Google Calendar-Einladung senden

Um eine Google Calendar-Einladung zu senden, öffnen Sie das Ereignis, fügen Sie die E-Mail-Adresse der Person unter Gäste hinzu, klicken Sie auf Speichern und dann auf Senden, wenn Calendar fragt, ob Sie Ihren Gästen eine E-Mail senden möchten. Genau diese letzte Aufforderung wird häufig übersehen: Wenn Sie diese überspringen, ist der Gast zwar dem Ereignis zugeordnet, erhält jedoch keine E-Mail. Dieser Leitfaden erläutert, wie Sie eine Google Calendar-Einladung über das Web und die mobile App senden, wie Sie Gäste zu einem bereits erstellten Ereignis hinzufügen, wie Sie kontrollieren, was Gäste tun dürfen, und wie Sie eine Einladung korrekt weiterleiten, anstatt versehentlich Fremde zu Ihrem Ereignis hinzuzufügen.

Google Calendar-Einladung im Web senden

Die Desktop-Website (calendar.google.com) bietet Ihnen die meisten Optionen für Gäste und Berechtigungen.

1. Gehen Sie zu calendar.google.com und klicken Sie oben links auf Erstellen (oder klicken Sie auf einen freien Zeitslot im Raster).
2. Fügen Sie einen Titel hinzu und legen Sie Datum und Uhrzeit fest.
3. Suchen Sie im Ereignis-Panel rechts den Bereich Gäste und klicken Sie auf Gäste hinzufügen.
4. Beginnen Sie mit der Eingabe eines Namens aus Ihren Kontakten oder geben Sie eine vollständige E-Mail-Adresse ein und drücken Sie die Eingabetaste. Wiederholen Sie diesen Schritt für jede Person.
5. Klicken Sie oben im Ereignis auf Speichern.
6. Calendar fragt: „Möchten Sie Einladungs-E-Mails an Google Calendar-Gäste senden?” – Klicken Sie auf Senden.

Das abschließende Klicken auf Senden ist der eigentliche Versand der Einladung. Gäste erhalten eine E-Mail mit den Schaltflächen Ja, Nein und Vielleicht, und das Ereignis erscheint in deren eigenem Kalender, sobald sie mit „Ja” geantwortet haben. Für normale Einladungen können Sie beliebig viele Gäste hinzufügen. Google unterstützt sehr große Ereignisse mit bis zu 100.000 Gästen pro Ereignis für umfangreiche Besprechungen.

Wenn Sie nur das Datum und eine einzeilige Beschreibung haben, benötigen Sie nicht einmal das vollständige Formular. Mit der Schnellerfassungsfunktion von Google können Sie etwas wie „Mittagessen mit Thomas Freitag 13 Uhr” eingeben, und das Ereignis wird für Sie erstellt – obwohl Sie Gäste danach noch manuell hinzufügen müssen.

Jemanden über Google Calendar vom Smartphone einladen

Die Schritte zum Einladen einer Person unterscheiden sich leicht zwischen iPhone und Android, aber beide senden die E-Mail automatisch beim Speichern.

Auf iPhone und iPad:

1. Öffnen Sie die Google Calendar-App und tippen Sie auf die Schaltfläche + und dann auf Ereignis.
2. Fügen Sie Titel, Datum und Uhrzeit hinzu.
3. Tippen Sie auf Personen hinzufügen (ältere Versionen beschriften diese Option als Gäste hinzufügen).
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse jedes Gastes ein oder wählen Sie diese aus den Kontakten aus.
5. Tippen Sie oben rechts auf Speichern.

Auf Android:

1. Öffnen Sie die Google Calendar-App und tippen Sie unten rechts auf + und dann auf Ereignis.
2. Geben Sie Titel, Datum und Uhrzeit ein.
3. Tippen Sie auf Personen hinzufügen und geben Sie die E-Mail-Adresse jedes Gastes ein.
4. Tippen Sie auf Speichern.

Auf dem Smartphone gibt es keine separate Bestätigung „Senden” – das Speichern des Ereignisses mit hinzugefügten Gästen löst die Einladungs-E-Mails sofort aus.

Gäste zu einem vorhandenen Ereignis hinzufügen

Die meisten Fragen zum Senden von Einladungen lauten eigentlich: „Ich habe das Ereignis bereits erstellt und die Einladung vergessen.” Das nachträgliche Hinzufügen von Gästen funktioniert problemlos.

1. Klicken Sie (Web) oder tippen Sie (Mobil) auf das Ereignis in Ihrem Kalender.
2. Wählen Sie Ereignis bearbeiten (das Bleistift-Symbol auf dem Desktop).
3. Klicken Sie im Bereich Gäste auf Gäste hinzufügen und geben Sie die neuen E-Mail-Adressen ein.
4. Klicken oder tippen Sie auf Speichern.
5. Klicken Sie im Web auf Senden, wenn Sie dazu aufgefordert werden, damit die neuen Gäste benachrichtigt werden.

