Slik sender du en Google Calendar-invitasjon

For å sende en Google Calendar-invitasjon åpner du hendelsen, legger til personens e-postadresse under Gjester, klikker Lagre og klikker Send når Calendar spør om du vil sende e-post til gjestene. Det siste spørsmålet er det folk ofte overser: hvis du hopper over det, er gjesten knyttet til hendelsen, men får aldri e-posten. Denne veiledningen dekker hvordan du sender en Google Calendar-invitasjon fra nettleseren og mobilappen, hvordan du legger til gjester i en hendelse du allerede har opprettet, hvordan du styrer hva gjestene kan gjøre, og hvordan du videresender en invitasjon riktig i stedet for å legge til fremmede i hendelsen ved et uhell.

Slik sender du en Google Calendar-invitasjon på nettet

Skrivebords-nettstedet (calendar.google.com) gir deg mest kontroll over gjester og tillatelser.

1. Gå til calendar.google.com og klikk Opprett øverst til venstre (eller klikk på et tomt tidspunkt i rutenettet).
2. Legg til en tittel, og angi deretter dato og klokkeslett.
3. I hendelsesvindelet finner du delen Gjester til høyre og klikker Legg til gjester.
4. Begynn å skrive et navn fra kontaktene dine, eller skriv inn en fullstendig e-postadresse og trykk Enter. Gjenta for hver person.
5. Klikk Lagre øverst i hendelsen.
6. Calendar spør «Vil du sende invitasjoner på e-post til eksisterende Google Calendar-gjester?» — klikk Send.

Det siste klikket på Send er det som faktisk leverer invitasjonen. Gjestene får en e-post med knappene Ja, Nei og Kanskje, og hendelsen havner i deres egen kalender når de svarer Ja. For vanlige invitasjoner kan du legge til så mange gjester du trenger; Google støtter svært store hendelser (opptil 100 000 gjester per hendelse for møter i stor skala).

Hvis du bare har datoen og en kortfattet beskrivelse, trenger du ikke engang hele skjemaet. Googles hurtigtillegg-funksjon lar deg skrive noe som «Lunsj med Sam fredag kl. 13» og bygger hendelsen for deg – men du må likevel legge til gjester manuelt etterpå.

Slik inviterer du noen til Google Calendar fra telefonen

Trinnene for å invitere noen til Google Calendar er litt forskjellige på iPhone og Android, men begge sender e-posten automatisk når du lagrer.

På iPhone og iPad:

1. Åpne Google Calendar-appen og trykk på +-knappen, deretter Hendelse.
2. Legg til tittel, dato og klokkeslett.
3. Trykk på Legg til personer (eldre versjoner kan ha etiketten Legg til gjester).
4. Skriv inn e-postadressen til hver gjest, eller velg dem fra kontaktene.
5. Trykk Lagre øverst til høyre.

På Android:

1. Åpne Google Calendar-appen og trykk på + nederst til høyre, deretter Hendelse.
2. Fyll inn tittel, dato og klokkeslett.
3. Trykk på Legg til personer og skriv inn e-postadressen til hver gjest.
4. Trykk Lagre.

På mobil er det ingen separat «Send»-bekreftelse — når du lagrer hendelsen med gjester tilknyttet, sendes invitasjonene umiddelbart.

Slik legger du til gjester i en eksisterende hendelse

De fleste «hvordan sender jeg en invitasjon»-spørsmål handler egentlig om: «Jeg har allerede opprettet hendelsen og glemte å invitere folk.» Det fungerer fint å legge til gjester i ettertid.

1. Klikk (nett) eller trykk (mobil) på hendelsen i kalenderen din.
2. Velg Rediger hendelse (blyantikonet på skrivebordsversjonen).
3. I delen Gjester klikker du Legg til gjester og skriver inn de nye e-postadressene.
4. Klikk eller trykk Lagre.
5. På nettet klikker du Send når du blir bedt om det, slik at de nye gjestene får varsling.

Nye gjester mottar den samme Ja/Nei/Kanskje-invitasjonen som om du hadde lagt dem til da du opprinnelig bygde hendelsen. Eksisterende gjester får ikke ny e-post med mindre du endrer tid eller sted.

Ellers kan du hoppe over de manuelle trinnene: marker hendelsesdetaljene hvor som helst i nettleseren — i en e-post, en Slack-melding eller en nettside — høyreklikk, og Text to Google Calendar-utvidelsen oppretter hendelsen for deg med dato, klokkeslett og sted fylt ut automatisk. Deretter legger du bare til gjestene og trykker Send. Dette er spesielt nyttig når detaljene er gravd ned i en lang e-posttråd.

Angi gjesterettigheter: endre, invitere andre og se gjestliste

Når du åpner en hendelse på skrivebordsversjonen, har Gjester-delen en blokk kalt Gjester kan: med tre avmerkingsbokser. Disse styrer hva alle gjestene har tillatelse til å gjøre, så angi dem før du sender.

• Endre hendelse — lar gjestene endre dato, klokkeslett, tittel eller andre gjester. La denne stå av for de fleste invitasjoner; skru den på bare for medorganisatorer du stoler på til å redigere hendelsen.
• Invitere andre — lar gjestene legge til flere personer. På som standard. Fjern merket hvis du ønsker en fast gjestliste uten overraskende tillegg.
• Se gjestliste — lar gjestene se hvem som ble invitert og hvordan de svarte. Fjern merket for personvernsfølsomme invitasjoner (tenk en-til-en-samtaler eller en liste med kunder som ikke bør se hverandre).

