Kako dodati dogodek v skupni Google Calendar

Da dodate dogodek v skupni Google Calendar, vam mora lastnik koledarja podeliti dovoljenje Urejanje dogodkov, in ko ustvarjate dogodek, morate iz spustnega menija Koledar izbrati ta skupni koledar namesto svojega. Če kateri koli del storite napačno, se dogodek bodisi ne shrani bodisi pristane v vašem osebnem koledarju, kjer ga nihče drug ne vidi. Ta vodnik opisuje preverjanje dovoljenj, točne korake za ustvarjanje na spletu in mobilnih napravah, kaj vidijo vaši gostje ter kako pozneje preklicati ali izbrisati dogodek, ne da bi zmedli vse na povabilu.

Dovoljenje, ki ga potrebujete, preden sploh kaj dodate

Google Calendar ima štiri ravni skupne rabe, pri čemer samo zgornji dve dovoljujeta dodajanje dogodkov v tuj koledar. Od najmanjšega do največjega dostopa:

• Prikaži le zasedeno / prosto (skrij podrobnosti) — samo prikaz razpoložljivosti, brez imen dogodkov.
• Prikaži vse podrobnosti o dogodkih — berite vse, ne morete pa dodajati ali urejati.
• Urejanje dogodkov — ustvarjanje, urejanje in brisanje dogodkov v koledarju.
• Urejanje dogodkov in upravljanje skupne rabe — vse zgoraj navedeno, poleg tega pa nadzor nad tem, s kom je koledar deljen.

Če imate samo možnost Prikaži vse podrobnosti o dogodkih, se koledar prikaže na vašem seznamu, toda vsak poskus dodajanja ne uspe. Potrebujete vsaj Urejanje dogodkov. To podeli lastnik koledarja:

1. Lastnik odpre Google Calendar na računalniku in se z miško pomakne nad koledar pod Moji koledarji.
2. Klikne meni s tremi pikami Možnosti in izbere Nastavitve in skupna raba.
3. Pod razdelkom Skupna raba z določenimi osebami ali skupinami klikne Dodaj osebe in skupine.
4. Vtipka vaš e-poštni naslov, nato pa spustni meni Dovoljenja nastavi na Urejanje dogodkov.
5. Klikne Pošlji.

Prejemate e-poštno povabilo. Ko ga sprejmete, se skupni koledar prikaže pod Drugi koledarji v stranski vrstici. Če upravljate dostop na drugačen način — kot lastnik, ki odloča, kdo dobi dostop — naš vodnik o dovoljenjih in nastavitvah skupne rabe v Outlook Calendar pokriva vzporedno logiko za ekipe, ki uporabljata obe platformi.

Kako dodati dogodek v skupni Google Calendar (splet)

Ko imate dostop za urejanje, je edina razlika med skupnim in osebnim dogodkom v koledarju, ki ga izberete med ustvarjanjem. Preskočite ta korak in vaš dogodek se tiho shrani v vaš lastni koledar.

1. Na računalniku odprite Google Calendar.
2. Zgoraj levo kliknite Ustvari ali kliknite katero koli prazno časovno polje v mreži.
3. Dodajte naslov, datum in čas. Za več polj kliknite Več možnosti.
4. Poiščite spustni meni Koledar — privzeto prikazuje vaše lastno ime. Kliknite ga in izberite skupni koledar, v katerega želite dodati dogodek.
5. Po potrebi dodajte goste, lokacijo, videokonferenco in opis.
6. Kliknite Shrani.

Ta spustni meni Koledar je ključen. Pred shranjevanjem preverite, ali prikazuje ime skupnega koledarja in ne vašega. Če skupni koledar manjka v tem spustnem meniju, imate le dostop za branje — vrnite se na zgornji razdelek o dovoljenjih.

Ali preskočite ročne korake: označite besedilo dogodka kjer koli v brskalniku — potrditveno e-poštno sporočilo, sporočilo v Slacku, spletna stran — kliknite z desno tipko miške, in razširitev Text to Google Calendar vam ustvari dogodek z datumom, uro in lokacijo, ki se samodejno izpolnijo. Prihranite si čas s ponovnim vnosom podrobnosti, ki že obstajajo kot navadno besedilo na vašem zaslonu.

Dodajanje dogodka s telefona

Mobilna aplikacija Google Calendar deluje enako, le da je izbirnik koledarja nekoliko globlje skrit:

1. Odprite aplikacijo Google Calendar (iOS ali Android).
2. Dotaknite se gumba + v spodnjem desnem kotu, nato se dotaknite Dogodek.
3. Vnesite naslov in čas.
4. Dotaknite se imena koledarja, prikazanega blizu vrha (privzeto prikazuje vaš račun). Na prikazanem seznamu izberite skupni koledar.
5. Dotaknite se Shrani.