Neue Gäste erhalten dieselbe Einladung mit Ja/Nein/Vielleicht-Optionen, als hätten Sie diese beim ersten Erstellen des Ereignisses hinzugefügt. Bestehende Gäste erhalten keine erneute E-Mail, sofern Sie Uhrzeit oder Ort nicht ändern.

Oder überspringen Sie die manuellen Schritte: Markieren Sie die Ereignisdetails an einer beliebigen Stelle in Ihrem Browser – in einer E-Mail, einer Slack-Nachricht oder auf einer Webseite –, klicken Sie mit der rechten Maustaste, und die Text to Google Calendar-Erweiterung erstellt das Ereignis für Sie mit automatisch ausgefüllten Daten, Uhrzeiten und Orten. Danach fügen Sie nur noch Ihre Gäste hinzu und klicken auf „Senden”. Besonders praktisch, wenn die Details in einem langen E-Mail-Thread vergraben sind.

Gastberechtigungen festlegen: bearbeiten, weitere einladen und Gästeliste anzeigen

Wenn Sie ein Ereignis auf der Desktop-Website öffnen, enthält der Bereich Gäste einen Block Gäste können: mit drei Kontrollkästchen. Diese steuern, was jeder Gast tun darf. Legen Sie diese daher vor dem Senden fest.

• Ereignis ändern – Gäste können Datum, Uhrzeit, Titel oder andere Gäste ändern. Lassen Sie diese Option bei den meisten Einladungen deaktiviert; aktivieren Sie sie nur für Mitorganisatoren, denen Sie die Bearbeitung des Ereignisses anvertrauen.
• Andere einladen – Gäste können weitere Personen hinzufügen. Standardmäßig aktiviert. Deaktivieren Sie diese Option, wenn Sie eine feste Gästeliste ohne unerwartete Ergänzungen wünschen.
• Gästeliste anzeigen – Gäste können sehen, wer sonst eingeladen wurde und wie diese geantwortet haben. Deaktivieren Sie diese Option bei datenschutzrelevanten Einladungen (z. B. Einzelgespräche oder eine Liste von Kunden, die sich nicht gegenseitig sehen sollen).

Diese Berechtigungen gelten für alle Gäste des Ereignisses, nicht pro Person. Wenn Sie für verschiedene Personen unterschiedliche Zugriffsrechte benötigen, müssen Sie dies in der Regel über einen freigegebenen Kalender verwalten.

Eine Google Calendar-Einladung weiterleiten

Das Weiterleiten unterscheidet sich vom Hinzufügen eines Gastes, und die Verwechslung dieser beiden Aktionen ist der häufigste Fehler bei Google Calendar-Einladungen. Einen Gast hinzufügen bedeutet, eine neue Person in die offizielle Gästeliste aufzunehmen und ihr eine Einladung von Ihnen zu senden. Weiterleiten bedeutet, eine Kopie einer erhaltenen Einladung weiterzugeben – nützlich, wenn Sie möchten, dass ein Kollege in Ihrer Abwesenheit teilnimmt oder einfach davon erfährt, ohne dass Sie der Organisator sind.

Im Gegensatz zu Outlook hat Google Calendar keine Weiterleiten-Schaltfläche im Drei-Punkte-Menü (Weitere Optionen) des Ereignisses. Eine Einladung wird stattdessen über die Einladungs-E-Mail in Gmail weitergeleitet:

1. Öffnen Sie Gmail und suchen Sie die Einladungs-E-Mail für das Ereignis, zu dem Sie eingeladen wurden.
2. Öffnen Sie die Nachricht und klicken Sie auf Gmails Weiterleiten-Schaltfläche (oder das Drei-Punkte-Menü in der Nachrichtenkopfzeile und dann Weiterleiten).
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, an die Sie die Einladung weiterleiten möchten.
4. Klicken Sie auf Senden.

Der Empfänger erhält eine Kopie der Einladung und kann antworten. Beachten Sie: Ob ein weitergeleiteter Empfänger offiziell zum Ereignis hinzugefügt wird, hängt von den Einstellungen Gästeliste anzeigen und Andere einladen des Organisators ab. Wenn der Organisator die Gästeliste gesperrt hat, werden die Details durch die Weiterleitung zwar geteilt, die neue Person wird jedoch möglicherweise nicht als offizieller Teilnehmer registriert.

Wenn Sie als Organisator lediglich eine weitere Person auf die Liste setzen möchten, leiten Sie nicht weiter – öffnen Sie stattdessen das Ereignis, verwenden Sie Gäste hinzufügen und klicken Sie auf Senden. Das Weiterleiten ist für Einladungen gedacht, die Sie erhalten haben; das Hinzufügen von Gästen ist für Einladungen, die Sie versenden.

