Slik legger du til en hendelse i en delt Google Kalender

For å legge til en hendelse i en delt Google Kalender må kalenderens eier ha gitt deg tillatelsen Gjøre endringer i hendelser, og når du oppretter hendelsen må du velge den delte kalenderen fra rullegardinmenyen Kalender i stedet for din egen. Gjør en av delene feil, og hendelsen enten ikke lagres, eller den havner på din personlige kalender der ingen andre kan se den. Denne veiledningen går gjennom tillatelsessjekken, de eksakte opprettingstrinnene på nett og mobil, hva gjestene dine faktisk ser, og hvordan du kansellerer eller sletter en hendelse senere uten å forvirre alle på invitasjonen.

Tillatelsen du trenger før du kan legge til noe

Google Kalender har fire delingsnivåer, og bare de to øverste lar deg legge til hendelser i noens kalender. Fra minst til mest tilgang:

• Se kun ledig/opptatt (skjul detaljer) — kun lesbar tilgjengelighet, ingen hendelsesnavn.
• Se alle hendelsesdetaljer — les alt, men du kan ikke legge til eller redigere.
• Gjøre endringer i hendelser — opprett, rediger og slett hendelser i kalenderen.
• Gjøre endringer og administrere deling — alt ovenfor, pluss kontroll over hvem som ellers har tilgang til kalenderen.

Hvis du bare har Se alle hendelsesdetaljer, vises kalenderen i listen din, men alle forsøk på å «legge til» mislykkes. Du trenger minst Gjøre endringer i hendelser. Den som eier kalenderen, gir denne tillatelsen:

1. Eieren åpner Google Kalender på en datamaskin og holder musen over kalenderen under Mine kalendere.
2. De klikker på trepunkts-menyen Alternativer og velger Innstillinger og deling.
3. Under Del med bestemte personer eller grupper klikker de på Legg til personer og grupper.
4. De skriver inn e-postadressen din, og setter deretter rullegardinmenyen Tillatelser til Gjøre endringer i hendelser.
5. De klikker Send.

Du får en e-postinvitasjon. Etter at du har akseptert, vises den delte kalenderen under Andre kalendere i sidefeltet. Hvis du administrerer tilgang den andre veien – som eier som bestemmer hvem som får tilgang – dekker vår gjennomgang av delte kalendertillatelser og delingskontroller den parallelle logikken for team som bruker begge plattformene.

Slik legger du til en hendelse i en delt Google Kalender (nett)

Når du har redigeringstilgang, er det eneste som skiller en delt-kalender-hendelse fra en personlig den kalenderen du velger mens du oppretter den. Hopp over det trinnet, og hendelsen lagres stille på din egen kalender.

1. Åpne Google Kalender på datamaskinen.
2. Klikk Opprett øverst til venstre, eller klikk et tomt tidsspor i rutenettet.
3. Legg til tittel, dato og klokkeslett. For flere felt klikker du Flere alternativer.
4. Finn rullegardinmenyen Kalender – som standard viser den ditt eget navn. Klikk på den og velg den delte kalenderen du vil at hendelsen skal ligge i.
5. Legg til gjester, sted, videokonferanse og beskrivelse etter behov.
6. Klikk Lagre.

Den Kalender-rullegardinmenyen er det avgjørende. Bekreft at den viser den delte kalenderens navn, ikke ditt eget, før du lagrer. Hvis den delte kalenderen mangler fra den rullegardinmenyen, har du skrivebeskyttet tilgang – gå tilbake til tillatelsesavsnittet ovenfor.

Eller hopp over de manuelle trinnene: merk hendelsesteksten hvor som helst i nettleseren – en bekreftelses-e-post, en Slack-melding, en nettside – høyreklikk, og Text to Google Calendar-utvidelsen oppretter hendelsen for deg, med dato, klokkeslett og sted fylt inn automatisk. Det sparer deg for å skrive inn detaljer som allerede finnes som ren tekst et sted på skjermen.

Legge til en hendelse fra telefonen

Google Kalender-appen på mobil fungerer på samme måte, men kalendervelgeren er litt dypere:

1. Åpne Google Kalender-appen (iOS eller Android).
2. Trykk på +-knappen nederst til høyre, og trykk deretter på Hendelse.
3. Skriv inn tittel og klokkeslett.
4. Trykk på kalendernavnet øverst (det er som standard din konto). I listen som åpnes, velger du den delte kalenderen.
5. Trykk Lagre.

