru.

Drugo, svako koga dodate u polje Gosti dobija standardnu e-mail pozivnicu za događaj i može da odgovori na nju, bez obzira da li ima pristup kalendaru. Gosti vide naslov, vreme, lokaciju, opis, vaše ime kao organizatora, i ostale goste (osim ako isključite opciju Prikaži listu gostiju u okviru dozvola gostiju).

Uobičajena greška: pretpostavljanje da postavljanje događaja u deljeni timski kalendar automatski šalje e-mail svima. Ne šalje. Pristup kalendaru čini događaj vidljivim; polje Gosti je ono što šalje pozivnice. Ako želite oboje, podelite kalendar i dodajte relevantne osobe kao goste. Za jednokratne pozivnice za osobe van kalendara, naš vodič za slanje pozivnice za Google Calendar objašnjava opcije obaveštavanja.

Kako otkazati događaj u Google Calendar-u

Google Calendar nema posebno dugme „Otkaži” kao što ga imaju neki alati za sastanke — otkazivanje događaja jeste brisanje, i brisanje događaja koji ste organizovali uklanja ga iz kalendara svih gostiju i obaveštava ih. Ovako se otkazuje događaj u Google Calendar-u na računaru:

1. Otvorite Google Calendar i kliknite na događaj koji želite da otkažete.
2. U iskačućem prozoru događaja kliknite Obriši događaj (ikona korpe za smeće). Takođe možete kliknuti desnim tasterom na događaj u mreži i izabrati Obriši.
3. Ako događaj ima goste, Google pita da li želite da Pošaljete obaveštenje o otkazivanju. Kliknite Pošalji kako bi svi bili obavešteni da je događaj otkazan — to je poruka o otkazivanju koju vaši gosti primaju.

U mobilnoj aplikaciji otvorite događaj, kucnite na meni sa tri tačke Više, kucnite Obriši, zatim potvrdite. Dobićete isti upit da obavesti goste ako neki prisustvuju.

Dodajte napomenu pre brisanja ako je kontekst važan: otvorite događaj, kliknite na ikonu olovke Uredi, upišite nešto poput „Otkazano — preraspoređivanje sledeće nedelje” u opis ili naslov, kliknite Sačuvaj, zatim obrišite. E-mail o otkazivanju koji gosti dobijaju nosiće tu napomenu. U standardnom Google Calendar-u ne postoji ugrađeno stanje „označi kao otkazano ali ostavi u kalendaru” — ako vam treba da slot ostane vidljiv, uredite naslov da počinje sa „OTKAZANO” i ostavite događaj na mestu umesto brisanja.

Proširenje Text to Google Calendar se bavi stranom kreiranja ovog ciklusa, pa kada se sastanak prerasporedi, možete označiti nove detalje i ubaciti novi događaj jednim desnim klikom umesto ponovnog upisivanja. Preuzmite proširenje Text to Google Calendar i ručna forma za kreiranje postaje rezervna opcija, a ne vaš podrazumevani način rada.

Otkazivanje nasuprot brisanju, i pravila obaveštavanja gostiju

Budući da su otkazivanje i brisanje ista akcija, ko poseduje događaj odlučuje šta se dešava:

• Vi ste organizovali događaj: Brisanje ga uklanja iz kalendara svih gostiju i šalje obaveštenje o otkazivanju (ako kliknete Pošalji). Ovo je pravo otkazivanje za sve.
• Bili ste samo gost: Ne vidite Obriši događaj — umesto toga vidite opcije Ukloni ili RSVP. Odabir uklanjanja ili odbijanja utiče samo na vašu kopiju i govori organizatoru da nećete biti prisutni; to ne otkazuje događaj ni za koga drugog.
• Događaj je u deljenom kalendaru koji možete da uređujete: Sa dozvolom Pravljenje promena u događajima, možete brisati događaje u tom kalendaru čak i ako ih niste kreirali. Budite pažljivi sa ovim na timskom kalendaru — brisanje tuđeg događaja otkazuje ga svim njegovim gostima.