Schnell-Checkliste vor dem Senden

• Haben Sie nach dem Speichern (Web) auf Senden geklickt? Ohne diesen Schritt werden Gäste nicht per E-Mail benachrichtigt.
• Sind die Gäste können:-Berechtigungen wie gewünscht eingestellt – insbesondere Andere einladen und Gästeliste anzeigen?
• Überprüfen Sie die E-Mail-Schreibweise. Ein Tippfehler führt zu einer zurückgewiesenen Einladung und einem Gast, der nie erscheint.

Für die umgekehrte Richtung – eine E-Mail in einen Kalendertermin umwandeln – lesen Sie Kalendertermin aus einer E-Mail in Gmail erstellen. Und wenn Ihre Einladungen Personen mit Outlook betreffen, sollten Sie möglicherweise auch Outlook Calendar mit Google Calendar synchronisieren, damit die Antworten auf beiden Seiten übereinstimmen.

Nachdem Sie einige Einladungen manuell gesendet haben, besteht der Engpass immer darin, Details aus Nachrichten manuell zu kopieren. Die Text to Google Calendar-Erweiterung entfernt diesen Schritt – markieren Sie beliebigen Text mit Datum und Uhrzeit, klicken Sie mit der rechten Maustaste, und das Ereignis wird für Sie erstellt, bereit zum Hinzufügen von Gästen und zum Senden. Die ersten fünf Ereignisse sind kostenlos.

Häufig gestellte Fragen

Warum haben meine Google Calendar-Gäste die Einladung nicht erhalten?

Der häufigste Grund ist das Überspringen der abschließenden Senden-Aufforderung. Auf der Desktop-Website fragt Google nach dem Klicken auf „Speichern”, ob Einladungs-E-Mails gesendet werden sollen – Sie müssen auf „Senden” klicken, damit Gäste benachrichtigt werden. Wenn Sie diese Aufforderung geschlossen haben oder auf dem Mobilgerät mit einem Verbindungsproblem gespeichert haben, öffnen Sie das Ereignis, speichern Sie es erneut und bestätigen Sie „Senden”. Überprüfen Sie auch die E-Mail-Adresse des Gastes auf Tippfehler, die zu stillen Zurückweisungen führen.

Was ist der Unterschied zwischen dem Hinzufügen eines Gastes und dem Weiterleiten einer Google Calendar-Einladung?

Das Hinzufügen eines Gastes fügt eine neue Person zur offiziellen Gästeliste hinzu und sendet ihr als Organisator eine Einladung von Ihnen. Das Weiterleiten gibt eine Kopie einer erhaltenen Einladung weiter, damit jemand anderes diese einsehen oder in Ihrer Abwesenheit teilnehmen kann. Verwenden Sie „Gäste hinzufügen”, wenn Sie der Organisator sind; verwenden Sie „Weiterleiten” nur für Einladungen, die Sie von jemand anderem erhalten haben.

Kann ich Gäste daran hindern, weitere Personen zu meinem Ereignis einzuladen?

Ja. Öffnen Sie das Ereignis auf der Desktop-Website, suchen Sie den Bereich „Gäste können:” und deaktivieren Sie „Andere einladen”. Dadurch bleibt Ihre Gästeliste fest, sodass Teilnehmer niemanden Neues hinzufügen können. Sie können auch „Gästeliste anzeigen” deaktivieren, um zu verbergen, wer sonst eingeladen wurde, und „Ereignis ändern” deaktivieren, um Gäste daran zu hindern, die Details zu ändern.

Wie sende ich eine Google Calendar-Einladung von meinem Smartphone?

Öffnen Sie die Google Calendar-App, erstellen oder öffnen Sie ein Ereignis, tippen Sie auf „Personen hinzufügen” (oder „Gäste hinzufügen”), geben Sie jede E-Mail-Adresse ein und tippen Sie auf „Speichern”. Auf dem Mobilgerät gibt es keine separate Senden-Bestätigung – das Speichern eines Ereignisses mit hinzugefügten Gästen sendet die Einladungs-E-Mails automatisch.

Wie viele Personen kann ich zu einem Google Calendar-Ereignis einladen?

Bei normalen Einladungen können Sie beliebig viele Gäste hinzufügen. Google unterstützt auch sehr große Ereignisse – bis zu 100.000 Gäste bei einem einzelnen Ereignis für umfangreiche Besprechungen. Bei so großen Teilnehmerzahlen laden Sie in der Regel über eine Gruppe oder einen freigegebenen Kalender ein und fügen keine einzelnen Adressen nacheinander hinzu.