Kokousajan etsijä

Liitä kaikkien vastaama saatavuus ja anna tekoälyn löytää ajat, jotka todella sopivat kaikille.

Ensimmäiset muutamat tapahtumasi ovat ilmaisia. Emme koskaan tallenna liittämääsi tekstiä.

Näin kokousajan etsijä toimii

  1. 1

    Liitä saatavuusviestiketju

    Kopioi sähköposti- tai chat-vastaukset, joissa kukin henkilö kertoi vapaista ajoistaan, ja liitä koko teksti kenttään. Sitä ei tarvitse siistiä ensin – nimet, päivämäärät, aikavyöhykkeet ja epämuodolliset ilmaisut kuten 'tiistai-iltapäivä' käyvät kaikki. Mitä enemmän vaihtoehtoja ihmiset antavat, sitä enemmän päällekkäisiä aikavälejä työkalu löytää.

  2. 2

    Tekoäly poimii saatavuusikkunat

    Tekoälymme lukee viestiketjun ja poimii jäsennellyn saatavuusikkunan jokaiselle henkilölle ja heidän mainitsemilleen päivämäärille, muuntaen epätarkat ajat todellisiksi alku- ja loppuajoiksi paikallisessa aikavyöhykkeessäsi. Jokainen ikkuna muuttuu tarkasteltavaksi tapahtumaksi, joten virheet näkee silmäyksellä.

  3. 3

    Näe päällekkäiset kokousajat

    Työkalu vertaa tämän jälkeen kaikkien ikkunoita ja laskee aikavälit, joissa kaikki osallistujat ovat samanaikaisesti vapaita vähintään 30 minuuttia. Jokainen ehdotettu aika näyttää keston ja tarjoaa yhden napsautuksen linkit lisäämiseen Google Calendariin tai Outlookiin, joten kokouksen sopiminen vie sekunnin.

Mikä on kokousajan etsijä?

Kokousajan etsijä ottaa sekavan edestakaisin viestittelyn 'milloin kaikki ovat vapaita?' ja muuntaa sen lyhyeksi listaksi ajoista, jotka todella sopivat koko ryhmälle. Sen sijaan, että ristiintarkistaisit manuaalisesti kolmen tai neljän henkilön vastauksia, liität viestiketjun kerran ja annat työkalun laskea päällekkäisyydet. Se lukee jokaisen henkilön ilmoittaman saatavuuden, normalisoi ajat yhteiseen aikavyöhykkeeseen ja ehdottaa vain niitä aikavälejä, joissa jokainen osallistuja on vapaana samanaikaisesti riittävän kauan kokouksen pitämiseksi. Tuloksena on järjestetty lista ehdokasajoista, jonka voit lähettää ryhmälle tai lisätä suoraan kalenteriisi. Erityisen hyödyllinen työkalu on tiimien välisessä tai aikavyöhykkeiden välisessä aikatauluttamisessa, jossa päällekkäisyyksien silmämääräinen arviointi on virhealtista ja yksikin huomaamaton ristiriita tarkoittaa uutta sähköpostikierrosta.

FAQ

Täytyykö saatavuus muotoilla erityisellä tavalla?

Ei. Liitä vastaukset täsmälleen niin kuin ihmiset ne kirjoittivat. Tekoäly käsittelee nimet, päivämäärät, aikavälit kuten 'klo 14–16' ja epämuodolliset ilmaisut kuten 'torstaiaamupäivä'. Selkeämmät aikavälit ja tarkat päivämäärät tuottavat parempia tuloksia, mutta tiukkaa muotoilua ei vaadita.

Kuinka se päättää, mitkä ajat menevät päällekkäin?

Poimittuaan jokaisen henkilön saatavuusikkunat työkalu vertaa niitä samana kalenteripäivänä ja säilyttää vain aikavälit, joissa kaikki ovat samanaikaisesti vapaana. Se ohittaa alle 30 minuutin päällekkäisyydet, koska ne ovat yleensä liian lyhyitä hyödylliseksi kokousajaksi.

Entä jos mikään aika ei mene päällekkäin?

Jos yhteistä 30 minuutin ikkunaa ei ole, työkalu kertoo siitä ja listaa jokaisen henkilön jäsennetyn saatavuuden, jotta näet aukot ja voit pyytää ryhmältä lisää vaihtoehtoja.

Tallennetaanko liittämäni teksti jonnekin?

Lähetämme tekstin jäsennysmoottorille tapahtumien poimimiseksi ja tulosten palauttamiseksi, mutta emme tallenna liittämääsi viestiketjua. Ensimmäiset muutamat tapahtumasi ovat ilmaisia; sen jälkeen sinua pyydetään kirjautumaan sisään.

Aikatauluta mistä tahansa tekstistä

Asenna ilmainen Text to Calendar -laajennus muuntaaksesi minkä tahansa korostetun tekstin – sähköpostit, dokumentit, viestit – kalenteritapahtumaksi yhdellä napsautuksella suoraan selaimessasi.