Disse tillatelsene gjelder alle gjestene på hendelsen, ikke per person. Hvis du trenger forskjellig tilgang for ulike mennesker, må du vanligvis håndtere det gjennom en delt kalender i stedet.

Slik videresender du en Google Calendar-invitasjon

Videresending er noe annet enn å legge til en gjest, og det å blande dem er den vanligste feilen med Google Calendar-invitasjoner. Å legge til en gjest setter en ny person på den offisielle gjestlisten og sender dem en invitasjon på e-post fra deg. Videresending sender videre en kopi av en invitasjon du mottok — nyttig når du vil at en kollega skal delta i ditt sted eller bare bli klar over den, uten at du er arrangøren.

I motsetning til Outlook har ikke Google Calendar noen Videresend-knapp inne i hendelsesmenyen med tre prikker (Flere alternativer). Du videresender en invitasjon fra invitasjons-e-posten i Gmail i stedet:

1. Åpne Gmail og finn invitasjons-e-posten for hendelsen du ble invitert til.
2. Åpne meldingen og klikk på Gmails Videresend-knapp (eller menyen med tre prikker i meldingsoverskriften, deretter Videresend).
3. Skriv inn e-postadressen til personen du vil videresende til.
4. Klikk Send.

Mottakeren får en kopi av invitasjonen og kan besvare den. Merk begrensningen: om en videresendt mottaker blir offisielt lagt til hendelsen, avhenger av arrangørens innstillinger for Se gjestliste og Invitere andre. Hvis arrangøren har låst gjestlisten, deler videresending detaljene, men registrerer kanskje ikke den nye personen som offisiell deltaker.

Hvis du er arrangøren og bare vil ha noen andre på listen, må du ikke videresende — åpne hendelsen, bruk Legg til gjester og Send. Videresending er for å sende videre invitasjoner du har mottatt; å legge til gjester er for invitasjoner du sender selv.

Rask sjekkliste før du sender

• Klikket du Send (nett) etter Lagre? Uten dette sendes ingen e-post til gjestene.
• Er tillatelsene under Gjester kan: satt slik du ønsker – spesielt Invitere andre og Se gjestliste?
• Sjekk stavingen av e-postadresser to ganger; en skrivefeil betyr en mislykket invitasjon og en gjest som aldri møter opp.

For den motsatte retningen — å gjøre om en e-post til en kalenderhendelse — se opprette en kalenderhendelse fra en e-post i Gmail. Og hvis invitasjonene dine involverer folk på Outlook, vil du kanskje også synkronisere Outlook Calendar med Google Calendar slik at RSVP-svar stemmer overens på begge sider.

Når du har sendt noen invitasjoner manuelt, er flaskehalsen alltid å kopiere detaljer ut av meldinger for hånd. Text to Google Calendar-utvidelsen fjerner det trinnet — merk tekst med dato og klokkeslett, høyreklikk, og hendelsen bygges for deg, klar til å legge til gjester og sende. De første fem hendelsene er gratis.

Ofte stilte spørsmål

Hvorfor fikk ikke Google Calendar-gjestene mine invitasjonen?

Den vanligste årsaken er å hoppe over den siste Send-dialogen. På skrivebordsversjonen, etter at du klikker Lagre, spør Google om du vil sende invitasjoner på e-post — du må klikke Send for at gjestene skal varsles. Hvis du lukket den dialogboksen eller lagret på mobilen med tilkoblingsproblemer, åpner du hendelsen, lagrer den på nytt og bekrefter Send. Sjekk også gjestens e-postadresse for skrivefeil, som kan forårsake stille feil.

Hva er forskjellen mellom å legge til en gjest og å videresende en Google Calendar-invitasjon?

Å legge til en gjest setter en ny person på den offisielle gjestlisten og sender dem en invitasjon på e-post fra deg som arrangør. Videresending sender videre en kopi av en invitasjon du mottok, slik at noen andre kan se den eller delta i ditt sted. Bruk Legg til gjester når du er arrangøren; bruk Videresend bare for invitasjoner du mottok fra noen andre.

Kan jeg hindre gjester i å invitere andre til hendelsen min?

Ja. Åpne hendelsen på skrivebordsversjonen, finn delen Gjester kan:, og fjern merket for Invitere andre. Dette holder gjestlisten fast slik at deltakerne ikke kan legge til noen nye. Du kan også fjerne merket for Se gjestliste for å skjule hvem som ellers er invitert, og Endre hendelse for å hindre gjestene i å endre detaljene.

Hvordan sender jeg en Google Calendar-invitasjon fra telefonen min?

Åpne Google Calendar-appen, opprett eller åpne en hendelse, trykk på Legg til personer (eller Legg til gjester), skriv inn hver e-postadresse, og trykk Lagre. På mobil er det ingen separat Send-bekreftelse — å lagre en hendelse med gjester tilknyttet sender invitasjonene automatisk.

Hvor mange kan jeg invitere til en Google Calendar-hendelse?

For vanlige invitasjoner kan du legge til så mange gjester du trenger. Google støtter også svært store hendelser — opptil 100 000 gjester på én enkelt hendelse for møter i stor skala. For publikum av den størrelsen vil du typisk invitere via en gruppe eller en delt kalender i stedet for å legge til individuelle adresser én etter én.