Če se skupni koledar ne prikaže na seznamu aplikacije, odprite hamburger meni, se pomaknite do Nastavitve in preverite, ali je koledar za ta račun vklopljen. Nove delitve včasih zahtevajo osvežitev seznama koledarjev v aplikaciji — odjava in ponovna prijava jo prinudi. (Prvič nastavljate Google Calendar na telefonu? Oglejte si dodajanje Google Calendar na iPhone.)

Kaj vidijo gostje na skupnem koledarskem dogodku

To zmede mnoge, ker sta vključeni dve različni skupini. Prvič, vsak z dostopom do samega skupnega koledarja samodejno vidi dogodek — ni jim treba pošiljati povabila. Ogledajo si ga kot del koledarja, obarvanega v skladu s tem.

Drugič, vsak, ki ga dodate v polje Gostje, prejme standardno povabilo na dogodek po e-pošti in se lahko odzove, ne glede na to, ali ima dostop do koledarja. Gostje vidijo naslov, čas, lokacijo, opis, vaše ime kot organizatorja in ostale goste (razen če izklopite možnost Prikaži seznam gostov v nastavitvah dovoljenj za goste).

Pogosta napaka: predpostaviti, da dodajanje dogodka v skupni timski koledar samodejno obvesti vse po e-pošti. Ne obvesti. Dostop do koledarja naredi dogodek vidnega; polje Gostje je tisto, ki pošilja povabila. Če želite oboje, delite koledar in dodajte ustrezne osebe kot goste. Za enkratna povabila za osebe zunaj koledarja naš vodnik o pošiljanju povabila v Google Calendar opisuje možnosti obveščanja.

Kako preklicati dogodek v Google Calendar

Google Calendar nima ločenega gumba »Prekliči«, kot ga imajo nekatera orodja za sestanke — preklicanje dogodka je brisanje, in brisanje dogodka, ki ste ga organizirali, ga odstrani iz koledarjev vseh gostov in jih o tem obvesti. Tukaj je opisano, kako preklicati dogodek v Google Calendar na računalniku:

1. Odprite Google Calendar in kliknite dogodek, ki ga želite preklicati.
2. V pojavnem oknu z dogodkom kliknite Izbriši dogodek (ikona koša za smeti). Prav tako lahko z desno miškino tipko kliknete na dogodek v mreži in izberete Izbriši.
3. Če ima dogodek goste, vas Google vpraša, ali želite Poslati obvestilo o preklicu. Kliknite Pošlji, da so vsi obveščeni, da je dogodek odpovedan — to je sporočilo o preklicu, ki ga prejmejo vaši gostje.

V mobilni aplikaciji odprite dogodek, dotaknite se menija s tremi pikami Več, dotaknite se Izbriši, nato potrdite. Enako boste pozvani, da obvestite goste, če kateri koli prisostvuje.

Pred brisanjem dodajte opombo, če je kontekst pomemben: odprite dogodek, kliknite ikono svinčnika Uredi, v opis ali naslov vnesite kaj podobnega »Odpovedano — prerazporejeno naslednji teden«, kliknite Shrani, nato izbrišite. E-pošta o preklicu, ki jo prejmejo gostje, bo vsebovala to opombo. V standardnem Google Calendar ni vgrajenega stanja »označi kot preklicano, a pustite v koledarju« — če potrebujete, da je termin še viden, uredite naslov tako, da se začne z »ODPOVEDANO«, in pustite dogodek na mestu namesto brisanja.

Razširitev Text to Google Calendar skrbi za stran ustvarjanja tega cikla, zato ko se sestanek prerazporedi, lahko označite nove podrobnosti in z enim desnim klikom vstavite svež dogodek namesto ponovnega vnašanja. Prenesite razširitev Text to Google Calendar in ročni obrazec za ustvarjanje postane rezervna možnost, ne vaša privzeta.

Preklic v primerjavi z brisanjem in pravila o obveščanju gostov

Ker sta preklic in brisanje ista dejanja, kdo je lastnik dogodka odloči, kaj se zgodi:

• Ste organizirali dogodek: Brisanje ga odstrani iz koledarjev vseh gostov in pošlje obvestilo o preklicu (če kliknete Pošlji). Za vse to je pravi preklic.
• Bili ste samo gost: Ne vidite možnosti Izbriši dogodek — namesto tega vidite možnosti Odstrani ali RSVP. Izbira odstranitve ali zavrnitve vpliva samo na vašo kopijo in organizatorja obvesti, da vas ne bo — za nikogar drugega ne prekliče dogodka.
• Dogodek je v skupnem koledarju, ki ga lahko urejate: Z dovoljenjem Urejanje dogodkov lahko brišete dogodke v tem koledarju, tudi če jih niste ustvarili sami. Na timskem koledarju z tem ravnajte previdno — brisanje tujega dogodka ga prekliče za vse njegove goste.