Za ponavljajuće događaje, brisanje vas pita da odaberete Ovaj događaj, Ovaj i sledeći događaji, ili Svi događaji. Odaberite Ovaj događaj da otkažete jedno pojavljivanje i ostavite seriju netaknutom — najčešći slučaj kada se jedan nedeljni sastanak preskoči.

Jedna napomena o vremenskom aspektu iz Googleove sopstvene dokumentacije: nakon što obrišete događaj, može proći neko vreme pre nego što nestane iz svih kalendara, i ako obrišete događaj koji ne posedujete, originalni vlasnik mora možda i sam da ga obriše pre nego što nestane kod svih gostiju. Ako otkazani događaj i dalje ostaje u prikazu kolege, to kašnjenje — a ne neuspelo otkazivanje — je obično razlog.

Brzo rešavanje problema

• Nema deljenog kalendara u padajućem meniju Kalendar: Imate pristup samo za čitanje. Zamolite vlasnika da vas postavi na Pravljenje promena u događajima.
• Događaj je sačuvan ali kolege ne mogu da ga vide: Verovatno je završio u vašem ličnom kalendaru. Otvorite ga, kliknite Uredi i premestite ga putem padajućeg menija Kalendar.
• Gosti nisu dobili obaveštenje o otkazivanju: Proverite da li ste kliknuli Pošalji (ne Ne šalji) na upit o obaveštenju kada ste brisali, i sačekajte isporuku.
• Potrebno je da slot ostane vidljiv posle otkazivanja: Preimenujte događaj da počinje sa „OTKAZANO” umesto brisanja.

Upravljate događajima na Google Calendar-u i Outlook-u? Ako je vaš tim podeljen, sinhronizacija Outlook Calendar-a sa Google Calendar-om usklađuje oba prikaza tako da se otkazivanje na jednom pojavi na drugom.

Često postavljana pitanja

Zašto ne mogu da dodam događaj u deljeni Google Calendar?

Gotovo sigurno imate pristup samo za čitanje. Dodavanje događaja zahteva dozvolu „Pravljenje promena u događajima” (ili veću), koju dodeljuje vlasnik kalendara pod Podešavanja i deljenje. Ako deljeni kalendar ne pojavi u padajućem meniju Kalendar kada kreirate događaj, to je znak da imate samo „Vidi sve detalje o događajima” i morate biti unapređeni.

Da li dodavanje događaja u deljeni kalendar obaveštava sve?

Ne. Postavljanje događaja u deljeni kalendar ga čini vidljivim svakome ko ima pristup tom kalendaru, ali im ne šalje e-mail. Da biste poslali stvarne pozivnice, dodajte osobe u polje Gosti događaja — to pokreće e-mail pozivnicu i RSVP. Pristup kalendaru kontroliše vidljivost; polje Gosti kontroliše obaveštenja.

Koja je razlika između otkazivanja i brisanja događaja u Google Calendar-u?

U Google Calendar-u to je ista akcija — nema posebnog dugmeta za otkazivanje. Ako ste organizovali događaj, brisanje (i klik na Pošalji na upit) ga uklanja iz kalendara svih gostiju i šalje im obaveštenje o otkazivanju. Ako samo želite da slot ostane vidljiv kao otkazan, preimenujte događaj da počinje sa „OTKAZANO” umesto brisanja.

Kako da otkažem događaj u Google Calendar-u bez obaveštavanja gostiju?

Kada kliknete na Obriši događaj, Google pita da li da pošalje poruku o otkazivanju gostima. Odaberite „Ne šalji” da uklonite događaj bez slanja e-maila bilo kome. Napominjemo da događaj i dalje nestaje iz kalendara gostiju; samo e-mail obaveštenje je potisnuto.

Mogu li da obrišem događaj koji nisam kreirao na deljenom kalendaru?

Da, ako imate dozvolu „Pravljenje promena u događajima” za taj kalendar. Budite pažljivi: brisanje tuđeg događaja na timskom kalendaru ga otkazuje svim njegovim gostima, ne samo vašem prikazu. Ako ste samo gost na događaju (a ne urednik kalendara), videćete opcije Ukloni ili RSVP umesto toga, koje utiču samo na vašu kopiju.