Vergadertijdzoeker
Plak de beschikbaarheid waarmee iedereen heeft geantwoord en laat AI de vergadertijden vinden die elkaar daadwerkelijk overlappen.
Je eerste paar evenementen zijn gratis. Wij slaan je geplakte tekst nooit op.
Hoe de vergadertijdzoeker werkt
- 1
Plak de beschikbaarheidsthread
Kopieer de e-mail- of chatantwoorden waarin elke persoon aangeeft wanneer ze vrij zijn en plak het geheel in het vak. Je hoeft het niet eerst op te schonen - namen, datums, tijdzones en losse formuleringen zoals 'dinsdagmiddag' zijn allemaal prima. Hoe meer opties mensen geven, hoe meer overlappende tijdvakken de tool kan vinden.
- 2
AI extraheert elk beschikbaarheidsvenster
Onze AI leest de thread en haalt voor elke persoon en elke genoemde datum een gestructureerd beschikbaarheidsvenster op, waarbij vage tijden worden omgezet in echte begin- en eindtijden in jouw lokale tijdzone. Elk venster wordt een evenement dat je kunt controleren voordat je de vergadering inplant, zodat je fouten in één oogopslag kunt opsporen.
- 3
Bekijk de overlappende vergadertijdvakken
De tool vergelijkt vervolgens ieders vensters en berekent de tijdvakken waarin alle deelnemers tegelijkertijd minimaal 30 minuten vrij zijn. Bij elk voorgesteld tijdvak wordt de duur getoond en zijn er links om het met één klik toe te voegen aan Google Agenda of Outlook, zodat het inplannen van de vergadering slechts enkele seconden duurt.
Wat is een vergadertijdzoeker?
Een vergadertijdzoeker neemt het rommelige heen-en-weer van 'wanneer is iedereen vrij?' en zet het om in een korte lijst met momenten die echt werken voor de hele groep. In plaats van handmatig de antwoorden van drie of vier mensen met elkaar te vergelijken, plak je de thread één keer en laat je de tool de overlap berekenen. Het leest de aangegeven beschikbaarheid van elke persoon, normaliseert de tijden naar een gemeenschappelijke tijdzone en stelt alleen tijdvakken voor waarbij elke deelnemer lang genoeg op hetzelfde moment vrij is om daadwerkelijk een vergadering te houden. Het resultaat is een gerangschikte lijst met mogelijke tijden die je terug kunt sturen naar de groep of direct aan je agenda kunt toevoegen. Het is bijzonder handig bij planning over teams of tijdzones heen, waarbij handmatige vergelijking foutgevoelig is en één gemist conflict een nieuwe ronde e-mails betekent.
FAQ
Moet ik de beschikbaarheid op een speciale manier opmaken?
Nee. Plak de antwoorden precies zoals mensen ze hebben geschreven. De AI verwerkt namen, datums, bereiken zoals '14.00-16.00 uur' en informele formuleringen zoals 'donderdagochtend'. Duidelijkere bereiken en expliciete datums leiden tot betere overlappingen, maar een vaste opmaak is niet vereist.
Hoe bepaalt het welke tijden overlappen?
Nadat de beschikbaarheidsvensters van elke persoon zijn opgehaald, vergelijkt de tool deze op dezelfde kalenderdag en behoudt alleen de tijdvakken waarin iedereen tegelijkertijd vrij is. Overlappingen korter dan 30 minuten worden genegeerd, omdat die doorgaans te kort zijn voor een zinvol vergadermoment.
Wat als er geen tijden overlappen?
Als er geen gemeenschappelijk venster van 30 minuten is, meldt de tool dat en toont in plaats daarvan de geparseerde beschikbaarheid van elke persoon, zodat je kunt zien waar de knelpunten liggen en de groep om meer opties kunt vragen.
Wordt mijn geplakte tekst ergens opgeslagen?
We sturen de tekst naar onze parser om evenementen te extraheren en je resultaten terug te sturen, maar we slaan de thread die je plakt niet op. Je eerste paar evenementen zijn gratis; daarna word je gevraagd om in te loggen.
Plan vanuit elke plek waar je tekst leest
Installeer de gratis Text to Calendar-extensie om elke gemarkeerde tekst - e-mails, documenten, berichten - met één klik rechtstreeks vanuit je browser om te zetten in een agenda-evenement.