Pri ponavljajočih se dogodkih brisanje prikaže poziv, da izberete Ta dogodek, Ta in naslednji dogodki ali Vsi dogodki. Izberite Ta dogodek, da prekličete samo eno ponavljanje in ohranite serijo nedotaknjeno — to je najpogostejši primer, ko preskočite en tedenski sestanek.

Ena časovna opomba iz Googlove lastne dokumentacije: po brisanju dogodka lahko mine nekaj časa, preden izgine iz vseh koledarjev, in če izbrišete dogodek, ki ga ne posedujete, bo morda moral prvotni lastnik prav tako izbrisati, preden se izbriše pri vseh gostih. Če preklicani dogodek pri sodelavcu še vedno vztraja, je razlog za to navadno ta zamuda — ne neuspeli preklic.

Hitro odpravljanje težav

• Ni skupnega koledarja v spustnem meniju Koledar: Imate le dostop za branje. Prosite lastnika, da vas nastavi na Urejanje dogodkov.
• Dogodek je shranjen, a ga kolegi ne vidijo: Verjetno je pristal v vašem osebnem koledarju. Odprite ga, kliknite Uredi in ga premaknite prek spustnega menija Koledar.
• Gostje niso prejeli obvestila o preklicu: Preverite, ali ste ob brisanju kliknili Pošlji (ne Ne pošlji) pri pozivu z obvestilom, in počakajte na dostavo.
• Termin mora ostati viden po preklicu: Preimenujte dogodek tako, da se začne z »ODPOVEDANO«, namesto da ga izbrišete.

Upravljate z dogodki v Google Calendar in Outlooku? Če je vaša ekipa razdeljena, sinhronizacija Outlook Calendar z Google Calendar usklajuje oba pogleda, tako da se preklic na enem prikaže tudi na drugem.

Pogosta vprašanja

Zakaj ne morem dodati dogodka v skupni Google Calendar?

Verjetno imate le dostop za branje. Za dodajanje dogodkov je potrebno dovoljenje »Urejanje dogodkov« (ali višje), ki ga podeli lastnik koledarja pod Nastavitve in skupna raba. Če se skupni koledar pri ustvarjanju dogodka ne prikaže v spustnem meniju Koledar, je to znak, da imate samo »Prikaži vse podrobnosti o dogodkih« in morate biti nadgrajeni.

Ali dodajanje dogodka v skupni koledar obvesti vse?

Ne. Dodajanje dogodka v skupni koledar ga naredi vidnega vsem z dostopom do tega koledarja, a jim ne pošlje e-pošte. Da pošljete dejanska povabila, dodajte osebe v polje Gostje pri dogodku — to sproži e-poštno povabilo in RSVP. Dostop do koledarja nadzoruje vidnost; polje Gostje nadzoruje obvestila.

Kakšna je razlika med preklicem in brisanjem dogodka v Google Calendar?

V Google Calendar gre za isto dejanje — ni ločenega gumba za preklic. Če ste organizirali dogodek, ga brisanje (in klik na Pošlji pri pozivu) odstrani iz koledarjev vseh gostov in jim pošlje obvestilo o preklicu. Če želite ohraniti termin viden kot odpovedanega, preimenujte dogodek tako, da se začne z »ODPOVEDANO«, namesto da ga izbrišete.

Kako preklicati dogodek v Google Calendar, ne da bi obvestil goste?

Ko kliknete Izbriši dogodek, vas Google vpraša, ali želite poslati sporočilo o preklicu gostom. Izberite »Ne pošlji«, da odstranite dogodek brez pošiljanja e-pošte komurkoli. Upoštevajte, da dogodek iz gostujočih koledarjev vseeno izgine; samo e-poštno obvestilo je zavrnjeno.

Ali lahko izbrišem dogodek, ki ga nisem ustvaril v skupnem koledarju?

Da, če imate dovoljenje »Urejanje dogodkov« za ta koledar. Bodite previdni: brisanje tujega dogodka v timskem koledarju ga prekliče za vse njegove goste, ne samo za vaš prikaz. Če ste samo gost na dogodku (in ne urednik koledarja), boste namesto tega videli možnosti Odstrani ali RSVP, ki vplivajo samo na vašo kopijo.