Hvis den delte kalenderen ikke vises i appens liste, åpner du hamburgermeny, blar til Innstillinger og sørger for at kalenderen er slått på for den kontoen. Nye delinger trenger noen ganger at appens kalenderliste oppdateres – utlogging og innlogging tvinger det frem. (Setter du opp Google Kalender på en telefon for første gang? Se legge til Google Kalender på en iPhone.)

Hva gjester ser på en delt kalenderhendelse

Dette forvirrer folk, fordi to forskjellige målgrupper er involvert. Først vil alle som har tilgang til selve den delte kalenderen se hendelsen vises automatisk – du trenger ikke invitere dem. De ser den som en del av kalenderen, fargekodet til å passe.

For det andre vil alle du legger til i Gjester-feltet motta en standard hendelseinvitasjon via e-post og kan besvare med RSVP, uavhengig av om de har tilgang til kalenderen. Gjester ser tittel, klokkeslett, sted, beskrivelse, ditt navn som arrangør og de andre gjestene (med mindre du slår av Se gjestliste under gjestetillatelser).

En vanlig feil: å anta at det å legge en hendelse i teamets delte kalender også sender e-post til alle. Det gjør det ikke. Kalendertilgang gjør hendelsen synlig; Gjester-feltet er det som sender invitasjoner. Hvis du vil ha begge deler, del kalenderen og legg til de relevante personene som gjester. For enkeltinvitasjoner til personer utenfor kalenderen, bryter vår veiledning om å sende en Google Kalender-invitasjon ned varslingsalternativene.

Slik kansellerer du en Google Kalender-hendelse

Google Kalender har ikke en separat «kanseller»-knapp slik noen møteverktøy har – å kansellere en hendelse er å slette den, og å slette en hendelse du har arrangert fjerner den fra alle gjestenes kalendere og varsler dem. Slik kansellerer du en Google Kalender-hendelse på en datamaskin:

1. Åpne Google Kalender og klikk på hendelsen du vil kansellere.
2. I hendelsespopupen klikker du Slett hendelse (søppelkasse-ikonet). Du kan også høyreklikke på hendelsen i rutenettet og velge Slett.
3. Hvis hendelsen har gjester, spør Google om du vil Sende et kanselleringsvarsel. Klikk Send slik at alle får beskjed om at hendelsen er avlyst – det er kanselleringsmeldingen gjestene dine mottar.

I mobilappen åpner du hendelsen, trykker på trepunkts-menyen Mer, trykker Slett og bekrefter. Du får den samme forespørselen om å varsle gjester hvis noen deltar.

Legg til et notat før du sletter hvis kontekst er viktig: åpne hendelsen, klikk på blyant-ikonet Rediger, skriv noe som «Kansellert – utsatt til neste uke» i beskrivelsen eller tittelen, Lagre, og slett deretter. Kanselleringsmeldingen gjestene mottar vil inneholde det notatet. Det finnes ingen innebygd tilstand «merk som kansellert, men behold i kalenderen» i standard Google Kalender – hvis du trenger at tidsrommet forblir synlig, rediger tittelen til å begynne med «KANSELLERT» og la hendelsen stå i stedet for å slette den.

Text to Google Calendar-utvidelsen håndterer oppretting-siden av denne loopen, så når et møte blir utsatt, kan du markere de nye detaljene og legge inn en ny hendelse med ett høyreklikk i stedet for å skrive inn på nytt. Ta med deg Text to Google Calendar-utvidelsen og det manuelle opprettingsskjemaet blir en reserve, ikke standarden din.

Kansellere kontra slette, og reglene for gjestevarsler

Ettersom kansellere og slette er den samme handlingen, avgjør hvem som eier hendelsen hva som skjer:

• Du arrangerte hendelsen: Å slette den fjerner den fra alle gjestenes kalendere og sender et kanselleringsvarsel (hvis du klikker Send). Dette er en ekte kansellering for alle.
• Du var bare en gjest: Du ser ikke Slett hendelse – du ser Fjern eller RSVP-alternativer i stedet. Å velge å fjerne eller avslå påvirker bare din kopi og forteller arrangøren at du ikke kan delta; det kansellerer ikke hendelsen for noen andre.
• Hendelsen er i en delt kalender du kan redigere: Med Gjøre endringer i hendelser kan du slette hendelser i den kalenderen selv om du ikke opprettet dem. Vær forsiktig med dette på en teamkalender – å slette noens andres hendelse kansellerer den for alle gjestene.

