Kokousajan löytäjä

Tämä opas kokoaa tärkeimmät vaiheet, tarkistettavat asetukset ja nopeamman tavan muuntaa teksti kalenteritapahtumaksi.

Ensimmäiset tapahtumasi ovat ilmaisia. Emme koskaan tallenna liittämääsi tekstiä.

Näin se toimii

  1. 1

    Liitä saatavuusketju

    Kopioi sähköposti- tai chat-vastaukset, joissa jokainen henkilö kertoo milloin on vapaa, ja liitä koko ketju laatikkoon. Sitä ei tarvitse siistiä ensin - nimet, päivämäärät, aikavyöhykkeet ja väljät ilmaukset kuten "tiistai-iltapäivä" käyvät. Mitä enemmän vaihtoehtoja ihmiset antavat, sitä enemmän päällekkäisiä aikoja työkalu voi näyttää.

  2. 2

    AI poimii jokaisen saatavuusikkunan

    AI lukee ketjun ja poimii rakenteisen saatavuusikkunan jokaiselle henkilölle ja jokaiselle mainitulle päivälle, muuntaen epämääräiset ajat todellisiksi alku- ja loppuajoiksi paikallisella aikavyöhykkeelläsi. Jokaisesta ikkunasta tulee tapahtuma, jonka voit tarkistaa ennen aikataulutusta, jotta virheet näkyvät nopeasti.

  3. 3

    Näe päällekkäiset kokousajat

    Työkalu vertaa sitten kaikkien ikkunoita ja laskee aikavälit, jolloin kaikki osallistujat ovat samaan aikaan vapaita vähintään 30 minuuttia. Jokainen ehdotettu aika näyttää kestonsa ja tarjoaa yhden klikkauksen linkit Google Calendariin tai Outlookiin lisäämistä varten, joten kokouksen varaaminen vie sekunteja.

Mikä on kokousajan etsijä?

Kokousajan etsijä ottaa sotkuisen "milloin kaikki ovat vapaita?" -viestittelyn ja muuttaa sen lyhyeksi listaksi ajoista, jotka oikeasti sopivat koko ryhmälle. Sen sijaan, että vertailisit käsin kolmen tai neljän henkilön vastauksia, liität ketjun kerran ja annat työkalun laskea päällekkäisyydet puolestasi. Se lukee jokaisen henkilön ilmoittaman saatavuuden, normalisoi ajat yhteiseen aikavyöhykkeeseen ja ehdottaa vain aikoja, jolloin kaikki osallistujat ovat vapaana samaan aikaan riittävän pitkään kokousta varten. Tuloksena on järjestetty joukko ehdokasaikoja, jotka voit lähettää ryhmälle tai lisätä suoraan kalenteriisi. Se on erityisen kätevä tiimien tai aikavyöhykkeiden välisessä aikataulutuksessa, jossa päällekkäisyyksien arviointi silmämääräisesti on virhealtista ja yksi unohtunut ristiriita tarkoittaa uutta sähköpostikierrosta.

FAQ

Pitääkö saatavuus muotoilla erityisellä tavalla?

Ei. Liitä vastaukset juuri niin kuin ihmiset kirjoittivat ne. AI käsittelee nimet, päivämäärät, aikavälit kuten "2-4pm" ja rennot ilmaukset kuten "torstaiaamuna". Selkeämmät aikavälit ja tarkat päivämäärät tuottavat parempia päällekkäisyyksiä, mutta tiukkaa muotoa ei vaadita.

Miten se päättää, mitkä ajat ovat päällekkäisiä?

Kun jokaisen henkilön saatavuusikkunat on poimittu, työkalu vertaa niitä samana kalenteripäivänä ja säilyttää vain aikavälit, jolloin kaikki ovat vapaina yhtä aikaa. Se ohittaa alle 30 minuutin päällekkäisyydet, koska ne ovat yleensä liian lyhyitä hyödylliseksi kokousajaksi.

Entä jos mikään aika ei mene päällekkäin?

Jos yhteistä 30 minuutin ikkunaa ei ole, työkalu kertoo sen ja listaa jokaisen henkilön jäsennetyn saatavuuden, jotta näet aukot ja voit pyytää ryhmältä lisää vaihtoehtoja.

Tallennetaanko liittämäni teksti jonnekin?

Lähetämme tekstin jäsentimellemme tapahtumien poimimista ja tulosten palauttamista varten, mutta emme tallenna liittämääsi ketjua. Ensimmäiset tapahtumasi ovat ilmaisia; sen jälkeen sinua pyydetään kirjautumaan sisään.

Muunna teksti tapahtumaksi ilman kenttien käsin kopiointia

Text to Calendarilla voit korostaa sähköpostin, aikataulun tai vahvistuksen ja luoda Google Calendar- tai Outlook-tapahtuman yhdellä napsautuksella.