For gjentagende hendelser ber sletting deg om å velge Denne hendelsen, Denne og følgende hendelser eller Alle hendelser. Velg Denne hendelsen for å kansellere én enkelt forekomst og la serien være intakt – det vanligste tilfellet når ett ukentlig møte hoppes over.

En timing-merknad fra Googles egen dokumentasjon: etter at du sletter en hendelse, kan det ta litt tid før den forsvinner fra alles kalendere, og hvis du sletter en hendelse du ikke eier, kan den opprinnelige eieren måtte slette den også før den er borte for alle gjester. Hvis en kansellert hendelse henger igjen i en kollegas visning, er det vanligvis denne forsinkelsen – ikke en mislykket kansellering – som er årsaken.

Rask feilsøking

• Ingen delt kalender i Kalender-rullegardinmenyen: Du har skrivebeskyttet tilgang. Be eieren sette deg til Gjøre endringer i hendelser.
• Hendelse lagret, men kolleger kan ikke se den: Den havnet sannsynligvis på din personlige kalender. Åpne den, klikk Rediger og flytt den via Kalender-rullegardinmenyen.
• Gjester fikk ikke kanselleringen: Kontroller at du klikket Send (ikke Ikke send) på varselforespørselen da du slettet, og gi tid til leveringen.
• Trenger at tidsrommet forblir synlig etter kansellering: Gi hendelsen nytt navn som begynner med «KANSELLERT» i stedet for å slette den.

Administrerer du hendelser på tvers av Google og Outlook? Hvis teamet ditt er delt, holder synkronisering av Outlook-kalender med Google Kalender begge visningene oppdaterte slik at en kansellering i den ene vises i den andre.

Ofte stilte spørsmål

Hvorfor kan jeg ikke legge til en hendelse i en delt Google Kalender?

Du har nesten helt sikkert skrivebeskyttet tilgang. Å legge til hendelser krever tillatelsen «Gjøre endringer i hendelser» (eller høyere), som kalendereieren gir under Innstillinger og deling. Hvis den delte kalenderen ikke vises i Kalender-rullegardinmenyen når du oppretter en hendelse, er det tegnet på at du bare har «Se alle hendelsesdetaljer» og trenger å bli oppgradert.

Varsler det å legge til en hendelse i en delt kalender alle?

Nei. Å legge en hendelse i en delt kalender gjør den synlig for alle som har tilgang til den kalenderen, men det sender ikke e-post til dem. For å sende faktiske invitasjoner legger du folk til i Gjester-feltet i hendelsen – det utløser e-postinvitasjonen og RSVP. Kalendertilgang kontrollerer synlighet; Gjester-feltet kontrollerer varsler.

Hva er forskjellen mellom å kansellere og slette en Google Kalender-hendelse?

I Google Kalender er de den samme handlingen – det finnes ingen separat kanseller-knapp. Hvis du arrangerte hendelsen, fjerner sletting av den (og klikk på Send i forespørselen) den fra alle gjestenes kalendere og sender dem et kanselleringsvarsel. Hvis du bare vil beholde tidsrommet som synlig, gir du hendelsen nytt navn som begynner med «KANSELLERT» i stedet for å slette den.

Hvordan kansellerer jeg en Google Kalender-hendelse uten å varsle gjester?

Når du klikker Slett hendelse, spør Google om det skal sendes en kanselleringsmelding til gjestene. Velg «Ikke send» for å fjerne hendelsen uten å sende e-post til noen. Merk at hendelsen likevel forsvinner fra gjestenes kalendere; bare e-postvarselet undertrykkes.

Kan jeg slette en hendelse jeg ikke opprettet på en delt kalender?

Ja, hvis du har tillatelsen «Gjøre endringer i hendelser» på den kalenderen. Vær forsiktig: å slette noens andres hendelse i en teamkalender kansellerer den for alle gjestene, ikke bare din visning. Hvis du bare er gjest på hendelsen (ikke redaktør av kalenderen), ser du Fjern- eller RSVP-alternativer i stedet, som bare påvirker din kopi.